Poste : adjoint(e) administratif(ive) Lieu de travail : Montréal

L' adjoint(e) administratif(ive) assure la réalisation des activités de soutien en travaillant avec les associés, gestionnaires et professionnels.

Principales responsabilités

Préparer les dossiers des clients: assembler/relier des documents les expédier, archiver et classer les documents (incluant le efiling) en format PDF et papier, livrer aux clients à des fins de signatures.

Mise en page, réviser, finaliser et produire de la correspondance, rapports, relevés, factures, formulaires, présentations, organigrammes, tableaux, etc., en format papier et électronique.

Faire la coordination des T1, de la préparation à la livraison.

Gérer les agendas, fixer et confirmer les réunions des gestionnaires assignés.

Faire le suivi auprès des clients, des fournisseurs et du gouvernement.

Remplacer la réceptionniste au besoin et s'acquitter de ses tâches pendant les remplacements.

Former d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants, notamment la mise en page dans CaseView.

Réviser au besoin le travail de l'adjointe débutante.

Agir à titre de secouriste/premier répondant en cas d'urgence.

Qualifications
Formation et expérience

DEC/AEC en bureautique, secrétariat ou techniques administratives

5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire en firme comptable

Connaissances intermédiaires de MS Office (Outlook, Word, Excel)

Connaissances de CaseWare/View, Taxprep et DtMax, un atout

Certificat de secouriste

Compétences et aptitudes

Habiletés relationnelles

Orientation client

Esprit d'équipe





Capacité d'adaptation et polyvalence

Gestion du stress, des priorités et de la confidentialité

Respect des échéanciers

Rapidité d'exécution, souci de la qualité

Initiative et débrouillardise

Capacité de résoudre et anticiper les problèmes

Capacité d'organisation et des priorités

Position: Administrative Assistant Location: Montreal

The Administrative Assistant provides administrative support services while working closely with partners, managers, and professionals to help ensure the smooth operation of the firm.

Key Responsibilities

Prepare client files, including assembling and binding documents, coordinating shipments, archiving and filing documents (both electronic and paper), including e-filing and PDF conversion.

Coordinate the delivery of documents to clients for signature purposes.

Format, review, finalize, and produce various documents, including correspondence, reports, statements, invoices, forms, presentations, organizational charts, and spreadsheets in both electronic and hard-copy formats.

Coordinate the T1 tax return process from preparation through final delivery to clients.

Manage assigned managers' calendars, schedule and confirm meetings and appointments.

Follow up with clients, suppliers, and government authorities as required.





Provide reception coverage as needed and assume all related responsibilities during replacement periods.

Train and support employees on work methods and the use of common software applications, including document formatting in CaseView.

Review the work of junior administrative assistants when required.

Act as a First Aid Attendant/First Responder in emergency situations.

Qualifications
Education and Experience

Diploma or Certificate (DEC/AEC) in Office Administration, Secretarial Studies, or Administrative Techniques

5 to 7 years of experience in a similar role, preferably within a public accounting firm

Intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, and Excel)

Knowledge of CaseWare/CaseView, Taxprep, and DT Max is considered an asset

Valid First Aid certification

Skills and Competencies

Strong interpersonal and communication skills

Client-focused approach

Team-oriented and collaborative mindset

Ability to adapt and manage multiple priorities simultaneously

Solid ability to manage stress, priorities, and confidential information

Commitment to meeting deadlines

Excellent attention to detail and quality of work

Initiative and resourcefulness

Ability to anticipate issues and develop practical solutions

Strong organizational and time management skills

CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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📌 Adjoint(e) administratif(ive) / Administrative Assistant
🏢 Quantum Management Services
📍 Quebec City