SCIENCES HUMAINES Plein Temps Employé de soutien Ottawa, ON, CA Unité administrative : Facultés des sciences humaines, philosophie et théologie fe cabinet du doyen, Facultés des sciences humaines et de philosophie L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs. Sous la supervision du chef de cabinet, et les autres membres de l’équipe d’administration, le titulaire de ce poste assure un soutien administratif avancé aux Facultés des sciences humaines et de philosophie et théologie. Il coordonne des processus administratifs, y compris la gestion de contrats, la planification académique et le suivi de données, et joue un rôle central dans la mise en œuvre des politiques et procédures universitaires. Envoyer par courriel aux professeur(e)s à temps partiel la confirmation des droits de reconduction lorsque ceux-ci ont été déterminés. Afficher sur l’intranet et le site web de l’USP les cours demeurés vacants lorsque la liste de ceux-ci est prête. Après consultation d’autres membres du personnel administratif, soumettre la liste des candidatures aux directeur(trice)s des écoles et veiller à ce que les échéances prévues dans la convention collective soient respectées.



Préparer et envoyer les contrats aux professeur(e)s à temps partiel (env. Mettre le fichier de suivi à jour. Préparer et envoyer les contrats aux assistant(e)s d’enseignement (env. Mettre le fichier de suivi à jour. Maintenir à jour les fichiers de suivi du personnel, des contrats et des affectations d’enseignement. assurer le nettoyage des données à chaque trimestre, y compris sans toutefois s’y limiter le nettoyage nécessaire après le transfert des données au prochain trimestre, dans la modification du calendrier de cours planifiés dans l’uoCampus, dans la mise à jour des renseignements

à propos
des membres du corps professoral. Collecter et analyser des données sur les inscriptions et sur les besoins du corps étudiant pour appuyer la planification académique, l’évaluation de programmes et comptabilisé les tendances des inscriptions aux cours Fournir un soutien administratif pour les tâches associées à des demandes de report. Recueillir les renseignements nécessaires, assurer une bonne communication avec les étudiants(e)s, et tenir les professeur(e)s au courant. Rédiger et reviser la correspondance dans les deux langues officielles, selon les fonctions du poste. Soutien aux événements et projets publics Planifier, organiser et coordonner des événements spéciaux (conférences, colloques, débats publics).



Gestion des réseaux sociaux des Facultés. Collaborer aux projets interfacultaires. Participer à la formation de nouveaux membres du personnel administratif au besoin. Gestion documentaire et projets spéciaux Assurer la gestion des archives physiques et numériques des trois facultés; Coordonner les projets spéciaux à portée administrative ou académique (ex. Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs par l’analyse et la mise en œuvre de solutions. Assurer le suivi administratif des cas de fraude académique et des appels, conformément aux règlements universitaires. Servir de premier point de contact pour les questions administratives liées à l’intégrité académique, en collaboration avec la cheffe de cabinet pour les cas complexes. Coordonner le processus de recrutement des professeurs à temps plein (affichage, dossiers, logistique d’entrevue, intégration). Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles Baccalauréat en administration et/ou communication ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail; Bonne maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit; Expérience de travail de bureau (secrétariat); Expérience avec divers systèmes informatisés et logiciels, comme la suite bureautique de Microsoft (Word, Excel, Outlook), la plate-forme uoCampus, Internet, Adobe Acrobat, un système de gestion de contenu, EventPro; Capacité d’accomplir son travail avec peu de supervision voire aucune; Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les membres des corps professoral et étudiant.

📌 Assistant.e au chef.fe de cabinet (Ottawa)
🏢 Saint Paul University
📍 Ottawa