Assistant.e au chef.fe de cabinet - FSH

SCIENCES HUMAINES Plein Temps Employé de soutien Ottawa, ON, CA

Titre du poste :

Assistant.e au chef.fe de cabinet

Numéro de concours :

Unité administrative :

Facultés des sciences humaines, philosophie et théologie

Supérieur immédiat :

Chef.fe cabinet du doyen, Facultés des sciences humaines et de philosophie

Type d’emploi :

Indéterminé (syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Postes à combler :

Niveau 6 (59 208 $ to 74 781 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Résumé des fonctions

Sous la supervision du chef de cabinet, et les autres membres de l’équipe d’administration, le titulaire de ce poste assure un soutien administratif avancé aux Facultés des sciences humaines et de philosophie et théologie. Il coordonne des processus administratifs, y compris la gestion de contrats, la planification académique et le suivi de données, et joue un rôle central dans la mise en œuvre des politiques et procédures universitaires. En plus, d’un tronc commun de responsabilités partagées entre les trois postes, chaque adjoint(e)



détient un mandat particulier qui soutient les priorités stratégiques et opérationnelles des facultés.

Principales fonctions :

Soutien relatif aux ressources humaines et financière

- Envoyer par courriel aux professeur(e)s à temps partiel la confirmation des droits de reconduction lorsque ceux-ci ont été déterminés. Afficher sur l’intranet et le site web de l’USP les cours demeurés vacants lorsque la liste de ceux-ci est prête. Après consultation d’autres membres du personnel administratif, soumettre la liste des candidatures aux directeur(trice)s des écoles et veiller à ce que les échéances prévues dans la convention collective soient respectées.
- Préparer et envoyer les contrats aux professeur(e)s à temps partiel (env. 140-150/an).
- Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
- Afficher les postes d’assistanat d’enseignement et les postes au titre du Régime travail-études (env. 40/an).
- Préparer et envoyer les contrats aux assistant(e)s d’enseignement (env. 40/an). Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
- Assure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des accusés de réception; pour chaque candidat,



préparation d’un dossier pour le comité de sélection; suivi de la communication avec les candidats et candidates.
- Assurer le suivi hebdomadaire des demandes de remboursement : vérifier la complétude des documents justificatifs, obtenir les approbations nécessaires du Doyen et acheminer les dossiers conformes au Service des finances.
- Maintenir à jour les fichiers de suivi du personnel, des contrats et des affectations d’enseignement.

Soutien relatif aux activités universitaires

- Participer à la planification et à la mise à jour des horaires des cours dans uOcampus; assurer le nettoyage des données à chaque trimestre, y compris sans toutefois s’y limiter le nettoyage nécessaire après le transfert des données au prochain trimestre, dans la modification du calendrier de cours planifiés dans l’uoCampus, dans la mise à jour des renseignements à propos des membres du corps professoral.
- Collecter et analyser des données sur les inscriptions et sur les besoins du corps étudiant pour appuyer la planification académique, l’évaluation de programmes et comptabilisé les tendances des inscriptions aux cours
- Assurer un suivi auprès du corps professoral concernant la soumission des plans de cours. Recueillir les plans de cours et envoyer un rappel aux professeur(e)s dont les plans de cours sont manquants. Consigner la liste des plans de cours manquants et rapporter les problèmes au superviseur.
- Fournir un soutien administratif pour les tâches associées à des demandes de report.
- Recueillir les renseignements nécessaires, assurer une bonne communication avec les étudiants(e)s, et tenir les professeur(e)s au courant.

Soutien relatif à la communication et à l’admin

📌 Assistant.e au chef.fe de cabinet (Ottawa)
🏢 Saint Paul University
📍 Ottawa