Purchasing Administrator Union Lighting & Décor | Montreal, QC Are you highly organized, detail-oriented, quick to learn, and motivated to grow? Do you enjoy managing details, solving problems, and being part of a fast-paced business where no two days are the same? Union Lighting & Décor is looking for a bright, reliable, and resourceful individual to join our team in a hands-on role supporting purchasing, order management, returns, and daily business operations. We are looking for someone who learns quickly, takes initiative, works efficiently without sacrificing accuracy, and enjoys keeping things running smoothly. This is an excellent opportunity to gain hands-on experience across several key areas of an established and growing business. You'll develop valuable skills, take ownership of meaningful responsibilities, and have the opportunity to grow and expand your role based on your strengths, interests, and initiative. About Union Lighting & Décor Established in 1914, Union Lighting & Décor is a family-owned business specializing in lighting, decorative hardware, furniture, home décor, giftware, and smart home technology. With a large Montreal showroom and a growing e-commerce business serving customers across Canada and the United States, we have built our reputation on exceptional customer service, strong supplier relationships, and a carefully curated product offering. Our environment is busy, collaborative, and constantly evolving, offering opportunities to learn about different aspects of business operations and management.

Key Responsibilities
Purchasing & Order Management
- Prepare, enter, and update purchase orders based on instructions provided.
- Verify product information, quantities, pricing, and supplier details to ensure accuracy.
- Maintain accurate and up-to-date purchasing records in internal systems.
- Monitor outstanding purchase orders and assist with order follow-ups.
- Identify discrepancies, investigate errors, and coordinate corrections.
- Ensure information is entered accurately and tasks are completed in a timely manner. Returns & Supplier Credits
- Process and track product returns, supplier credits, and replacements.
- Review outstanding returns and follow up to ensure issues are resolved.
- Verify return information, quantities, and related documentation.
- Maintain accurate records of returns and supplier credits.
- Communicate with suppliers and internal departments to resolve discrepancies. Administrative & Operational Support
- Maintain organized purchasing, product, and supplier records.
- Prepare, update, and review Excel spreadsheets and internal reports.
- Assist with reviewing inventory records and identifying discrepancies.
- Support inventory updates and adjustments as needed.
- Communicate with suppliers and colleagues regarding orders, returns, and outstanding issues.
- Follow up on tasks to ensure nothing is overlooked.
- Assist with maintaining accurate product and supplier information.
- Support other administrative and operational projects as needed. Qualifications & Skills What We're Looking For
- Excellent attention to detail: Meticulous, accurate, and committed to getting things right.
- Strong organizational

skills:
Able to manage multiple tasks, keep information organized, and follow through on deadlines.
- Good Excel

skills:
Confident organizing, updating, and managing spreadsheets, including using formulas, sorting, and filtering.
- Strong computer literacy: Comfortable navigating different software programs and able to learn new systems quickly.
- Quick learner: Able to understand new processes, products, and procedures efficiently.
- Good numerical abilities: Comfortable working with quantities, pricing, product information, and detailed records.
- Proactive problem-solver: Notices discrepancies, asks questions, and takes initiative to resolve issues.
- Efficient and adaptable: Able to work at a valuable pace while maintaining accuracy and adjusting to changing priorities.
- Strong communication

skills:
Communicates clearly and professionally with colleagues and suppliers.
- Reliable and accountable: Takes ownership of responsibilities and follows through without constant supervision.
- Positive and motivated: Brings curiosity, a strong work ethic, and a willingness to learn. Experience & Education
- Previous experience in administration, order entry, purchasing support, or a related role is an asset.
- Experience using Excel and business software is preferred.
- Experience with purchasing systems, ERP/POS systems, or product databases is an asset.
- Experience in a retail, wholesale, or distribution environment is an asset.
- Post-secondary education in business, administration, or a related field is an asset. We are open to candidates with different professional backgrounds. Intelligence, attention to detail, strong organizational skills, and a willingness to learn are just as important to us as direct industry experience. The Ideal Candidate We're looking for someone who is organized, efficient, and takes pride in accuracy. You enjoy working with details and making sure information is correct. You understand that even small errors can have an impact, and you take the time to check your work and follow through. You are comfortable managing different responsibilities throughout the day, from entering purchase orders and reviewing product information to following up on returns and resolving discrepancies. You learn quickly, ask thoughtful questions, and enjoy understanding how things work. You're dependable, resourceful, and willing to take initiative when something needs attention. You thrive in a busy environment, adapt easily to changing priorities, and approach challenges with a positive, solutions-oriented attitude. Most importantly, you're motivated, capable, and interested in building your skills while contributing to the success of the business.



Why Join Union Lighting & Décor?
- Variety and responsibility: Gain hands-on experience in purchasing administration, order management, supplier coordination, and business operations.
- Opportunities to grow: Develop valuable skills, learn about different areas of the business, and take on additional responsibilities as your interests and abilities evolve.
- Meaningful contributions: Play an important role in keeping purchasing records accurate, resolving discrepancies, and supporting efficient daily operations.
- Collaborative environment: Work with colleagues across multiple departments in a busy, supportive, and entrepreneurial workplace.
- Established company: Join a respected, family-owned Montreal business with over 110 years of history and a growing presence across showroom and e-commerce channels. Interested in Joining Our Team? If you're bright, motivated, highly organized, and detail-oriented, enjoy working in a fast-paced environment, and are eager to learn and grow, we'd like to hear from you. We're looking for someone who brings initiative, energy, accuracy, and a genuine desire to contribute. Apply today and tell us why you'd be a great addition to the Union Lighting & Décor team.

How to Apply
Interested candidates are invited to apply through Indeed. Please include a short note or cover letter telling us why this position interests you and what makes you a great fit for a role that values organization, accuracy, initiative, and attention to detail. Optional: You may also send a short video introduction to [email protected]. Website: unionlighting.com Instagram: @unionlightingdecor *Together we design, together we create, together we are Union.
* Administrateur(trice) aux achats Union Lighting & Décor | Montréal, QC Vous êtes une personne très organisée, minutieuse, qui apprend rapidement et qui souhaite évoluer professionnellement? Vous aimez gérer les détails, résoudre des problèmes et travailler dans un environnement dynamique où les journées ne se ressemblent pas? Union Lighting & Décor recherche une personne débrouillarde, fiable et motivée pour se joindre à son équipe dans un rôle concret touchant les achats, le suivi des commandes, les retours de marchandises et les opérations quotidiennes. Nous recherchons une personne qui apprend rapidement, fait preuve d'initiative, travaille efficacement sans compromettre la précision et aime contribuer au bon fonctionnement des opérations. Il s'agit d'une excellente occasion d'acquérir une expérience concrète dans plusieurs secteurs clés d'une entreprise bien établie et en pleine évolution. Vous pourrez développer des compétences précieuses, assumer des responsabilités stimulantes et faire évoluer votre rôle selon vos forces, vos intérêts et votre initiative.

À propos
d'Union Lighting & Décor Fondée en 1914, Union Lighting & Décor est une entreprise familiale spécialisée dans les luminaires, la quincaillerie décorative, le mobilier, la décoration intérieure, les articles-cadeaux et les technologies pour la maison intelligente. Avec une vaste salle d'exposition à Montréal et une présence croissante dans le commerce électronique au Canada et aux États-Unis, notre entreprise s'est bâti une solide réputation grâce à son service à la clientèle exceptionnel, à ses relations durables avec ses fournisseurs et à sa sélection soigneusement choisie de produits. Notre environnement de travail est dynamique, collaboratif et en constante évolution. Il offre de nombreuses occasions d'apprendre et de découvrir différents aspects des opérations et de la gestion d'entreprise. Principales responsabilités Achats et gestion des commandes
- Préparer, saisir et mettre à jour les bons de commande selon les instructions reçues.
- Vérifier l'exactitude des renseignements sur les produits, des quantités, des prix et des informations des fournisseurs.
- Tenir à jour les dossiers d'achats dans les systèmes internes.
- Effectuer le suivi des commandes en cours et des commandes en attente.
- Repérer les écarts, examiner les erreurs et coordonner les corrections nécessaires.
- Veiller à ce que les données soient saisies avec précision et que les tâches soient effectuées dans les délais prévus. Retours et crédits fournisseurs
- Traiter et suivre les retours de marchandises, les crédits fournisseurs et les remplacements.
- Assurer le suivi des retours en attente jusqu'à leur résolution.
- Vérifier les renseignements, les quantités et les documents associés aux retours.
- Maintenir des registres exacts des retours et des crédits fournisseurs.
- Communiquer avec les fournisseurs et les différents services afin de résoudre les écarts. Soutien administratif et opérationnel
- Maintenir des dossiers d'achats, de produits et de fournisseurs bien organisés.
- Préparer, mettre à jour et vérifier des feuilles de calcul Excel et des rapports internes.
- Participer à la vérification des registres d'inventaire et au repérage des écarts.
- Contribuer aux mises à jour et aux ajustements d'inventaire, au besoin.
- Communiquer avec les fournisseurs et les collègues concernant les commandes, les retours et les questions en suspens.
- Effectuer les suivis nécessaires pour s'assurer qu'aucune tâche n'est oubliée.
- Participer à la mise à jour des renseignements sur les produits et les fournisseurs.
- Contribuer à d'autres tâches administratives et projets opérationnels, selon les besoins. Qualifications et compétencesProfil recherché
- Excellent souci du détail :



Personne minutieuse, précise et soucieuse du travail bien fait.
- Grand sens de l'organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches, à organiser l'information et à respecter les échéances.
- Bonne maîtrise d'Excel : Aisance à organiser, mettre à jour et gérer des feuilles de calcul, notamment avec les formules, le tri et les filtres.
- Bonnes compétences informatiques : Facilité à utiliser différents logiciels et à apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
- Capacité d'apprentissage rapide : Aptitude à assimiler efficacement de nouvelles procédures, de nouveaux produits et de nouvelles méthodes de travail.
- Bonnes aptitudes numériques : Aisance avec les quantités, les prix, les renseignements sur les produits et les données détaillées.
- Esprit d'initiative et de résolution de problèmes : Capacité à repérer les écarts, à poser les bonnes questions et à trouver des solutions.
- Efficacité et adaptabilité : Capacité à travailler à un bon rythme, avec précision, tout en s'adaptant aux priorités changeantes.
- Bonnes aptitudes en communication : Capacité à communiquer clairement et professionnellement avec les collègues et les fournisseurs.
- Fiabilité et autonomie : Sens des responsabilités et capacité à assurer le suivi des tâches sans supervision constante.
- Attitude positive et motivation : Curiosité, éthique de travail et volonté d'apprendre. Expérience et formation
- Une expérience en administration, en saisie de commandes, en soutien aux achats ou dans un domaine connexe constitue un atout.
- Une expérience avec Excel et des logiciels de gestion est souhaitable.
- Une expérience avec des systèmes d'achats, des systèmes ERP ou de point de vente, ou des bases de données de produits constitue un atout.
- Une expérience dans le commerce de détail, de gros ou de distribution constitue un atout.
- Une formation postsecondaire en administration, en gestion ou dans un domaine connexe constitue un atout. Nous accueillons les candidatures de personnes provenant de différents horizons professionnels. Les aptitudes, le souci du détail, le sens de l'organisation et la volonté d'apprendre sont tout aussi importants pour nous qu'une expérience directe dans le secteur. La personne idéale Nous recherchons une personne organisée, efficace et fière de la qualité de son travail. Vous aimez travailler avec des renseignements détaillés et vous assurer que tout est exact. Vous comprenez que même de petites erreurs peuvent avoir des conséquences et vous prenez soin de vérifier votre travail et d'assurer les suivis nécessaires. Vous êtes à l'aise de gérer différentes responsabilités au cours d'une journée, qu'il s'agisse de saisir des bons de commande, de vérifier des renseignements sur les produits, d'effectuer le suivi des retours ou de résoudre des écarts. Vous apprenez rapidement, posez des questions pertinentes et aimez comprendre le fonctionnement des choses. Vous êtes une personne fiable, débrouillarde et prête à prendre des initiatives lorsque nécessaire. Vous appréciez les environnements dynamiques, vous adaptez facilement aux changements de priorités et abordez les défis avec une attitude positive et axée sur les solutions. Surtout, vous êtes une personne motivée, compétente et désireuse de développer ses habiletés tout en contribuant au succès de l'entreprise. Pourquoi vous joindre à Union Lighting & Décor?
- Variété et

responsabilités:
Acquérez une expérience concrète en administration des achats, en gestion des commandes, en coordination avec les fournisseurs et en opérations commerciales.
- Possibilités d'évolution : Développez de nouvelles compétences, découvrez différents secteurs de l'entreprise et élargissez vos responsabilités selon vos intérêts et vos aptitudes.
- Contribution valorisée : Jouez un rôle important dans l'exactitude des dossiers d'achats, la résolution des écarts et l'efficacité des opérations quotidiennes.
- Environnement collaboratif : Travaillez avec des collègues de plusieurs services dans un milieu dynamique, accueillant et entrepreneurial.
- Entreprise bien établie : Joignez-vous à une entreprise familiale montréalaise respectée, forte de plus de 110 ans d'histoire et d'une présence grandissante en salle d'exposition et dans le commerce électronique. Envie de vous joindre à notre équipe? Si vous êtes une personne dynamique, motivée, très organisée et minutieuse, que vous aimez travailler dans un environnement stimulant et souhaitez apprendre et évoluer professionnellement, nous aimerions vous rencontrer. Nous recherchons une personne qui fait preuve d'initiative, d'énergie, de précision et d'un réel désir de contribuer. Postulez dès aujourd'hui et expliquez-nous pourquoi vous seriez un excellent ajout à l'équipe d'Union Lighting & Décor. Comment postuler Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature sur Indeed. Veuillez joindre une courte présentation ou une lettre de motivation expliquant pourquoi ce poste vous intéresse et en quoi vos qualités correspondent à un rôle qui valorise l'organisation, la précision, l'initiative et le souci du détail. Facultatif : Vous pouvez également envoyer une courte vidéo de présentation à [email protected]. Site Web : unionluminaires.com Instagram : @unionlightingdecor

Advantages:
- Company events
- In office parking
- Store discount Application question(s):
- Describe yourself in five adjectives.
- Please indicate your expected salary range for this position.
- What interests you about working at Union and about this role?

Education:
- DCS / DEC (preferred)

Experience:
- Microsoft Excel: 2 years (preferred)
- Administrative: 1 year (preferred)
- Purchasing: 1 year (preferred)
- Order entry: 2 years (preferred)
- Retail sales: 1 year (preferred) Language:
- English (required)
- French (preferred) Work

Location:
In person

📌 Purchasing Administrator (Montreal)
🏢 Union Lighting
📍 Montreal