Titre du poste:Assistante, assistant de la vice-rectrice, du vice-recteur (NBN42)
Secteur de travail | Unité organisationnelle: 6090 - Vice-rectorat à la vie académique
Groupe d'emploi: Soutien administratif
Numéro du poste: Contrat temporaire de 24 mois
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David

EXIGENCES NORMALES

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée

Expérience: Cinq(5) années d’expérience pertinente

Autres:

- Possède une excellente connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français;
- Possède un excellent sens de l’organisation et des habiletés supérieures pour la gestion d’agendas, le suivi des communications et l’organisation d’activités;
- Possède une bonne connaissance des structures et du fonctionnement de l'UQAM;
- Exerce son rôle en respectant les aspects confidentiels de la fonction;
- Possède une excellente connaissance des technologies applicables à son champ d’activité, notamment, des logiciels de traitement de textes et de données, des outils de publication sur Internet, wiki, etc.

Salaire

Entre 53 511 $ et 79858 $

Classement salarial

8

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives et assure la bonne marche du Vice-rectorat à la vie académique en son absence.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/NBN42.pdf.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif):





Le Vice-rectorat à la vie académique a la responsabilité première des unités académiques de l’Université et assure l’application des politiques qui leur sont relatives. Il est responsable des opérations académiques telles l’organisation des sessions, l’évaluation des enseignements et la gestion des ressources qui y sont associées. Il veille à la qualité de la vie académique de l’Université et concourt à son animation. Il est responsable du développement et de la gestion de la programmation académique, de la vie étudiante et de la gestion des dossiers étudiants. Il partage la responsabilité des affaires professorales et enseignantes avec le Vice-rectorat au développement humain et organisationnel. Le Vice-rectorat a la responsabilité du Registrariat, des Services à la réussite et à la vie étudiante et du Service des études.

1. Tient l’agenda de la vice-rectrice et prend les dispositions s’y rattachant telles que la modification de l’agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;

2. Veille à l’avance à la préparation des dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe de la vice-rectrice en fonction de l’agenda; assure le cas échéant les modifications et la mise en page des projets d’allocution de la vice-rectrice;

3.



Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s’exprimant en langue française ou anglaise; note les messages, répond aux demandes d’information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés;

4. Assure la réception et la transmission des dossiers déposés par la vice-rectrice aux différentes instances de l’Université (Commission des études, Sous-commission des ressources, Comité de la vie étudiante, Conseil d’administration, etc.) dans le respect des échéanciers; veille à leur conformité eu égard aux exigences du Secrétariat des instances de l’Université;

5. Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents pertinents;

6. Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les sources appropriées; règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;

7. Dépouille le courrier et les courriels de la vice-rectrice, en prend connaissance, les trie en fonction des priorités en concertation avec la direction exécutive du Bureau de la vice-rectrice. Prépare les dossiers en effectuant les consultations préalables et assure les suivis relevant de sa compétence;

8. Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature de la vice-rectrice ou de la directrice exécutive du Bureau de la vice-rectrice;

9. Effectue diverses tâches en soutien à l’organisation de réunions telles que concil

📌 Assistante, assistant de la vice-rectrice, du vice-recteur (Montreal)
🏢 Université du Québec à Montréal
📍 Montreal