Titre du poste : Assistant.e au chef.fe de cabinet Numéro de concours : 022-2026 Unité administrative : Facultés des sciences humaines, philosophie et théologie Supérieur immédiat : Chef.fe cabinet du doyen, Facultés des sciences humaines et de philosophie Type d’emploi : Indéterminé (syndiqué) Horaire de travail : 35 heures par semaine Postes à combler : 1 Échelle salariale : Niveau 6 (59 208 $ to 74 781 $) *Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
* L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs. Résumé des fonctions Sous la supervision du chef de cabinet, et les autres membres de l’équipe d’administration, le titulaire de ce poste assure un soutien administratif avancé aux Facultés des sciences humaines et de philosophie et théologie. Il coordonne des processus administratifs, y compris la gestion de contrats, la planification académique et le suivi de données, et joue un rôle central dans la mise en œuvre des politiques et procédures universitaires. En plus, d’un tronc commun de responsabilités partagées entre les trois postes, chaque adjoint(e) détient un mandat particulier qui soutient les priorités stratégiques et opérationnelles des facultés. Principales fonctions : Soutien relatif aux ressources humaines et financière
- Envoyer par courriel aux professeur(e)s à temps partiel la confirmation des droits de reconduction lorsque ceux-ci ont été déterminés. Afficher sur l’intranet et le site web de l’USP les cours demeurés vacants lorsque la liste de ceux-ci est prête. Après consultation d’autres membres du personnel administratif, soumettre la liste des candidatures aux directeur(trice)s des écoles et veiller à ce que les échéances prévues dans la convention collective soient respectées.
- Préparer et envoyer les contrats aux professeur(e)s à temps partiel (env. 140-150/an).
- Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
- Afficher les postes d’assistanat d’enseignement et les postes au titre du Régime travail-études (env. 40/an).
- Préparer et envoyer les contrats aux assistant(e)s d’enseignement (env. 40/an). Mettre le fichier de suivi à jour. Assurer la liaison avec le Service des ressources humaines.
- Assure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des accusés de réception; pour chaque candidat, préparation d’un dossier pour le comité de sélection; suivi de la communication avec les candidats et candidates.
- Assurer le suivi hebdomadaire des demandes de remboursement : vérifier la complétude des documents justificatifs, obtenir les approbations nécessaires du Doyen et acheminer les dossiers conformes au Service des finances.
- Maintenir à jour les fichiers de suivi du personnel, des contrats et des affectations d’enseignement. Soutien relatif aux activités universitaires




- Participer à la planification et à la mise à jour des horaires des cours dans uOcampus; assurer le nettoyage des données à chaque trimestre, y compris sans toutefois s’y limiter le nettoyage nécessaire après le transfert des données au prochain trimestre, dans la modification du calendrier de cours planifiés dans l’uoCampus, dans la mise à jour des renseignements

à propos
des membres du corps professoral.
- Collecter et analyser des données sur les inscriptions et sur les besoins du corps étudiant pour appuyer la planification académique, l’évaluation de programmes et comptabilisé les tendances des inscriptions aux cours
- Assurer un suivi auprès du corps professoral concernant la soumission des plans de cours. Recueillir les plans de cours et envoyer un rappel aux professeur(e)s dont les plans de cours sont manquants. Consigner la liste des plans de cours manquants et rapporter les problèmes au superviseur.
- Fournir un soutien administratif pour les tâches associées à des demandes de report.
- Recueillir les renseignements nécessaires, assurer une bonne communication avec les étudiants(e)s, et tenir les professeur(e)s au courant. Soutien relatif à la communication et à l’administration en général
- Gérer la boîte de courriels des Facultés, répondre aux questions et aux demandes d’information, donner des renseignements sur les processus et règlements facultaires et universitaires, transmettre les questions et les demandes complexes au superviseur.
- Rédiger et reviser la correspondance dans les deux langues officielles, selon les fonctions du poste.
- Créer des gabarits de réponses pour une communication professionnelle, claire, relationnelle et aligné avec les valeurs de l’Université et les règlements académiques.
- Maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers de sorte à en préserver la confidentialité, et veiller à ce qu’une documentation complète et exacte soit accessible à des fins de consultation ou de vérification future. Soutien aux événements et projets publics
- Planifier, organiser et coordonner des événements spéciaux (conférences, colloques, débats publics).
- Collaborer avec le service des communications pour la promotion des événements.
- Gestion des réseaux sociaux des Facultés.
- Autres tâches pertinentes
- Collaborer aux projets interfacultaires.
- Participer à la formation de nouveaux membres du personnel administratif au besoin. Dossiers particuliers qui peuvent être ajouter aux fonctions principales : Gestion documentaire et projets spéciaux
- Assurer la gestion des archives physiques et numériques des trois facultés; mettre en œuvre un système d’archivage normalisé.
- Coordonner les projets spéciaux à portée administrative ou académique (ex. préparation de rapports, appui à des initiatives stratégiques).
- Assurer le suivi et la mise à jour des documents officiels (ententes, politiques, procédures) en lien avec la cheffe de cabinet.
- Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs par l’analyse et la mise en œuvre de solutions. Intégrité académique
- Assurer le suivi administratif des cas de fraude académique et des appels,



conformément aux règlements universitaires.
- Vérifier la complétude et la conformité des documents reçus; communiquer avec les parties prenantes pour obtenir les informations manquantes.
- Préparer et transmettre la documentation aux comités compétents dans les délais prescrits.
- Maintenir un système de suivi confidentiel et précis des dossiers d’intégrité académique.
- Servir de premier point de contact pour les questions administratives liées à l’intégrité académique, en collaboration avec la cheffe de cabinet pour les cas complexes. Faculté de théologie
- Gérer l’agenda du doyen de la Faculté de théologie; planifier et coordonner les réunions de comités (exécutif, conseil, ad hoc, sélection).
- Préparer la documentation pour les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions.
- Coordonner le processus de recrutement des professeurs à temps plein (affichage, dossiers, logistique d’entrevue, intégration).
- Collaborer avec le service de recrutement et de communications ou firme externe de marketing pour la promotion des programmes de la faculté.
- Rédiger en collaboration avec l’exécutif de la faculté l’infolettre « TheoWeekly » de manière hebdomadière. Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles
- Baccalauréat en administration et/ou communication ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail;
- Expérience manifeste en service à la clientèle;
- Bonne maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Expérience de travail de bureau (secrétariat);
- Expérience avec divers systèmes informatisés et logiciels, comme la suite bureautique de Microsoft (Word, Excel, Outlook), la plate-forme uoCampus, Internet, Adobe Acrobat, un système de gestion de contenu, EventPro;
- Bonne connaissance des programmes et des services qu’offre l’USP.
- Fortes aptitudes communicatives et excellentes compétences en relations interpersonnelles;
- Capacité de faire preuve de jugement, de politesse, de tact et de discrétion;
- Connaissance et respect des politiques de confidentialité;
- Fiabilité, ponctualité et flexibilité;
- Initiative, sens de l’organisation et souci du détail;
- Capacité d’accomplir son travail avec peu de supervision voire aucune;
- Capacité de travailler sous pression et de composer avec de nombreuses interruptions;
- Capacité de faire des compromis dans diverses circonstances;
- Capacité de fixer les priorités et excellente gestion du temps;
- Disposition à réagir aux urgences avec souplesse;
- Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les membres des corps professoral et étudiant. Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 9 novembre 2026 à 23:59pm . Seule les candidatures internes seront pris en considération. *Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
* *Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.*

📌 Assistant.e au chef.fe de cabinet (Ottawa)
🏢 Saint Paul University
📍 Ottawa