Purchasing, Sales & Operations Coordinator

Full-Time | Temporary Maternity Leave Replacement | Montreal

About Axis Export

Axis Export Inc. is a Montreal-based company specializing in the wholesale distribution and export of used and refurbished computer and IT equipment to customers in Canada and international markets, with a strong presence in Latin America.

We are looking for a highly organized, proactive and versatile Purchasing, Sales & Operations Coordinator to join our team as a maternity leave replacement.

This is a full-time temporary position for approximately 12 months, starting between mid-November and early December 2026, to allow for training and a smooth transition with the current team member before her maternity leave.

Reporting directly to the management team, you will play an significant role in the day-to-day coordination of our purchasing, sales and operational activities, acting as a key link between our customers, suppliers, warehouse and sales team.

Key ResponsibilitiesPurchasing & Sales Support

- Assist the management team with day-to-day purchasing and sales activities.
- Prepare offers, quotations and product availability lists for Spanish- and English-speaking customers.
- Coordinate customer orders with the sales team and warehouse to ensure orders are processed accurately and on time.
- Communicate and follow up with suppliers regarding purchases, product availability and related documentation.
- Prepare purchase orders and ensure the appropriate information is communicated to the warehouse.

Customer Service & Follow-up

- Maintain regular communication with customers, primarily in Latin/South America.
- Organize and respond to customer inquiries regarding product availability, specifications, condition and pricing.
- Follow up on customer orders and outstanding matters.
- Coordinate and follow up on customer claims by gathering the required information and working with the appropriate parties toward resolution.
- Maintain professional and timely communication with customers throughout the sales and order process.

Inventory & Warehouse Coordination

- Prepare, maintain and update inventory and product availability lists using Excel.
- Coordinate with the warehouse regarding incoming inventory, product processing, availability and customer orders.
- Ensure effective communication and follow-up between the warehouse, purchasing and sales teams.
- Help ensure that inventory information and product lists remain accurate and up to date.

Business Development Support

- Assist with the organization and follow-up of new customers and suppliers generated through our expanding business network.
- Maintain organized and up-to-date customer and supplier information.
- Help identify and follow up on potential sales and sourcing opportunities.
- Assist in matching customer product requirements with available inventory and supplier opportunities.

Administration & Documentation

- Maintain accurate and organized records related to purchases and sales, including invoices, purchase orders, receipts and supporting documentation.
- Assist with invoicing, payment follow-up and account-related documentation.
- Ensure that customer, supplier and transaction files are properly maintained and easily accessible.
- Provide general administrative support related to purchasing, sales and operations as required.

Skills & Qualifications

- Previous experience in sales support, purchasing, operations, customer service or administration.
- Experience in the electronics, computer equipment or technology industry is an asset.
- Strong Excel skills, including working with inventory lists, sorting, filtering and formulas.
- Excellent organizational skills and strong attention to detail.
- Ability to manage multiple priorities and follow up on several files simultaneously.
- Strong communication and customer service skills.
- Good judgment and problem-solving abilities, particularly when handling customer issues and claims.




- Comfortable working in a small-business environment where responsibilities are varied and priorities can evolve quickly.
- Ability to work independently while maintaining close communication with management and the rest of the team.
- Knowledge of computer hardware and IT equipment is a strong asset.

Languages

- Spanish and English are required, as the position involves daily communication with customers and suppliers in Latin America and other international markets.
- Knowledge of French is an asset.

Position Details

- Full-time
- Temporary maternity leave replacement – approximately 12 months
- Expected start: Mid-November to early December 2026
- Position based at our Montreal office
- Training and transition period will be provided before the maternity leave begins.

How to Apply

Please send your resume to [email protected].

We thank all applicants for their interest. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Coordonnateur(trice) aux achats, aux ventes et aux opérations

Temps plein | Remplacement temporaire de congé de maternité | Montréal

À propos d'Axis Export

Axis Export Inc. est une entreprise établie à Montréal, spécialisée dans la distribution en gros et l'exportation de matériel informatique et d'équipements technologiques usagés et remis à neuf. Nous desservons une clientèle au Canada et sur les marchés internationaux, avec une forte présence en Amérique latine.

Nous sommes à la recherche d'une personne organisée, proactive et polyvalente pour occuper le poste de coordonnateur(trice) aux achats, aux ventes et aux opérations dans le cadre d'un remplacement de congé de maternité.

Il s'agit d'un poste temporaire à temps plein d'une durée approximative de 12 mois, dont l'entrée en fonction est prévue entre la mi-novembre et le début décembre 2026, afin de permettre une période de formation et une transition harmonieuse avec la personne actuellement en poste avant son départ en congé de maternité.

Relevant directement de l'équipe de direction, la personne sélectionnée jouera un rôle important dans la coordination quotidienne des activités d'achat, de vente et des opérations, en assurant la liaison entre nos clients, nos fournisseurs, notre entrepôt et notre équipe des ventes.

Principales responsabilités

Soutien aux achats et aux ventes

- Assister l'équipe de direction dans les activités quotidiennes d'achat et de vente.
- Préparer des offres commerciales, des soumissions et des listes de produits disponibles destinées aux clients hispanophones et anglophones.
- Coordonner les commandes des clients avec l'équipe des ventes et l'entrepôt afin d'assurer un traitement précis et dans les délais prévus.
- Communiquer avec les fournisseurs et assurer le suivi des achats, de la disponibilité des produits et de la documentation connexe.
- Préparer les bons de commande et veiller à ce que les informations nécessaires soient transmises à l'entrepôt.

Service à la clientèle et suivi commercial

- Maintenir une communication régulière avec les clients, principalement en Amérique latine et en Amérique du Sud.
- Gérer et répondre aux demandes des clients concernant la disponibilité, les caractéristiques techniques, l'état et les prix des produits.
- Assurer le suivi des commandes et des dossiers en cours.
- Coordonner le traitement et le suivi des réclamations des clients en recueillant les informations nécessaires et en collaborant avec les personnes concernées afin de trouver des solutions.




- Assurer une communication professionnelle et rapide avec les clients tout au long du processus de vente et de traitement des commandes.

Gestion des inventaires et coordination avec l'entrepôt

- Préparer, maintenir et mettre à jour les listes d'inventaire et de disponibilité des produits à l'aide d'Excel.
- Coordonner avec l'entrepôt les arrivages de marchandises, le traitement des produits, leur disponibilité et les commandes des clients.
- Assurer une communication et un suivi efficaces entre l'entrepôt, les achats et l'équipe des ventes.
- Contribuer à maintenir des informations d'inventaire et des listes de produits exactes et à jour.

Soutien au développement des affaires

- Participer à l'organisation et au suivi des nouveaux clients et fournisseurs provenant de notre réseau d'affaires en expansion.
- Maintenir à jour et organiser les informations relatives aux clients et aux fournisseurs.
- Contribuer à identifier et à assurer le suivi de nouvelles occasions de vente et d'approvisionnement.
- Participer à l'identification de produits correspondant aux besoins des clients en fonction des inventaires disponibles et des possibilités d'approvisionnement auprès des fournisseurs.

Administration et documentation

- Tenir des dossiers précis et bien organisés relatifs aux achats et aux ventes, notamment les factures, bons de commande, reçus et documents justificatifs.
- Participer à la facturation, au suivi des paiements et à la gestion de la documentation relative aux comptes clients et fournisseurs.
- Veiller à ce que les dossiers des clients, des fournisseurs et des transactions soient correctement tenus et facilement accessibles.
- Fournir un soutien administratif général lié aux achats, aux ventes et aux opérations, selon les besoins.

Compétences et qualifications recherchées

- Expérience pertinente en soutien aux ventes, achats, opérations, service à la clientèle ou administration.
- Une expérience dans le secteur de l'électronique, du matériel informatique ou des technologies constitue un atout.
- Bonne maîtrise d'Excel, notamment pour la gestion des listes d'inventaire, le tri, le filtrage et l'utilisation de formules.
- Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à assurer le suivi de différents dossiers simultanément.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
- Bon jugement et capacité à résoudre les problèmes, particulièrement dans le traitement des demandes et des réclamations des clients.
- Capacité à évoluer dans un environnement de petite entreprise où les responsabilités sont variées et les priorités peuvent changer rapidement.
- Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante tout en maintenant une communication étroite avec la direction et les autres membres de l'équipe.
- Une bonne connaissance du matériel informatique et des équipements technologiques constitue un atout important.

Langues

- La maîtrise de l'espagnol et de l'anglais est requise, puisque le poste implique des communications quotidiennes avec des clients et des fournisseurs situés en Amérique latine et sur d'autres marchés internationaux.
- La connaissance du français constitue un atout.

Conditions d'emploi

- Temps plein
- Poste temporaire – remplacement de congé de maternité d'une durée approximative de 12 mois
- Entrée en fonction prévue : entre la mi-novembre et le début décembre 2026
- Poste basé à nos bureaux de Montréal
- Une période de formation et de transition sera prévue avant le départ en congé de maternité.

Comment postuler

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ à [email protected].

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Job Types: Full-time, Temporary
Contract length: 12 months

Pay: $35,000.00-$55,000.00 per year

Benefits:

- Flexible schedule

Work Location: Hybrid remote in Côte-Saint-Luc, QC

📌 Purchasing, Sales & Operations Coordinator / Coordonnateur(trice) aux achats, ventes et opérations (Côte Saint-Luc)
🏢 AXIS EXPORT
📍 Côte Saint-Luc