## Coordonnateur(trice) exécutif et administratif / Executive & Administrative CoordinatorApply: Hybrid: CAN
- Quebec
- Kirkland (16750 Transcanada): Full time: Posted Today: End Date: November 12, 2026 (13 days left to apply): R425018

Job Description

À propos
du poste Vous faites preuve de proactivité et de débrouillardise, et vous aimez apporter de la structure dans un environnement dynamique, concilier des besoins multiples et contribuer à la réussite des leaders et des équipes?Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) exécutif et administratif pour offrir un soutien administratif et exécutif de grande qualité à notre directrice exécutive, Soins spécialités et pharma, ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe. Dans ce rôle polyvalent, vous contribuerez au bon déroulement des activités quotidiennes. Vous vous joindrez à l’unité d’affaires Soins spécialités et pharma à un moment stimulant, alors que nous explorons de nouvelles possibilités, préparons les prochains lancements et œuvrons dans plusieurs domaines thérapeutiques. Grâce à votre soutien administratif proactif et à vos efforts de coordination, vous aiderez les leaders et les équipes à rester organisés, à maintenir des liens et à se préparer aux prochaines étapes.
Ce rôle administratif combine le soutien à la direction, la coordination des activités du service et l’amélioration continue. Bien qu’une organisation irréprochable et le souci du détail soient essentiels, nous recherchons avant tout une personne dynamique, axée sur la résolution de problèmes, qui fait preuve de débrouillardise, prend pleinement en charge les défis, apprend très rapidement et souhaite faire évoluer sa carrière au sein de notre organisation.Vos

responsabilités:
1.



Soutien à la direction et coordination des activités du service* *Gestion stratégique de l’agenda et de l’horaire :*Gérer de façon proactive l’agenda de la direction exécutive en donnant la priorité aux engagements essentiels, en anticipant les conflits d’horaire et en réservant des plages de travail consacrées aux priorités stratégiques.
* *Coordination des déplacements et de la logistique :*Organiser les itinéraires de voyage au Canada et à l’international, l’hébergement et les transports afin d’assurer des déplacements fluides et adaptés aux besoins de la direction.
* *Demandes et correspondance de la direction :*Agir comme premier point de contact pour les parties prenantes internes et externes, en triant les demandes et en établissant les priorités avec la plus grande discrétion et dans le respect de la confidentialité.
* *Préparation des réunions et suivi :*Au besoin – préparer les ordres du jour, coordonner les documents de réunion, rédiger des comptes rendus clairs axés sur les actions et assurer un suivi actif des livrables auprès des équipes. 2. Soutien aux activités et au service* *Gestion de l’information et des données :*Tenir à jour des systèmes de classement électronique structurés, les bases de données internes, les listes de distribution et les espaces de documentation partagés (p. ex., SharePoint et Teams) afin de faciliter l’accès à l’information et d’en assurer l’exactitude.
* *Logistique des événements et des réunions :*Coordonner l’ensemble de la logistique des ateliers internes,



des assemblées du service, des comités consultatifs et des réunions de direction tels que la réservation des salles, l’installation audiovisuelle et technique, les services de traiteur et la coordination des participants.
* *Suivi budgétaire et facturation :*Appuyer le département dans le suivi budgétaire, le traitement des factures des fournisseurs, la gestion des bons de commande et le suivi des rapports de dépenses, y compris la préparation et la soumission des rapports de dépenses pour le compte de la direction exécutive, à l’aide des systèmes de l’entreprise. 3. Amélioration continue et projets spéciaux* *Optimisation des processus :*Repérer les points de blocage dans les processus administratifs quotidiens et mettre en place des solutions ingénieuses, numériques ou automatisées pour accroître l’efficacité du service.
* *Soutien aux présentations et aux rapports :*Au besoin – contribuer à la préparation, à la révision et à l’amélioration des présentations de la direction, des revues d’affaires et des synthèses analytiques.
* *Coordination de projets spéciaux :*Au besoin – appuyer les initiatives du département en assurant la planification, la logistique, la documentation et le suivi des actions.Expérience et qualifications* Baccalauréat en administration des affaires, en sciences de la vie, en communications, en économie ou dans un domaine connexe (les personnes récemment diplômées sont vivement encouragées à poser leur candidature);
* Sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer des priorités concurrentes;
* Proactivité et débrouillardise, rigueur dans les suivis et approche pratique de la résolution de problèmes;
* Maturité, intelligence émotionnelle et discrétion

📌 Coordonnateur(trice) exécutif et administratif (Kirkland)
🏢 MSD
📍 Kirkland