Offre d'emploi : Adjoint(e) administratif(ve)

La Coopérative d’Habitation Terrasse-Soleil (CHTS) est une entreprise coopérative d'envergure qui gère 228 logements locatifs dans l’arrondissement Pierrefonds-Roxboro, dans l’ouest de Montréal. Notre établissement se classe parmi les plus grands du mouvement coopératif d'habitation au Québec. Nos logements sont répartis dans trois bâtiments construits sur un magnifique terrain végétalisé et agrémenté d’une piscine extérieure.

La coopérative peut compter sur une équipe permanente composée de trois employés administratifs et de trois employés d’entretien, ainsi que sur un conseil d’administration dynamique et des membres engagés. Elle offre un environnement de travail humain et collaboratif au sein d’une organisation bien établie et financièrement saine.

Afin de soutenir la direction générale dans la réalisation des activités courantes, nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse, polyvalente, organisée et dotée d’un excellent sens du service pour pourvoir le poste d’ adjoint(e) administratif(ve) .

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la direction générale et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et comptable de premier niveau. Elle contribue également au service aux membres et aux locataires, à la gestion documentaire ainsi qu’au bon fonctionnement des comités de la coopérative.

Principales responsabilités

Gestion financière et comptabilité de premier niveau

- Assister la direction générale dans la perception des loyers, la préparation des dépôts bancaires, la production des rapports de perception et la transmission des avis de retard de paiement.




- Compiler et vérifier les feuilles de temps ainsi que les renseignements nécessaires au traitement de la paie par le fournisseur externe.
- Soutenir la préparation des conciliations bancaires mensuelles en rassemblant, en vérifiant et en classant les pièces justificatives requises.
- Participer à la saisie des écritures comptables courantes et assurer la tenue ainsi que le suivi de la petite caisse.
- Participer à la préparation, à la vérification et à la distribution annuelle des relevés 31 aux locataires.

Administration et gestion documentaire

- Assurer la gestion, la mise à jour, la confidentialité, le classement et l’archivage des registres officiels de la coopérative.
- Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes dans le respect des règles de confidentialité et des responsabilités de chacun
- Assister la direction générale dans le traitement des dossiers de subventions d’aide au loyer et en assurer le suivi auprès des locataires et des organismes partenaires, notamment l’Office municipal d’habitation de Montréal (OMHM).
- Effectuer les achats de fournitures et de matériel de bureau, tenir l’inventaire à jour et veiller à l’utilisation responsable des ressources ainsi qu’au respect des budgets autorisés.

Accueil, communications et service aux membres





- Répondre avec diligence aux demandes de renseignements reçues par téléphone ou par courrier électronique et acheminer celles qui nécessitent un traitement particulier à la personne concernée.
- Consigner et transmettre les demandes de service, transférer les appels téléphoniques, prendre des messages complets et en assurer le suivi.
- Contribuer à la rédaction et assurer la révision, la traduction, la mise en page et la diffusion des communications administratives et officielles, notamment les avis aux locataires, les bulletins d’information, les notes de service, les lettres et les avis de convocation.

Soutien au conseil d’administration et aux comités

- Fournir un soutien administratif et logistique à la direction générale dans la préparation des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales, notamment en préparant, révisant, traduisant, mettant en page, reproduisant et distribuant les documents requis ;
- Assurer le classement et l’archivage numérique des documents du conseil d’administration et des assemblées générales, conformément aux pratiques de gestion documentaire de la coopérative ;
- Appuyer la direction générale dans la coordination administrative des comités et le suivi de leurs activités ;
- Coordonner, encadrer, former et accompagner, au besoin, les membres bénévoles participant aux activités de soutien administratif, notamment en leur transmettant les méthodes de travail, les consignes applicables et les règles de confidentialité à respecter ;
- Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement administratif de la coopérative ; Qualifications recherchées

Formation et expérience

- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en comptabilité, un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration

📌 Adjoint(E) Administratif(Ve)
🏢 Coopérative Dhabitation Terrasse Soleil
📍 Pierrefonds