Description

Sous la supervision du chef, soutien aux projets et aux opérations (GDI), la personne titulaire du poste apporte un soutien administratif aux équipes de projets et aux opérations, veille au respect des règles et processus en gestion de projet et travailles-en étroite collaboration avec les équipes de projets multidisciplinaires, des opérations et de gestionnaires de la vice-présidence Gestion d’actifs et Logistiques portuaires ( GDI, LP et *SST ).

Assurer un soutien administratif aux projets et aux opérations

- Rédiger et préparer divers rapports, des présentations, des procès
- verbaux, des comptes-rendus, des notes de service, des ordres du jour et diverses correspondances, en effectuant la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de divers documents ;
- Traiter et colliger les données (capitalisation de la main-d'œuvre, faits saillants, déclaration d’évènements, prévisions budgétaires, bilans de réalisation, bilans et indicateurs SST, etc.), les KPI, les tableaux de bords, la main-d’œuvre de déneigement, les rubriques dans SharePoint ;
- Soutenir le.la (Planificateur.trice et contrôleur de projets) et les responsables de projets pour effectuer les tâches administratives reliées à la planification et le suivi des projets, afin de structurer l’ordonnancement et d’optimiser le cycle de vie des projets ;
- Rédiger les processus, les procédures et les outils d’aide à la tâche ;
- Tenir à jour les calendriers de vacances et les différentes listes de services ;
- Effectuer et/ou modifier différentes demandes ( DA, DPI, etc. ) et en assurer le suivi ;
- Assurer le suivi des DUV, DAT, *BC, des fiches de cadenassage ;
- Imprimer, scanner, classer divers documents, plans et cartographies.




- DA = Demande d’Achats ; DPI = Demande de Projets d’Immobilisation ; DUV = Demande d’Utilisation des Voies ; DAT = Demande d’Autorisation de Travail ; *BC = Bon de Commande.; GDI = Gestion Des Infrastructures ; LP = Logistique Portuaire ; SST = Santé et Sécurité au Travail_

Agir à titre de responsable du suivi des demandes de changements.

- Soutenir les intervenants en chantier pour documenter les demandes de changements requis ;
- Assurer le soutien aux chargés de projets au niveau des justifications des demandes de changements ;
- Assurer le suivi des demandes de changements et s’assurer que tout soit conforme aux standards et processus établis ;
- Maintenir un lien constant avec les finances, l’approvisionnement stratégique et autres pour s’assurer des suivis et du respect des procédures établies.

Assurer le soutien dans toutes les étapes de réalisation des projets

- Coordonner la collaboration avec les parties prenantes des projets ;
- Soutenir les professionnels dans toutes les étapes de cheminement d’un projet : (assurer le suivi de la check-list de la fiche de projet, ouvrir les dossiers de nouveaux projets, leur attribuer un numéro et les consigner dans les différents supports informatiques des services, s’assurer de la mise à jour du statut du projet dans les supports informatiques, s’assurer de la réception des plans, devis, estimés d’étape, attributs, plans finaux, base de données d’actifs, toute documentation du projet, etc.);




- Assurer le suivi des demandes de paiement, des demandes de fonds, des demandes de propositions et des autorisations à obtenir pour les services ;
- Coordonner le règlement des réclamations en soutien au Planificateur et contrôleur de projets;
- Agir comme point de contact avec l’entrepreneur pour répondre à des questions concernant des problèmes d’ordre administratif ;
- Documenter et classer les dossiers de projets à toutes les étapes : de l’initialisation à la fermeture (plans, devis et estimations d’étape jusqu’à plans finaux, journaux de chantier, mémos, correspondance, photos, vidéos etc.) ;
- Faire le suivi des garanties et assurances et s’assurer avec le département d’approvisionnement stratégique de la conformité avec les documents contractuels ;
- Superviser la cueillette et la création des documents de fin de chantier ;
- Soutenir les professionnels dans la préparation des bilans et post-mortem de projet ;
- Tenir à jour la documentation des activités de chantier ;
- Effectuer des suivis administratifs reliés aux projets (coûts, contingences, paiement de factures, réclamations) ;
- Soutenir le.la Planificateur.trice et contrôleur de projets dans le développement des approches, méthodes et procédés menant à une gestion efficace des projets ;
- Prévenir les réclamations ultérieures par une supervision étroite des conditions générales des contrats et la surveillance de la coordination des documents contractuels.

Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou service, au besoin

Exécuter toute autre tâche connexe.

Remplacer l’agent de services et/ou le préposé à l’exploitation ferroviaire au besoin, lors des absences, congés, vacances, etc., de ce.s dernier.e.s.

**Sur rot

📌 Coordonnateur de Projets (Soutien Aux Projets Et Opérations) (Montreal)
🏢 Administration portuaire de Montréal
📍 Montreal