Job Overview

Duties

- Greet visitors and patients warmly, ensuring a professional and friendly atmosphere
- Answer multi-line phone systems promptly and courteously, directing calls appropriately
- Manage appointment scheduling using software such as QuickBooks, Google Workspace, or similar platforms
- Perform data entry tasks accurately, including updating patient or client records
- Handle filing, document organization, and record keeping to ensure easy retrieval of information
- Assist with billing, bookkeeping, and basic financial record management as needed
- Support administrative functions such as proofreading documents, managing correspondence, and maintaining office supplies
- Maintain a clean and organized front desk area to promote a welcoming environment
- Provide excellent customer support by addressing inquiries professionally and efficiently

Experience

- Prior office experience preferred, especially in medical or dental settings
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and Google Workspace tools
- Experience using multi-line phone systems and handling high call volumes
- Strong clerical skills including filing, data entry, proofreading, and organizational skills
- Familiarity with QuickBooks or similar bookkeeping software is advantageous
- Excellent phone etiquette and customer service skills required
- Ability to manage multiple tasks simultaneously while maintaining attention to detail
- Previous experience in medical or dental offices is a plus but not mandatory; training will be provided for specific systems used

This position offers an opportunity to be an integral part of our professional team by providing outstanding administrative support in a energetic environment.

Aperçu du poste

Responsabilités

- Accueillir chaleureusement les visiteurs et les patients, en maintenant une atmosphère professionnelle et conviviale
- Répondre rapidement et courtoisement aux appels sur un système téléphonique à lignes multiples et acheminer les appels de façon appropriée




- Gérer la prise de rendez-vous à l’aide de logiciels tels que QuickBooks, Google Workspace ou d’autres plateformes similaires
- Effectuer avec précision les tâches de saisie de données, notamment la mise à jour des dossiers des patients ou des clients
- Assurer le classement, l’organisation des documents et la tenue des dossiers afin de faciliter l’accès à l’information
- Participer à la facturation, à la tenue de livres et à la gestion de base des dossiers financiers, au besoin
- Soutenir les fonctions administratives telles que la révision de documents, la gestion de la correspondance et l’approvisionnement en fournitures de bureau
- Maintenir un espace d’accueil propre et organisé afin de favoriser un environnement accueillant
- Offrir un excellent service à la clientèle en répondant aux demandes de manière professionnelle et efficace

Expérience et qualifications

- Une expérience préalable en bureau est souhaitée, particulièrement dans un environnement médical ou dentaire
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ainsi que des outils Google Workspace
- Expérience avec les systèmes téléphoniques à lignes multiples et la gestion d’un volume élevé d’appels
- Excellentes compétences administratives incluant le classement, la saisie de données, la révision de documents et l’organisation
- La connaissance de QuickBooks ou d’un logiciel de tenue de livres similaire constitue un atout
- Excellentes aptitudes en communication téléphonique et en service à la clientèle
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en portant une grande attention aux détails
- Une expérience dans un cabinet médical ou dentaire est un avantage, mais n’est pas obligatoire; une formation sera offerte pour les systèmes utilisés

Ce poste représente une excellente occasion de faire partie intégrante d’une équipe professionnelle en offrant un soutien administratif de grande qualité dans un environnement dynamique.

Type d'emploi : Full-time

Rémunération : 16,10$ à 20,00$ par heure

Lieu du poste : En présentiel

📌 Front Desk Receptionist (West Island)
🏢 Catarina Teodoro Med
📍 West Island