À PROPOS DU POSTE

Membre clé de l’équipe de PHI et travaillant en étroite collaboration avec le/la directeur-trice générale / conservateur-trice en chef et le/la directeur-trice générale, opération et gestion du succès, ainsi qu’avec les services partagés de PHI, l’adjoint-e aux directions veille au bon fonctionnement administratif de la programmation de PHI.

L’adjoint-e aux directions agit comme point central d’information de première ligne concernant les procédures administratives, comptables et fiscales (ex. exemptions de retenues à la source), les systèmes administratifs de PHI, les politiques RH et les questions liées à la paie pour le personnel de PHI, les artistes invité-e-s ainsi que les nombreux collaborateurs-trices et fournisseurs de services.

L’adjoint-e aux directions joue un rôle essentiel dans le suivi administratif et financier de la programmation PHI, tout en maintenant une présence ancrée dans les opérations quotidiennes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Administration :

- Préparer le budget annuel en collaboration avec les directions et les gestionnaires;
- Préparer et faire valider les prévisions de flux de trésorerie;
- Assurer le suivi des dépenses administratives, corriger les écarts et mettre à jour les prévisions budgétaires tout au long de l’année financière;
- Faciliter et assurer le suivi des enjeux liés à la paie (factures non réglées, problèmes ou erreurs de facturation) avec le service de comptabilité;
- Effectuer la recherche, la vérification diligente et la gestion des achats liés aux expositions, à la programmation et aux besoins administratifs courants;
- Coordonner et résoudre les enjeux liés aux taxes, NAS, redevances, feuillets T4A, etc.




- Préparer et faire valider les rapports de dépenses de cartes de crédit;
- Gérer et résoudre les enjeux liés à la validation des feuilles de temps Odoo et des demandes de congés dans Employeur D;
- Agir comme personne-ressource principale pour les questions liées à Odoo, Employeur D et à la paie;
- Assurer le lien direct avec l’ensemble des départements des services partagés;
- Agir comme premier point de contact pour les collaborateurs (artistes, co-commissaires, commissaires invité-e-s et technicien-ne-s) concernant les contrats, le suivi des paiements et les arrangements de déplacement;
- Produire les rapports de fréquentation publique pour Statistique Canada;
- Identifier, développer, implanter et améliorer les systèmes et outils administratifs liés à la programmation PHI;
- Préparer des présentations, tableaux de données et rapports;
- Coordonner la planification des réunions internes et externes;
- Assurer la gestion des contrats de service (ex. Xerox), abonnements, adhésions et petite caisse.

Programmation :

- Gérer les réservations d’équipements ou de véhicules, les achats et les livraisons pour le département technique liés aux expositions;
- Offrir un soutien général à l’équipe lors du montage, de l’exploitation et du démontage des expositions et événements;




- Soutenir la coordination des visites spéciales et demandes particulières.

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire de premier cycle en administration des arts ou expérience professionnelle équivalente dans un poste similaire en administration artistique Non entre 1 et 3 ans

- Solide connaissance du milieu culturel et de l’art contemporain, tant à l’échelle locale qu’international
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et d’Adobe Acrobat Pro
- Bonne connaissance des systèmes comptables
- Bilinguisme complet, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais)
- Maîtrise d’Odoo, InDesign, Illustrator et Photoshop considérée comme un atout
- Forte orientation service et volonté de contribuer à une culture de bienveillance
- Sens du détail et attitude proactive
- Excellentes capacités d’organisation et de coordination
- Grande autonomie, capacité d’initiative, de résolution de problèmes et de proposition d’idées
- Excellentes habiletés de communication, à l’oral comme à l’écrit
- Excellentes compétences relationnelles (diplomatie, respect, bienveillance)
- Aisance à travailler en équipe avec une forte culture de service
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés
- Attitude courtoise et professionnelle

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée La durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 52 000,00$ à 66 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Y 2R5

📌 Adjoint(E) à La Direction (Montreal)
🏢 PHI
📍 Montreal