Milieu de travail

Le Pôle D | Dirigeant, dirigeante et direction stratégique HEC Montréal est un centre de recherche et de transfert dont la mission est de mettre la science au service des dirigeants afin de soutenir le développement économique et social du Québec. Fondé il y a quatre ans, le Pôle D a pour objectif de devenir un centre de référence international sur les enjeux liés au leadership stratégique.

Fort d’une équipe pluridisciplinaire d’une quarantaine de contributeurs — professeurs, dirigeants, experts, chercheurs et étudiants — le Pôle D a connu un développement soutenu au cours des dernières années. Ses activités s’organisent autour de trois axes : la recherche et l’innovation, la pédagogie, et le transfert de connaissances.

Inspiré du fonctionnement d’un cabinet de conseil, le Pôle D produit, structure et valorise des connaissances au bénéfice de ses partenaires. Son modèle d’affaires repose sur des partenariats structurants avec des donateurs privés et des organismes subventionnaires. Nous produisons de la recherche et du contenu à forte valeur ajoutée, dans une logique d’impact et de diffusion stratégique.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités assure un soutien administratif, documentaire, logistique et financier de premier niveau aux activités du Pôle D. La personne titulaire de l’emploi contribue au bon fonctionnement quotidien des opérations en appuyant la préparation et le suivi de documents, la coordination de rencontres et d’activités, la mise à jour de fichiers et de tableaux de suivi, la mise en ligne de publications, ainsi que le traitement administratif de certaines opérations courantes, notamment les comptes de dépenses, la facturation, les demandes de paiement, les achats et la compilation de pièces justificatives.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT,



LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

- Effectue des travaux de soutien administratif et documentaire liés aux activités du Pôle D.
- Prépare, met en forme, classe et archive les documents liés aux activités du Pôle D.
- Assure la mise à jour des fichiers, des listes, des tableaux de suivi et des dossiers administratifs.
- Compile des informations de base à partir de documents, de courriels ou de fichiers existants.
- Effectue les suivis administratifs courants auprès des membres de l’équipe, des partenaires et des collaborateurs.
- Prépare et transmet les informations, les documents et les pièces justificatives requis.

- Appuie le traitement administratif des opérations financières courantes du Pôle D.

- Prépare, vérifie et transmet les comptes de dépenses conformément aux procédures applicables.
- Participe à la préparation et au suivi des factures, des demandes de paiement, des bons de commande, des demandes d’achat et des autres documents administratifs liés aux dépenses.
- Compile et classe les pièces justificatives requises.
- Effectue les suivis administratifs auprès des fournisseurs, des partenaires, des membres de l’équipe et des services internes concernant les paiements, les remboursements, les achats ou les documents manquants.
- Met à jour les fichiers de suivi liés aux dépenses, aux paiements, aux achats et aux engagements administratifs.
- Signale à la direction toute information manquante, toute incohérence ou toute situation nécessitant une validation.

- Veille à l’organisation logistique et matérielle des rencontres et des activités du Pôle D.

- Coordonne l’organisation matérielle des rencontres, des comités, des événements et des activités publiques.
- Effectue les réservations de salles, les commandes, les invitations, les confirmations et les suivis logistiques.
- Prépare les li

📌 Agente ou agent aux activités (Montreal)
🏢 HEC
📍 Montreal