Le Collège de Rimouski est actuellement à la recherche d'une secrétaire administrative ou d'un secrétaire administratif. Horaire de travail :Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30 Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consisteà accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies. Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service. Détenirun diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente. Cette personne jouera un rôle clé dans le soutien administratif aux projets et aux activités du service, en étroite collaboration avec le directeur adjoint aux ressources matérielles. Assurer la gestion des correspondances reçues dans la boîte courriel « Projets et infrastructures » et effectuer certains suivis auprès des intervenants concernés tels que des firmes d'architectes et d'ingénieurs,
des entrepreneurs ainsi que divers fournisseurs de services ; Assurer le suivi administratif des commandes et de la facturation, contribuer à la préparation de certaines redditions de comptes, effectuer les demandes de permis, participer aux processus d'appels d'offres et veiller à la mise à jour rigoureuse des tableaux de suivi; Veiller au classement et à l'archivage des dossiers afin d'assurer une gestion documentaire du service ; Préparer et mettre à jour différents tableaux de suivi, outils de gestion et comptes rendus de réunion ; Collaborer avec les différents membres de l'équipe à la production de documents et à la réalisation des suivis administratifs. Bonne maîtrise de la langue française; Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et du courrier électronique; Expertise dans les logiciels de collaborations; Connaissance de diverses étapes d'un projet ou en construction. Tests requis En complément d'une entrevue, les exigences particulières seront mesurées à l'aide de tests, notamment de français écrit et psychométriques. Le Collège de Rimouski souscrit aux programmes d'accès à l'égalité en emploi en vigueur et invite les femmes, les personnes en situation d'handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature. Les personnes en situation d'handicap ayant besoin d'un accommodement durant le processus de candidature peuvent en faire la demande par courriel à l'adresse [email protected].