Adjoint (e) administratif (ve) – immobilierLieu : MontréalType d’emploi : permanent, temps pleinSalaire : 50 000 – 55 000$ + assurances collectivesHoraire: 37.5 hrs/semaineEn présentielNous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien aux activités de bureau au sein d’une entreprise de services immobiliers!La personne travaillera en étroite collaboration avec le directeur, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.Responsabilités :Opérations du bureauFournir un soutien administratif au Directeur administratif et à l’équipe de directionRédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiersTraiter les appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principalOrganiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoinCoordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événementsVeiller au respect des politiques de l’entrepriseGestion des fournisseurs et administrationGérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.),



les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externesGestion des demandes et soutien informatiqueGérer les demandes de soutien à l’informatiqueRépondre aux questions des courtiers et personnel administratifÊtre le point de contact avec la firme informatique externeVérifier la facturation des heures chargeablesAutres tâches administrativesCollaborer avec le Directeur administratif sur les questions de continuité des activitésAider à l’intégration des nouveaux employésVoir aux commandes des cartes professionnelles avec le MarketingVérifier certains documents (révision, impression, reliure)S’assurer de l’exactitude des informations sur certaines listes internes et externesDocumentationRédiger, corriger et vérifier la documentation standardCréer une base de données de clauses standards et documentsRendre accessible les modèles de documentsAccompagner les courtiers dans leurs différentes recherchesVérifier et s’assurer de l’exactitude des documents disponible dans le fichier centralComptabilitéVérifier les factures des fournisseursCodifier les factures pour la refacturation aux courtiersVérification des paiements en collaboration avec le comptableSaisie des feuilles de temps pour la paieCompétences demandées:Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratifDétenir un diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat ou autre formationPermis de courtier immobilier (un atout)Expérience en Immobilier, droit, assurance ou financeBilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout (pour répondre aux bureaux à l’étranger)Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux languesCapacité à travailler sous pressionCapacité à travailler en équipe et de façon autonomeCapacité à interagir rapidement et fixer ses prioritésCapacité à suivre des instructions et des procéduresCapacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la directionSolides compétences avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)Bon jugement, tact et discrétion#J-18808-Ljbffr

📌 553743 - Administrative Assistant - C$19.4 - C$25.1 Par Heure (Winnipeg)
🏢 AAA Canada
📍 Winnipeg