PEO Canada is partnering with our client, a global commercial real estate organization, in their search for an Office Manager. The successful candidate will serve as the manager of all administrative support positions at a Montreal area shopping center. The majority of tasks require independent planning and prioritization. The Office Manager must be able to evaluate alternatives, choose best practices and complete tasks in the most efficient manner.

PEO Canada collabore avec l’un de nos clients, une organisation internationale spécialisée dans l’immobilier commercial, dans le cadre de la recherche d’un(e) responsable administratif(ve) (Office Manager). La personne retenue supervisera l’ensemble des fonctions de soutien administratif au sein d’un centre commercial situé dans la région de Montréal. La majeure partie des tâches exige une capacité à planifier et à établir des priorités de manière autonome. Le/la responsable administratif(ve) doit être en mesure d’évaluer les différentes options, de privilégier les meilleures pratiques et d’exécuter les tâches avec une efficacité optimale.

Responsibilities:

- Administrative support for property financial cycle as relates to Accounts Payable and Accounts Receivable, procurement card, petty cash, property budget, contract preparation and media funds.
- Support and administration of marketing events, promotions, sponsorships, collateral management and proof of performance
- Coordination and support with short term leasing agreements, tracking and reviewing milestones of lease agreements
- Perform general office administrative tasks such as ordering and maintaining inventory ofoffice supplies and equipment, preparation of customer complaint responses and keeping vehicle titles and auto insurance current.




- Process required documents and procedures for new hires, terminations and other personnel status changes
- Prepare payroll and time entry and obtaining approval of the Mall Manager for each payroll time period
- Coordinate all tasks with Administrative Staff to ensure that all departments are supported and all work is completed correctly and in a timely manner

Responsabilités :

- Assurer le soutien administratif lié au cycle financier de la propriété, notamment en ce qui concerne les comptes fournisseurs et clients, les cartes d’achat, la petite caisse, le budget de la propriété, la préparation des contrats et la gestion des fonds publicitaires.
- Soutenir et administrer les événements marketing, les promotions, les commandites, la gestion des supports promotionnels et le suivi des preuves de réalisation.
- Coordonner et assurer le suivi des contrats de location à court terme, incluant le contrôle et l’examen des étapes clés de ces ententes.
- Effectuer des tâches administratives générales, telles que la commande et la gestion des stocks de fournitures et d’équipements de bureau, la rédaction de réponses aux plaintes des clients, ainsi que le suivi des titres de propriété et des assurances des véhicules.
- Gérer les documents et les procédures liés aux nouvelles embauches, aux départs et à tout autre changement de statut du personnel.
- Préparer la paie et la saisie des heures travaillées,



et obtenir l’approbation du directeur du centre commercial pour chaque période de paie.
- Coordonner les tâches du personnel administratif afin de garantir que tous les départements bénéficient du soutien nécessaire et que le travail soit effectué correctement et dans les délais impartis.

Requirements:

- High school diploma or equivalent. Some college or professional school preferred
- 3-5 years administrative office experience in a rapid paced environment.
- Supervisory and coaching skills with the ability to delegate tasks
- Aptitude for understanding financial reports and extracting information
- Strong working knowledge of various computer software such as Microsoft Office, JD Edwards and Web based input software
- Effective verbal and written communication in both English and French

Thank you to all candidates for the interest in apply. Those potentially suitable for the position will be contacted directly.

Exigences :

- Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; une formation postsecondaire ou professionnelle est un atout.
- 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement dynamique.
- Compétences en supervision et en encadrement, avec une aptitude à déléguer des tâches.
- Capacité à comprendre des rapports financiers et à en extraire des informations pertinentes.
- Solide maîtrise de divers logiciels, notamment la suite Microsoft Office, JD Edwards et des outils de saisie de données en ligne.
- Excellente maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Les personnes dont le profil correspond aux exigences du poste seront contactées directement.

Work Location: In person

📌 Office Manager (Montreal)
🏢 PEO Canada
📍 Montreal