Abitibi-Témiscamingue - Abitibi-Ouest La Sarre

Le greffier ou la greffière dirige le Service du greffe et assure le soutien administratif et légal des instances et des services municipaux. À titre de secrétaire du conseil, la personne veille à la préparation, à la conformité et au suivi des séances, règlements, résolutions, avis publics et autres actes officiels.

Gardienne légale des archives et des documents municipaux, elle conseille également la direction et les services sur l’application des lois, les contrats publics, l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels, les réclamations et les assurances. Elle supervise l’adjointe-greffière, l’accompagne dans l’exercice de ses responsabilités, répartit les mandats et assure le suivi de la qualité et la continuité des activités du greffe.

Qualités et compétences

Ce poste s’adresse à une personne qui souhaite exercer une influence concrète sur la qualité des décisions municipales et la confiance du public envers l’administration.

Soutenir la vie démocratique et le conseil municipal

- Planifier et coordonner la préparation des séances du conseil, des caucus et des consultations publiques.
- Assister aux séances et caucus, puis rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
- Assurer le suivi des résolutions, règlements, avis publics et autres formalités légales.
- Conseiller les élus, la direction et les services sur les règles de gouvernance municipale.
- Agir comme président ou présidente d’élection et planifier, organiser et coordonner les élections municipales générales tenues tous les quatre ans ainsi que, lorsque requis, les élections partielles, les référendums et les consultations publiques.

Assurer la conformité juridique et contractuelle





- Interpréter les lois, règlements et ordonnances applicables et suivre l’évolution législative et jurisprudentielle.
- Rédiger ou réviser les appels d’offres et veiller à la conformité des processus d’adjudication des contrats.
- Recevoir les soumissions publiques, procéder à leur ouverture et tenir à jour les dossiers requis, notamment au SEAO.
- Rédiger et réviser les règlements municipaux ainsi que préparer, vérifier et corriger les contrats, ententes, lettres et autres documents officiels.
- Coordonner, au besoin, les mandats confiés à des conseillers juridiques externes.

Protéger l’information et les documents officiels

- Agir comme responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
- Recevoir, analyser et traiter les demandes d’accès conformément aux délais et obligations légales.
- Assurer la garde, l’intégrité, le classement et la conservation des archives et documents municipaux.
- Développer et maintenir des pratiques rigoureuses de gestion documentaire.

Gérer les risques et consei ler l’organisation

- Recevoir et assurer le suivi des réclamations pour dommages matériels ou corporels.
- Gérer le portefeuille des assurances générales de la municipalité.
- Réaliser des recherches, analyses et recommandations pour soutenir la prise de décision.
- Planifier le budget du greffe, administrer les ressources et effectuer les suivis requis.
- Coordonner, au besoin, certaines tâches liées au greffe confiées à d’autres membres du personnel administratif.
- Collaborer étroitement avec tous les services afin de prévenir les risques juridiques et administratifs.
- BAC en droit, droit notorial ou dans une discipline pertinente, toute combinaison de formation et d’expérience jugée pert

📌 Greffier/greffière (La Sarre)
🏢 Fqm
📍 La Sarre