Coordonnateur(trice) de la logistique et des projets – Salons professionnels Entourage X Département : Salons professionnels, expositions et opérations Lieu de travail : Kirkland, Québec Type de poste : Temps plein Rémunération : 21,00 $ l’heure Exigences linguistiques : Bilinguisme français-anglais souhaité Supérieur immédiat : Équipe de gestion de projets / Opérations

À propos
d’Entourage X
- Entourage X est une entreprise dynamique spécialisée dans les salons professionnels, les expositions et les environnements expérientiels. Nous sommes fiers de réaliser des projets de qualité grâce au travail d’équipe, au souci du détail, à l’innovation et à notre engagement envers un service à la clientèle exceptionnel.
- Dans le cadre de notre croissance, nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de la logistique et des projets – Salons professionnels organisé(e), proactif(ve) et à l’aise avec le travail manuel pour soutenir notre portefeuille grandissant de clients participant à des salons de plus petite envergure.
- Ce poste combine la coordination de projets et des tâches opérationnelles concrètes, notamment la réception, la préparation, l’emballage et l’expédition du matériel destiné aux salons professionnels.
- La personne idéale aime travailler dans un environnement dynamique, apprécie la variété des tâches administratives et physiques et veille à ce que chaque expédition soit exacte, bien organisée et livrée dans les délais. Résumé du poste
- Le ou la titulaire du poste est responsable de coordonner la préparation et le déplacement du matériel destiné aux salons professionnels, depuis la réception et l’organisation des articles jusqu’à leur emballage, leur expédition et leur retour.
- En collaboration avec les coordonnateurs de projets, le personnel de l’entrepôt, les transporteurs et les équipes d’installation et de démontage (I&D;), cette personne veille à ce que tout le matériel soit comptabilisé, correctement préparé et prêt pour chaque événement.
- Il s’agit d’un poste opérationnel et pratique qui convient à une personne souhaitant participer à l’ensemble du processus plutôt que de travailler exclusivement dans un bureau. Principales responsabilités 1. Réception des commandes et gestion du matériel
- Recevoir les commandes des clients, les matériaux et le matériel destinés aux projets.
- Vérifier les quantités reçues et inspecter les articles en les comparant aux bordereaux d’expédition et aux documents de commande.
- Prendre des photos des marchandises reçues, y compris des étiquettes d’expédition, lorsque requis.
- Identifier et organiser le matériel selon le client, le projet, la description et les quantités.
- Tenir des registres exacts du matériel reçu, préparé, expédié et retourné.
- Signaler tout article manquant, endommagé ou incorrect à la personne responsable.
- Maintenir les zones de réception et d’entreposage propres, organisées et facilement accessibles. 2. Préparation et emballage du matériel
- Prélever les articles et le matériel nécessaires à chaque projet de salon professionnel.
- Examiner les exigences du projet et les listes de colisage afin de s’assurer que tous les articles requis sont inclus.
- Préparer, assembler, organiser et emballer le matériel conformément aux spécifications du projet.
- Vérifier les quantités, les dimensions, les poids et les destinations avant chaque expédition.
- S’assurer que le matériel est adéquatement protégé, étiqueté et prêt pour le transport.
- Respecter les procédures de l’entrepôt et maintenir un espace de travail propre et sécuritaire.
- Participer aux vérifications d’inventaire ainsi qu’au retour, à l’inspection et à la remise en stock du matériel après les événements. 3. Coordination des expéditions et du transport
- Coordonner les expéditions sortantes avec les transporteurs et les services de messagerie désignés.
- Communiquer les renseignements nécessaires aux expéditions, notamment le nombre de colis, les dimensions, les poids et les destinations.
- Vérifier l’exactitude des connaissements, des étiquettes d’expédition et des documents connexes.
- Confirmer les dates d’expédition, les heures de ramassage et les exigences de livraison.
- Faire le suivi des expéditions et signaler tout retard ou écart aux personnes concernées.
- S’assurer que les documents d’expédition sont remplis et conservés conformément aux procédures établies. 4. Coordination des projets et des équipes d’installation et de démontage (I&D;)
- Collaborer étroitement avec les coordonnateurs de projets afin de confirmer les exigences, les échéanciers et les calendriers d’expédition.
- Coordonner la disponibilité et la livraison du matériel avec les équipes d’installation et de démontage (I&D;).
- Communiquer les renseignements relatifs aux ramassages, aux livraisons et aux besoins en matériel aux équipes internes et aux partenaires externes.




- Veiller à ce que le matériel arrive au bon endroit et à temps pour l’installation et le montage des stands.
- Participer à la coordination des retours et à la vérification du matériel après chaque salon.
- Signaler rapidement tout conflit d’horaire, matériel manquant ou problème logistique susceptible de nuire à la réalisation du projet. 5. Travail d’équipe, sécurité et amélioration continue
- Collaborer avec les équipes de l’entrepôt, de la gestion de projets, de la production et des opérations.
- Respecter les procédures de l’entreprise et les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
- Manipuler le matériel avec soin et utiliser l’équipement et les équipements de protection appropriés.
- Assurer une communication claire et une documentation exacte à chaque étape du projet. Assumer la responsabilité des tâches confiées et contribuer à l’efficacité des opérations ainsi qu’à la satisfaction des clients. Qualifications et compétences
- Une expérience en entrepôt, en logistique, en expédition et réception, en coordination d’événements ou en coordination de projets constitue un atout.
- Une expérience dans le domaine des salons professionnels, des expositions, du matériel événementiel ou de la gestion des stocks est considérée comme un avantage.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéanciers dans un environnement dynamique.
- Bonnes aptitudes en communication et en coordination.
- Aisance à effectuer des tâches manuelles, notamment soulever, déplacer, préparer et emballer du matériel, dans le respect des limites de manutention sécuritaire.
- Connaissances informatiques de base et capacité à tenir des registres exacts d’inventaire et d’expédition.
- Fiabilité, esprit d’équipe et approche proactive en matière de résolution de problèmes.
- La maîtrise du français et de l’anglais est souhaitée.

Profil recherché

- Nous recherchons une personne :
- Qui apprécie la combinaison du travail manuel et des tâches administratives de coordination.
- Fiable, rigoureuse et soucieuse de la qualité de son travail.
- Capable de travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec l’ensemble de l’équipe.
- Pragmatique et capable de résoudre les problèmes, tout en comprenant l’importance d’une préparation exacte et d’une communication rapide pour assurer le bon déroulement des salons professionnels. Pourquoi vous joinder à Entourage X ?
- Faire partie d’une équipe collaborative dans le secteur dynamique des salons professionnels et des événements.
- Acquérir une expérience concrète de toutes les étapes de la logistique et de la réalisation de projets événementiels.
- Occuper un poste varié où l’organisation, l’initiative et le travail d’équipe ont un impact direct.
- Contribuer à la réussite d’événements pour une clientèle diversifiée. Rémunération : 21,00 $ l’heure Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature et à nous faire part de leur expérience en logistique, en entrepôt, en expédition ou en coordination d’événements. Trade Show Logistics & Project Coordinator Entourage X Department: Trade Shows & Exhibitions / Operations

Location:
Kirkland, Quebec

Job Type
Full-Time Compensation: $21.00 per hour Language

Requirements:
Bilingual English and French preferred Reports To: Project Management / Operations About Entourage X Entourage X is a dynamic company specializing in trade shows, exhibitions, and experiential environments. We take pride in delivering quality projects through teamwork, attention to detail, innovation, and a commitment to exceptional customer service. We are looking for an organized, proactive, and hands-on Trade Show Logistics & Project Coordinator to support our growing portfolio of smaller trade show projects and clients. This role combines project coordination with practical, hands-on responsibilities, including receiving, preparing, packing, and shipping trade show assets. The ideal candidate enjoys working in a fast-paced environment, is comfortable balancing administrative and physical tasks, and takes ownership of ensuring that every shipment is accurate, organized, and delivered on schedule. Position Summary The Trade Show Logistics & Project Coordinator is responsible for coordinating the preparation and movement of trade show assets from receipt and inventory organization through packing, shipping, and return. Working closely with Project Coordinators, warehouse staff, shipping providers, and Installation & Dismantling (I&D;) crews, this individual will help ensure that all materials are accounted for, properly prepared, and ready for each event.



This is a hands-on operational role suited to someone who enjoys being involved in the entire process rather than working exclusively at a desk.

Key Responsibilities
1. Receiving Order & Asset Management
- Receive incoming client orders, materials, and trade show assets.
- Verify quantities and inspect items against packing slips and order documentation.
- Photograph incoming shipments, including shipping labels, when required.
- Label and organize assets according to client, project, description, and quantity.
- Maintain accurate records of received, prepared, shipped, and returned materials.
- Identify and report missing, damaged, or incorrect items to the appropriate team member.
- Keep storage and receiving areas organized and accessible. 2. Asset Pulling, Preparation & Packing
- Pull the required assets and materials for each assigned trade show project.
- Review project requirements and packing lists to ensure all necessary items are included.
- Prepare, assemble, organize, and pack assets according to project specifications.
- Verify quantities, dimensions, weights, and destination details before shipment.
- Ensure materials are properly protected, labelled, and ready for transportation.
- Follow established warehouse procedures and maintain a clean, secure, and organized workspace.
- Assist with inventory checks and the return, inspection, and restocking of assets after events. 3. Shipping & Transportation Coordination
- Coordinate outgoing shipments with designated shipping providers and couriers.
- Communicate shipment details, including piece counts, dimensions, weights, and destinations.
- Review Bills of Lading (BOLs), shipping labels, and related documentation for accuracy.
- Confirm shipping dates, pickup arrangements, and delivery requirements.
- Track shipments and communicate delays or discrepancies to the appropriate team members.
- Ensure all shipment documentation is completed and retained as required. 4. Project & I&D; Coordination
- Work closely with Project Coordinators to confirm project requirements, deadlines, and shipping schedules.
- Coordinate the availability and delivery of assets with Installation & Dismantling (I&D;) crews.
- Communicate pickup, delivery, and material requirements to internal teams and external partners.
- Help ensure assets arrive at the correct location in time for installation and event setup.
- Assist with coordinating returns and the reconciliation of assets following each show.
- Flag potential scheduling conflicts, missing materials, or logistical issues before they affect project delivery. 5. Teamwork, Safety & Continuous Improvement
- Collaborate with warehouse, project management, production, and operations teams.
- Follow company procedures and health and safety requirements.
- Handle materials carefully and use appropriate equipment and protective gear.
- Maintain transparent communication and accurate documentation throughout each project.
- Take ownership of assigned tasks and contribute to efficient workflows and positive client outcomes. Qualifications & Skills
- Previous experience in warehouse operations, logistics, shipping and receiving, event coordination, or project coordination is an asset.
- Experience with trade shows, exhibitions, event materials, or inventory management is considered an advantage.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a quick-paced environment.
- Good communication and coordination skills.
- Comfortable performing hands-on work involving lifting, moving, preparing, and packing materials, within established safety limits.
- Basic computer skills and the ability to maintain accurate inventory and shipping records.
- A reliable, team-oriented attitude with a proactive approach to problem-solving.
- Bilingual English and French are preferred. What We're Looking For
- Someone who enjoys a mix of physical, hands-on work and administrative coordination.
- A dependable individual who follows through on tasks and takes pride in getting the details right.
- Someone who can work independently while collaborating effectively with the wider team.
- A practical problem-solver who understands that accurate preparation and timely communication are essential to successful trade show execution. Why Join Entourage X?
- Be part of a collaborative team in the dynamic trade show and events industry.
- Gain exposure to the full lifecycle of trade show logistics and project delivery.
- Take on a varied role where organization, initiative, and teamwork make a direct impact.
- Contribute to delivering successful events for a diverse portfolio of clients. Compensation: $21.00 per hour Schedule: Full-time, Monday to Friday Interested candidates are invited to apply and tell us about their experience in logistics, warehouse operations, shipping, or event coordination. Rémunération : 21,00$ par heure Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages:
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vision
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) de la logistique et des projets (Kirkland)
🏢 Entourage X
📍 Kirkland