This Bilingual Clerk 5 position reports to the Bilingual Office Supervisor/Admin Support position. This bilingual position provides bilingual services to our bilingual residents, as well to their families, visitors, volunteers and staff at our site. This role prepares estate work, co-ordinates resident invoices, manages receipt of payments, preparing resident financial charts upon moving in and discharge, maintains Memorial Trust and supports the maintenance and monitoring of the account receivables ledger on 82 residents. The Bilingual Clerk 5 provides administrative support to staff and management as well as reception duties.

Duties will include :

- Prepare estate documents (letters, cheques, payment requisitions): ensure outstanding invoices are paid, contact families and retain all files on deceased residents for estate billing and possible audits.
- Process accounts receivable in oracle (overpayments, name changes, address change, etc.)
- complete appropriate documentation for resident admissions and discharges.
- assist with new residents moving into the facility by preparing and maintaining their financial charts. Meet residents and families upon move-in.
- Collect and deposit, on a monthly basis, applicable monies designated for Resident Trust Accounts and process bill payments from Resident Trust Accounts of expenses incurred by resident
- Receive and account for all Revenue to the Provincial Treasury account including issuing receipts, bank deposits and providing a monthly report to the Regional Finance Department;
- Ensure income taxes have been completed for each resident.
- prepare financial information for various government institutions on residents.
- receive, sort, and distribute incoming and outgoing mail;
- maintain adequate office supplies and forms for the facility,



order supplies on a bi-weekly basis
- provide clerical support to staff of the facility.
- maintain yearly statistical information.
- manage the financial files using R.I.M. policies.
- prepare documents and send to translation office.
- update and maintain the communication boards and slideshow for residents and visitors.
- provide Reception / Switchboard duties.
- type, file and other administrative duties, attend meetings and take notes when required; and other duties as required.

Minimum Qualifications :

- Applicants must have successful completion of a recognized post-secondary program in business or office studies with considerable relevant office experience.
- This is a bilingual position. Advanced oral proficiency in French and English is required.
- Typing proficiency at the level of 50 words per minute, net of errors.
- The successful applicant must have a valuable previous work and attendance record.
- Additional relevant education and experience will be considered an asset.
- Experience working in a long-term care facility will be considered an asset.

Applicants are expected to complete the full length of this assignment unless appointed to a permanent position.

Salary Range :$26.94 - $29.29 per hour

Bi-Weekly Hours :75.0 hours Bi-weekly / Days / Monday to Friday, Some Evenings / Weekends When Necessary

Posting ID: 172429





- Ce poste de commis bilingue 5 relève du poste bilingue de superviseure ou superviseur de bureau/soutien administratif. La ou le titulaire du poste offre des services bilingues aux résidentes et résidents bilingues, à leurs familles et visiteuses et visiteurs, ainsi qu’aux bénévoles et au personnel du foyer. Elle ou il prépare les travaux de la succession, coordonne les factures des résidentes et résidents, gère la réception des paiements, prépare les tableaux financiers des résidentes et résidents lors de l’emménagement et de la sortie, maintient le fonds commémoratif et participe à la tenue et au suivi du registre des comptes débiteurs pour 82 résidentes et résidents. La ou le commis 5 fournit un soutien administratif au personnel et à la direction et assure des tâches de réception.

Les tâches comprennent les suivantes :

- Préparer les documents relatifs à la succession (lettres, chèques, demandes de paiement) : s’assurer que les factures en souffrance sont payées, contacter les familles et conserver tous les dossiers relatifs aux résidentes et résidents décédés en vue de la facturation de la succession et d’éventuelles vérifications.
- Traiter les comptes débiteurs dans Oracle (paiements excédentaires, changements de nom, changements d’adresse, etc.).
- Remplir la documentation appropriée par rapport aux admissions et aux congés des résidentes et résidents.
- Aider les résidentes et résidents à emménager dans l’établissement en préparant et en maintenant leurs tableaux financiers; rencontrer les résidentes et résidents et les familles une fois l’emménagement terminé.
- Recueillir et déposer, sur une base mensuelle, les fonds applicables désignés pour les comptes en fiducie des résidentes et résidents

📌 Bilingual Clerk (Summerside)
🏢 Health PEI
📍 Summerside