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Aura Dermatologie est un cabinet privé de dermatologie situé au cœur de Montréal.

- Débrouillard(e)
- Résolveur/euse de problèmes
- Soucieux/se du détail
- À l'aise avec la technologie
- Esprit d'équipe
- Orienté(e) vers la croissance
- Bon sens de l'humour
- Intégrité (faire ce qui est juste)
- Excellence (être le meilleur)
- Bienveillance (faire le bien)

Responsabilités principales :

1. Gestion du calendrier et de l’horaire

- Assumer l’entière responsabilité de la gestion de l’horaire professionnel de l’équipe de direction, selon les consignes établies.
- Examiner l’emploi du temps chaque semaine pour assurer une gestion optimale du temps pour l'équip de direction.
- Protéger les blocs de concentration et régler les conflits d’horaire de façon proactive.
- Coordonner les réunions avec les partenaires de notre organisation et envoyer des rappels opportuns.
- Planifier les rendez-vous personnels du PDG.

- Gestion des courriels et des communications

- Gérer la boîte courriel du PDG : trier chaque jour et transmettre uniquement les messages critiques pour la prise de décision.
- Rédiger la correspondance du PDG et maintenir des gabarits pour les communications récurrentes.
- Gérer professionnellement les appels entrants, fournir des informations sur nos services et prendre des messages détaillés.

- Saisie des tâches et suivis

- Consigner les actions issues des réunions, des messages et des courriels, avec prochaines étapes et échéances claires.
- Réaliser les suivis à temps et fermer les boucles systématiquement.

- Recherche et rapports

- Préparer des synthèses de recherche concises et prêtes pour la décision, avec options et recommandations.
- Préparer et livrer les rapports récurrents selon le calendrier.

- Voyages, logistique et administration personnelle





- Planifier et optimiser les déplacements; gérer les changements de façon autonome.
- Gérer les tâches administratives personnelles afin de réduire la friction et la charge mentale.

- Soutien administratif et financier

- Coordonner le cycle de paie aux deux semaines : produire les rapports de feuilles de temps et de rémunération, calculer les heures supplémentaires, les commissions et les bonis, et les communiquer au comptable.
- Réviser les rapports de paie et informer l'équipe de direction des montants prélevés du compte de l’entreprise.
- Gérer toutes les communications avec l'équipe comptable et, sur demande, avec la banque.
- Assurer la tenue de livres : consigner chaque reçu et payer les factures en souffrance.
- Préparer le rapport financier hebdomadaire.
- Gérer les documents de la CNESST : les classer, les revoir avec l'équipe de direction, les partager avec l'équipe comptable et prendre les mesures appropriées.
- Maintenir des dossiers organisés, exacts et confidentiels.

- Soutien au recrutement et aux opérations RH

- Préparer la logistique d’intégration des nouveaux membres de l’équipe.

- Documentation des processus

- Documenter les tâches récurrentes sous forme de procédures (SOP), de listes de vérification et de gabarits.
- Repérer les occasions d’automatisation et améliorer les systèmes en continu.

- Marketing et gestion des prospects





- Gérer toutes les communications avec l'équipe marketing et assurer la coordination avec les partenaires marketing.
- Réviser le contenu des supports marketing (imprimés, site Web, infolettre) avant publication.
- Monter, réviser et envoyer l’infolettre hebdomadaire ou bimensuelle.
- Réviser et planifier les publications pour les réseaux sociaux.
- Assurer un suivi rapide et constant des prospects.
- Répondre aux avis Google avec rapidité et professionnalisme.
- Promouvoir et vendre les services de l'entreprise.
- Fournir des informations détaillées sur les traitements et répondre aux questions des patients.

- Soutien à la formation médicale continue du directeur médical

- Saisir les crédits de FMC et les tenir à jour.
- Aider à organiser les réunions éducatives et consigner les crédits.

- Premières impressions et expérience des clients

- Assurer un environnement accueillant et professionnel pour tous les clients et visiteurs.
- Traiter les préoccupations et les demandes des clients avec empathie et efficacité.
- Aider à la gestion des clients ou patients insatisfaits (satisfaction de la clientèle).
- Envoyer les confirmations de rendez-vous de façon fiable.
- Contribuer à offrir une expérience exceptionnelle à nos clients et partenaires.

D’autres tâches pourraient être assignées.

Qualifications :

- Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
- Expérience avérée dans un rôle similaire dans un environnement de soins de santé.
- Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Fortes capacités organisationnelles et multitâches.
- Maîtrise des équipements de bureau et informatiques.
- Souci du détail avec un haut niveau de précision dans la gestion des dossiers des patients

📌 Adjoint(E) Exécutive (Montreal)
🏢 Aura Dermatologie
📍 Montreal