Description du poste

Notre équipe de planification prépare chaque événement des mois à l’avance. Vous êtes la personne qui lui donne vie sur le terrain.

À titre de Coordonnateur(trice) d'événements sur place, vous dirigez sur le terrain les tournées promotionnelles, les événements de fidélisation et les salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Du montage au démontage, l'installation, le déroulement, l'équipe et l'expérience des invité(e)s sont sous votre responsabilité. Vous ne regardez pas l'action de loin : vous montrez l'exemple, aux côtés de votre équipe. Quand un imprévu survient, vous le réglez avant que quiconque s'en aperçoive.

Vos responsabilités

- Préparation des événements : Réviser chaque BEO à l'avance, valider chaque élément avec ce qui a été confirmé et signaler les écarts avant d'arriver sur place
- Montage et démontage : Diriger l'installation du mobilier, de la signalisation, de l'audiovisuel et des éléments de marque en y participant activement, puis veiller à ce que tout soit emballé et comptabilisé à la fin
- Votre équipe sur place : Informer l'équipe, attribuer les rôles et rester sur le terrain toute la journée en prêtant main-forte là où c'est nécessaire
- L'expérience des invité(e)s : Gérer l'inscription, accueillir les invité(e)s, prendre en charge les arrivées non inscrites et donner un ton chaleureux et professionnel dès le premier bonjour
- Service alimentaire : Coordonner avec le traiteur pour que le service et l'horaire soient impeccables




- Relations avec les lieux et les partenaires : Être la personne-ressource du personnel des lieux, des fournisseurs, des représentant(e)s Techo-Bloc et des partenaires, et vous assurer que chacun a ce dont il a besoin
- Résolution de problèmes en temps réel : Respecter l'horaire du programme et régler les imprévus avant qu'ils n'atteignent les invité(e)s
- Suivi post-événement : Faire un compte rendu à l'équipe de planification et vérifier les factures finales par rapport au BEO, en signalant tout écart ou dépassement

À quoi ressemble une journée

Aucune journée d’événement ne se ressemble. Votre journée pourrait notamment comprendre :

- Arriver avant le lever du soleil pour diriger l’installation et vous assurer que tout est prêt avant l’ouverture des portes.
- Faire une tournée du site avec l’équipe, repérer un problème de dernière minute et trouver une solution avant l’arrivée des invités.
- Accueillir les invités à leur arrivée et donner le ton à l’expérience.
- Coordonner le lieu, l’équipe de traiteur et les fournisseurs tout en gardant votre équipe alignée sur le déroulement prévu.
- Prendre une décision rapidement lorsqu’un imprévu survient et maintenir l’événement sur la bonne voie.
- Diriger le démontage après le départ du dernier invité et vous assurer que chaque élément est comptabilisé avant de quitter les lieux.
- Envoyer un court compte rendu à l’équipe de planification pendant que les détails sont encore frais.

📌 Coordonnateur(trice) d'événements sur site (Saint-Hubert)
🏢 Techo-Bloc
📍 Saint-Hubert