Adjoint (e) administratif (ve) – immobilier

Lieu : Montréal

Type d’emploi : permanent, temps plein

Salaire : 50 000 – 55 000$ + assurances collectives

Horaire: 37.5 hrs/semaine

En présentiel

Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien aux activités de bureau au sein d’une entreprise de services immobiliers!

La personne travaillera en étroite collaboration avec le directeur, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.

Responsabilités :
Opérations du bureau

Fournir un soutien administratif au Directeur administratif et à l’équipe de direction

Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers

Traiter les appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal

Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin

Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements

Veiller au respect des politiques de l’entreprise

Gestion des fournisseurs et administration

Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes

Gestion des demandes et soutien informatique

Gérer les demandes de soutien à l’informatique

Répondre aux questions des courtiers et personnel administratif

Être le point de contact avec la firme informatique externe

Vérifier la facturation des heures chargeables

Autres tâches administratives





Collaborer avec le Directeur administratif sur les questions de continuité des activités

Aider à l’intégration des nouveaux employés

Voir aux commandes des cartes professionnelles avec le Marketing

Vérifier certains documents (révision, impression, reliure)

S’assurer de l’exactitude des informations sur certaines listes internes et externes

Documentation

Rédiger, corriger et vérifier la documentation standard

Créer une base de données de clauses standards et documents

Rendre accessible les modèles de documents

Accompagner les courtiers dans leurs différentes recherches

Vérifier et s’assurer de l’exactitude des documents disponible dans le fichier central

Comptabilité

Vérifier les factures des fournisseurs

Codifier les factures pour la refacturation aux courtiers

Vérification des paiements en collaboration avec le comptable

Saisie des feuilles de temps pour la paie

Compétences demandées:

Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif

Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat ou autre formation

Permis de courtier immobilier (un atout)

Expérience en Immobilier, droit, assurance ou finance

Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout (pour répondre aux bureaux à l’étranger)

Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues

Capacité à travailler sous pression

Capacité à travailler en équipe et de façon autonome

Capacité à interagir rapidement et fixer ses priorités

Capacité à suivre des instructions et des procédures

Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction

Solides compétences avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Bon jugement, tact et discrétion

#J-18808-Ljbffr

📌 Adjoint (e) administratif (ve) – immobilier
🏢 Synergie Group (Canada)
📍 Quebec City