Adjointe / Adjoint de direction

À propos de nous

Williams Pharmalogistics est un acteur clé dans le secteur du transport et de la logistique, spécialisé dans la livraison à température contrôlée. Nous offrons un service de distribution fiable et rigoureux, particulièrement pour le secteur pharmaceutique et les produits sensibles.

Le /la titulaire de ce poste a pour mandat d’assister l’équipe de direction dans une vaste gamme de tâches administratives. Idéalement, il n’en est pas à sa première expérience d’Adjoint auprès d’un cadre, a une attitude proactive et est en mesure de composer avec des priorités en constante évolution dans un environnement dynamique au rythme soutenu. Cette personne doit non seulement avoir d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes et un bon jugement, mais aussi savoir faire preuve de créativité, d’initiative et d’une grande discrétion lorsqu’il s’agit d’affaires de nature hautement confidentielle ou délicate. Cette personne doit aussi savoir gérer son temps, prioriser les bonnes tâches et interagir avec aisance et tact auprès de gestionnaires de tous les échelons, à l’interne comme à l’externe. Le titulaire du poste aura à régler des problèmes urgents en mettant à contribution son sens de l’organisation et ses compétences en communication écrite et orale.

Horaire : Du lundi au vendredi, à raison de 40 heures par semaine.

Rémunération : Salaire concurrentiel, selon l’expérience et les compétences du candidat.

Responsabilités :

- Maintenir à jour divers rapports opérationnels;
- Pendre les rendez-vous, organiser les mandats spéciaux et planifier la logistique des réunions, des activités des différents services, des itinéraires et des déplacements;
- Traiter les communications et les données de nature délicate ou confidentielle avec discrétion et tact;
- Organiser des réunions, préparer l’ordre du jour, assister aux réunions et faire un suivi des mesures à prendre;
- Gérer efficacement les documents et utiliser avec aisance divers logiciels et technologies;
- Gérer proactivement les courriels et tenir à jour le calendrier Président et en faisant respecter les échéanciers pour les réunions;
- Traiter les renseignements, en s’occupant parfois de priorités concurrentes, sans sacrifier la qualité du travail;
- Faire preuve de jugement dans l’ordre de traitement des demandes;
- Préparer les rapports de dépenses mensuels et rapprocher les comptes;

Exigences :

- Diplôme d'études collégiales en administration;
- Posséder au moins 2 années d’expérience comme Adjoint Administratif auprès d’un cadre, de préférence dans le domaine du transport;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams)




- Capacité à explorer de nouvelles technologies au besoin;
- Aptitudes de communication orale et écrite dans les deux langues officielles- français/anglais.
- Grand sens de la planification, de l’organisation, et de la gestion du temps;
- Autonomie et capacité à travailler avec peu d’encadrement;
- Flexibilité, facilité d’adaptation au changement et à l’évolution des priorités, et capacité à garder son calme sous pression;
- Souci du détail, sens des priorités et capacité à accomplir avec diligence et minutie plusieurs tâches à la fois.

Pour postuler

Vous souhaitez relever un nouveau défi professionnel au sein d’une entreprise dynamique en pleine évolution ? Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre discrétion et votre capacité à soutenir efficacement une équipe de direction ?

Nous vous invitons à soumettre votre candidature en transmettant votre CV. Nous sommes à la recherche d’une personne proactive, rigoureuse et organisée, qui souhaite mettre ses compétences au service de notre équipe de direction et contribuer au bon fonctionnement de nos activités.

Au plaisir de découvrir votre candidature !

---------------------

Executive Assistant

About Us

Williams Pharmalogistics is a key player in the transportation and logistics industry, specializing in temperature-controlled delivery services. We provide reliable and efficient distribution services, particularly for the pharmaceutical sector and other temperature-sensitive products.

The successful candidate will provide administrative support to the executive leadership team across a wide range of responsibilities. Ideally, this individual will have previous experience supporting senior executives, demonstrate a proactive attitude, and be comfortable managing constantly evolving priorities in a fast-paced and dynamic workplace.

The ideal candidate will possess excellent problem-solving skills and sound judgment, while demonstrating creativity, initiative, and a high level of discretion when handling highly confidential or sensitive matters. Strong time management and prioritization skills are essential, along with the ability to interact professionally and tactfully with managers at all levels, both internally and externally.





The successful candidate must be able to address urgent issues effectively by leveraging strong organizational skills and excellent written and verbal communication abilities.

Schedule: Monday to Friday, 40 hours per week.

Compensation: Competitive salary based on the candidate’s experience and qualifications.

Responsibilities

- Maintain and update various operational reports.
- Schedule appointments, coordinate special projects, and manage the logistics of meetings, departmental activities, itineraries, and business travel.
- Handle sensitive and confidential communications and information with discretion and tact.
- Organize meetings, prepare agendas, attend meetings, and follow up on action items.
- Manage documents efficiently and demonstrate proficiency in various software applications and technologies.
- Proactively manage emails and maintain the President’s calendar, ensuring meetings are scheduled appropriately and deadlines are met.
- Process information and manage competing priorities without compromising the quality of work.
- Exercise sound judgment when prioritizing and responding to requests.
- Prepare monthly expense reports and reconcile accounts.

Qualifications and Requirements

- College diploma in Business Administration or a related field.
- At least two years of experience as an Administrative Assistant supporting a senior executive, preferably in the transportation industry.
- Proficiency in Microsoft Office applications, including PowerPoint, Excel, Word, Outlook, and Teams.
- Ability and willingness to learn and adopt recent technologies as needed.
- Strong written and verbal communication skills in both official languages (French and English); bilingualism is a strong asset.
- Excellent planning, organizational, and time management skills.
- Ability to work independently with minimal supervision.
- Flexibility and adaptability in response to changing priorities, with the ability to remain calm under pressure.
- Strong attention to detail, excellent prioritization skills, and the ability to manage multiple tasks efficiently and accurately.

How to Apply

Are you looking for your next professional challenge in a dynamic and growing company? Are you recognized for your organizational skills, discretion, and ability to provide effective support to an executive leadership team?

We invite you to submit your résumé for consideration. We are looking for a proactive, detail-oriented, and highly organized candidate who is eager to contribute their skills to our executive team and support the smooth operation of our business.

We look forward to receiving your application!

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Avantages :

- Assurance Dentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe / adjoint de direction (Lachine)
🏢 Williams Pharmalogistique
📍 Lachine