Adjointe administrative / Adjointe personnelle au président

Lieu : Westmount Type de poste : Temps plein Entrée en fonction : Immédiate

À propos de nous

Alfar Capital Management GP Inc . est un Fonds d’investissement privé pour les entrepreneurs . Nous accompagnons des entreprises en croissance et collaborons avec des investisseurs institutionnels et privés.

Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative organisée, discrète et proactive afin de soutenir directement le président du Fonds. Ce rôle combine des responsabilités d’assistance personnelle, de gestion administrative et de coordination du bureau.

La personne retenue jouera un rôle clé dans la gestion des affaires personnelles et professionnelles du président, tout en créant un environnement de travail agréable, fonctionnel et stimulant au quotidien.

Principales responsabilités

Gestion de l’agenda

- Planification et optimisation de l’agenda du président.
- Coordination de réunions avec investisseurs et partenaires.
- Effectuer les réservations nécessaires (restaurant, salle de conférence)
- Organisation complète des déplacements d’affaires (vols, hôtels, restaurants)
- Rappels et suivi des engagements.

Soutien personnel au président

- Organisation et classement de documents confidentiels personnels et administratifs.
- Gestion et paiement des comptes personnels.
- Suivi des échéanciers et des obligations financières.
- Coordination avec divers fournisseurs et professionnels (banque, assurances, etc.)

Gestion du bureau

- Supervision des opérations administratives quotidiennes
- S’assurer de maintenir des relations positives avec les employés et les fournisseurs (papeterie, entretien, services techniques, etc.)
- Gérer l’inventaire, les commandes de fournitures et denrées (lait, café, etc.)



et suivre les coûts de bureau et recommander des pistes d’optimisation.
- Accueillir les visiteurs avec professionnalisme.
- Jouer un rôle clé dans l’intégration des nouveaux employés (ées) (volet administratif et humain).
- Assurer la propreté et la bonne disposition des espaces communs et salles de réunion ; coordonner les services de nettoyage.
- Exécuter les tâches administratives courantes (copies, courrier, réception et distribution des courriels)
- Maintenir l’archive papier et électronique (classement, numérisation, archivage).
- Coordonner les événements internes et externes.
- Animer la communication interne.
- Soutien administratif général à l’équipe.
- Maintien d’un environnement de travail professionnel et structuré.

Profil recherché

- Expérience pertinente en tant qu’adjointe administrative ou assistante personnelle (minimum 3 ans)
- Grande discrétion et sens aigu de la confidentialité.
- Excellente capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme rapide.
- Autonomie, débrouillardise et souci du détail.
- Excellentes habiletés en communication en français et en anglais.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, etc.)

Compétences clés

- Organisation exceptionnelle
- Jugement professionnel et autonomie
- Gestion proactive des échéances
- Grande discrétion
- Capacité à anticiper les besoins

Ce que nous offrons





- Exposition à un environnement d’affaires stimulant
- Rémunération compétitive selon l’expérience
- Milieu professionnel dynamique et performant

Administrative Assistant / Personal Assistant to the President

Location : Westmount Position Type : Full-time Start Date : Immediate

About Us

Alfar Capital Management GP Inc. is a private Equity Fund dedicated to entrepreneurs. We support growing businesses and collaborate with institutional and private investors.

We are seeking an organized, discreet, and proactive Administrative Assistant to directly support the President of the Fund. This role combines personal assistance responsibilities, administrative management, and office coordination.

Key Responsibilities

Calendar Management

- Plan and optimize the President’s schedule
- Coordinate meetings with investors and partners
- Make necessary reservations (restaurants, conference rooms)
- Organize full business travel arrangements (flights, hotels, restaurants)
- Provide reminders and follow up on commitments

Personal Support to the President

- Organize and maintain confidential personal and administrative documents
- Manage and pay personal bills
- Monitor deadlines and financial obligations
- Coordinate with various service providers and professionals (banks, insurance providers, etc.)

Office Management

- Oversee daily administrative operations
- Maintain positive relationships with employees and vendors (office supplies, maintenance, technical services, etc.)
- Manage inventory and order office and kitchen supplies (milk, coffee, etc.); monitor office expenses and recommend cost optimization opportunities
- Welcome visitors professionally
- Play a key role in onboarding current employees (administrative

📌 Adjointe Administrative / Adjointe Personnelle Au Président (Westmount)
🏢 Alfar Capital Management Gp
📍 Westmount