Adjointe Exécutive – Secrétariat général, risques et audits (mandat temporaire 4 mois)

Horaire : Temps plein (35 h / semaine )

Lieu: presque entièrement en Télétravail avec présence ponctuelle au bureau de Ville Saint-Laurent

Durée : Mandat temporaire de 4 mois minimum, avec possibilité de prolongation

Salaire : 62000 à 72 000

Une organisation réputée du secteur public, située à Montréal, recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir le vice-président (Secrétariat général, risques et audits), dans le cadre d’un mandat temporaire de 4 mois à temps plein, avec possibilité de prolongation.

Relevant du vice-président (Secrétariat général, risques et audits), vous agissez à titre de véritable collaborateur(trice) auprès de ce dernier et de son équipe de directeurs. Vous assurez l'efficacité administrative de la vice-présidence par la planification, la coordination, la gestion documentaire et le soutien logistique des projets en cours. Vous jouez également un rôle clé d'agent de liaison interne et soutenez le déroulement des réunions exécutives et stratégiques.

Avantages

- Horaire adaptable de 35 heures par semaine
- Contrat d'un minimum de 4 mois avec forte possibilité d'extension
- Télétravail avec présence ponctuelle demandée
- Environnement de travail stimulant au sein d'une organisation d'envergure à Montréal

Responsabilités

Soutien exécutif et organisationnel

- Gérer l'agenda du vice-président, les réunions, événements et réservations logistiques (déplacements, adhésions).
- Filtrer la correspondance et les appels, et effectuer les suivis de façon autonome.




- Préparer et assembler les dossiers et le matériel requis pour toutes les rencontres.
- Collaborer au suivi budgétaire, à la gestion des fournitures et aux tâches administratives courantes.

Gouvernance et comptes rendus

- Soutenir l'organisation des réunions des comités (exécutif, gestion de crise) et du conseil d'administration.
- Rédiger et finaliser les ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus et suivis d'actions.
- Assurer la préparation et la distribution opportune des documents d'instance.

Gestion documentaire et suivi de projets

- Élaborer et optimiser la structure documentaire, les calendriers et les outils de gestion de la vice-présidence.
- Assurer le suivi des projets, des échéanciers et la coordination proactive des parties prenantes.
- Rédiger, réviser et concevoir divers documents officiels (présentations, notes de service, statistiques).
- Collaborer à la gestion des contrats/assurances et assurer le remplacement ponctuel au secrétariat général.

Qualifications

- Diplôme : DEC/AEC en administration, secrétariat juridique ou équivalent (gestion documentaire ou bibliothéconomie : un atout).
- Expérience : 5 ans minimum en soutien exécutif ou comme attaché(e) d'assemblée.
- Langues : Français impeccable (oral et écrit) et bon anglais.
- Vous devrez travailler conformément aux normes et spécifications techniques internationales, qui sont publiées en anglais
- Informatique : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Autonomie, rigueur, discrétion absolue, rédaction soignée et excellente gestion des priorités et de la documentation.

Candidature

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📌 Adjointe Exécutive (St-Laurent)
🏢 randstad canada
📍 St-Laurent