Skills Required:

Kelly Services is currently looking for a Bilingual Service Administrator III to support our client in the Machinery and Electrical Equipment industry. This role is a contract position located in Pointe-Claire, Quebec. Do you find this role exciting and a good fit? Keep reading!

Job ID: 5156

Job Title: Bilingual Service Administrator III

Duration: Nov. 3/26 to Feb. 26/27

Hours: Mon-Fri, 6am-3pm or 7am-4pm

MAX Pay Rate: $34.00/hour

Locations: 100% Onsite – Pointe-Claire, QC, H9R 1C2

This position requires a bilingual candidate who is fluent in French, including reading and writing. The role will be temp-to-hire for the right candidate. Responsibilities include making and receiving customer calls, requesting payments, scheduling jobs, creating work plans in VMS, estimating, billing, and assisting with warranty-related matters. Strong customer service and communication skills are essential, as the candidate will interact regularly with both customers and colleagues.

The schedule is Monday through Friday, with hours of either 6:00 a.m.– 3:00 p.m. or 7:00 a.m.– 4:00 p.m. Once the hiring manager is ready to move forward, the selected candidate will be asked to participate in a one-hour Zoom interview.

Position Summary:

Job Summary:
Serves as first point of contact with customer to promote quality customer service and assist with increasing business within the branch location.

Key Responsibilities:

Serves as the first point of contact with customers either on the phone or at the branch, developing positive relationships with key customers. Assesses customers needs and gathers pertinent information. Creates basic work orders in appropriate systems. Provides some status updates to customers, as requested.

Qualifications and Competencies:

Communicates effectively - Developing and delivering multi-mode communications that convey a clear understanding of the unique needs of different audiences.

Manages conflict - Handling conflict situations effectively, with a minimum of noise. Customer focus - Building strong customer relationships and delivering customer-centric solutions.

Directs work - Providing direction, delegating, and removing obstacles to get work done.
Financial acumen - Interpreting and applying understanding of key financial indicators to make better business decisions.

Instills trust - Gaining the confidence and trust of others through honesty, integrity, and
authenticity.

Diagnostics Application - Translates customer complaints to develop troubleshooting plan;
troubleshoots issue following guided work flows, procedures, specialized equipment such as mechanical and electronic service tools, and diagnoses computer software to isolate failed components to enable a successful repair; validates repair by duplicating complaint to ensure it has been resolved; documents results of troubleshooting in business systems to communicate what has been done for payment and historical tracking.

Warranty Process - Analyzes customer issues to verify root cause of failure and associated progressive damage using Cummins published service information; interprets the warranty administration manual to determine eligibility for coverage and claim requirements; identifies items associated with repair that can be covered and communicates to stakeholders; files a claim in the appropriate system using proper documentation and requirements to receive accurate settlement.

Technical Escalation - Obtains product technical issue information and utilizes available resources including data management tools; elevates issues to a higher level of expertise, balancing timeliness of customer response with investigation efforts; captures all troubleshooting steps in the appropriate database in order to ensure seamless transitions and accurate response to ticket resolution in a timely manner.

Service Documentation - Creates and verifies customer, equipment and technical information; captures specific data using required service tools; follows procedures and documents required information in the service management system in order to have an accurate record of the work done.





Electronic Service Tool Application - Identifies the suite of available hardware and software tools required for a service event; utilizes the appropriate electronic tool set to maintain the product or diagnose and troubleshoot an issue; interprets electronic tool results or recommendations to determine next steps for service resolution.

Education, Licenses, Certifications:
High school diploma or certificate of completion of secondary education or equivalent experience to the extent such experience meets applicable regulations. This position may require licensing for compliance with export controls or sanctions regulations.

Experience:
Requires significant relevant work experience or specialized skills obtained through education,
training or on-the-job experience.

Top Skills we are looking for:

1. Technical Skills

2. Timely Execution

3. Mechanical Inclined with Diesel Engine/Engines

4. Customer Service

Résumé du poste

Sommaire du poste

Agit comme premier point de contact avec les clients afin de promouvoir un service à la clientèle de qualité et de contribuer au développement des activités de la succursale.

Responsabilités principales

- Agir comme premier point de contact avec les clients, par téléphone ou directement à la succursale, et développer des relations positives avec les clients clés.
- Évaluer les besoins des clients et recueillir les renseignements pertinents.
- Créer des ordres de travail de base dans les systèmes appropriés.
- Fournir, sur demande, des mises à jour aux clients concernant l’état d’avancement des travaux.

Qualifications et compétences

Communication efficace
Élaborer et transmettre des communications à l’aide de différents moyens afin de démontrer une compréhension claire des besoins particuliers de divers publics.

Gestion des conflits
Gérer efficacement les situations conflictuelles en limitant au minimum les perturbations.

Orientation client
Établir de solides relations avec les clients et fournir des solutions axées sur leurs besoins.

Direction du travail
Fournir des directives, déléguer les responsabilités et éliminer les obstacles afin de permettre l’exécution efficace du travail.

Sens des affaires et compréhension financière
Interpréter et appliquer les principaux indicateurs financiers afin de prendre de meilleures décisions d’affaires.

Capacité à inspirer confiance
Gagner la confiance des autres grâce à l’honnêteté, à l’intégrité et à l’authenticité.

Application des méthodes de diagnostic
Traduire les plaintes des clients en un plan de dépannage. Effectuer le diagnostic en suivant les processus guidés, les procédures et en utilisant de l’équipement spécialisé, notamment des outils de service mécaniques et électroniques ainsi que des logiciels de diagnostic, afin d’isoler les composants défectueux et de permettre une réparation réussie. Valider la réparation en reproduisant la plainte initiale afin de confirmer que le problème a été résolu. Documenter les résultats du dépannage dans les systèmes d’entreprise afin de communiquer les travaux effectués aux fins de paiement et de suivi historique.

Processus de garantie
Analyser les problèmes signalés par les clients afin de déterminer la cause fondamentale de la défaillance ainsi que tout dommage progressif associé, en utilisant les renseignements de service publiés par Cummins. Interpréter le manuel d’administration des garanties afin de déterminer l’admissibilité à la couverture ainsi que les exigences liées aux réclamations. Identifier les éléments associés à la réparation pouvant être couverts et communiquer ces renseignements aux parties prenantes. Soumettre une réclamation dans le système approprié en utilisant les documents et renseignements requis afin d’obtenir un règlement exact.

Escalade technique
Recueillir les renseignements relatifs aux problèmes techniques des produits et utiliser les ressources disponibles, notamment les outils de gestion des données. Transmettre les problèmes à un niveau d’expertise supérieur lorsque nécessaire,



tout en conciliant la rapidité de réponse au client avec les efforts d’investigation. Consigner toutes les étapes de dépannage dans la base de données appropriée afin d’assurer une transition fluide et une résolution exacte et rapide des demandes.

Documentation des interventions de service
Créer et vérifier les renseignements relatifs aux clients, aux équipements et aux aspects techniques. Saisir les données précises au moyen des outils de service requis. Suivre les procédures et documenter les renseignements nécessaires dans le système de gestion du service afin d’assurer l’exactitude des dossiers concernant les travaux réalisés.

Utilisation des outils de service électroniques
Identifier l’ensemble des outils matériels et logiciels nécessaires à une intervention de service. Utiliser les outils électroniques appropriés afin d’entretenir le produit ou de diagnostiquer et résoudre un problème. Interpréter les résultats ou recommandations générés par les outils électroniques afin de déterminer les prochaines étapes nécessaires à la résolution du problème.

Formation, permis et certifications

Diplôme d’études secondaires, certificat attestant l’achèvement des études secondaires ou expérience équivalente, dans la mesure où cette expérience satisfait aux réglementations applicables.

Ce poste peut nécessiter l’obtention de permis ou d’autorisations afin de respecter les réglementations relatives au contrôle des exportations ou aux sanctions.

Expérience

Une expérience professionnelle pertinente importante ou des compétences spécialisées acquises par l’éducation, la formation ou l’expérience en milieu de travail sont requises.

Principales compétences recherchées

- Compétences techniques
- Capacité à exécuter les tâches dans les délais requis
- Aptitudes mécaniques et expérience/connaissances des moteurs diesel
- Service à la clientèle

Notes supplémentaires du gestionnaire

Taux horaire maximal : 34 $/heure

Ce poste exige une personne bilingue maîtrisant couramment le français, tant à l’oral qu’en lecture et à l’écrit. Le poste est temporaire avec possibilité d’embauche permanente pour la bonne personne.

Les responsabilités comprennent notamment :

- effectuer et recevoir des appels de clients;
- demander et assurer le suivi des paiements;
- planifier les travaux;
- créer des plans de travail dans le VMS;
- préparer des estimations;
- effectuer la facturation;
- apporter un soutien pour les questions liées aux garanties.

De solides compétences en service à la clientèle et en communication sont essentielles, puisque la personne retenue interagira régulièrement avec les clients ainsi qu’avec ses collègues.

Horaire : du lundi au vendredi, selon l’une des plages horaires suivantes :

- de 6 h à 15 h; ou
- de 7 h à 16 h.

Lorsque le gestionnaire responsable du recrutement sera prêt à poursuivre le processus, la personne sélectionnée sera invitée à participer à une entrevue Zoom d’une heure.

Principales adaptations : j’ai privilégié un français professionnel naturel adapté à une offre d’emploi, plutôt qu’une traduction mot à mot, tout en conservant les responsabilités, les exigences techniques, le taux de rémunération et les horaires indiqués dans le texte original.

What happens next

Once you apply, you’ll proceed to next steps if your skills and experience look like a valuable fit. But don’t worry—even if this position doesn’t work out, you’re still in our network. That means all of our recruiters will have access to your profile, expanding your opportunities even more. Helping you discover what’s next in your career is what we’re all about, so let’s get to work. Apply to be Administrative Assistant today!

Job Type: Fixed term contract
Contract length: 4 months

Pay: Up to $34.00 per hour

Ability to commute/relocate:

- Pointe-Claire, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Application question(s):

- Do you possess any relevant knowledge of engines?

Experience:

- Customer support: 2 years (required)
- Mechanical troubleshooting: 2 years (required)
- conflict resolution: 1 year (preferred)

Language:

- English (required)
- French (required)

Work Location: In person

📌 Bilingual Service Administrator III (Pointe-Claire)
🏢 Kelly
📍 Pointe-Claire