Export Documentation Specialist

Our client, a well-established and growing distribution company active on international markets, is looking for an Export Documentation Specialist to join its team in the Greater Ottawa area.

You will ensure that import and export operations comply with internal processes and international regulations. You will manage contracts, review trade documentation and act as the go-to resource for international compliance.

You'll use AI and data tools to cut manual effort, so more of your time goes to risk planning, process improvement, and compliance strategy.

The ideal candidate is an experienced international trade documentation professional who is autonomous, detail-oriented, prone to technology and focused on finding solutions.

Key responsibilities:

- Review and release advised and confirmed letters of credit (L/Cs); examine documents thoroughly; present drafts to the bank and collect payments on export L/Cs.
- Prepare and review trade documents (commercial invoices, packing lists, certificates of origin, bills of lading, insurance and phytosanitary certificates, etc.); verify and release payments; update incoming and outgoing information in the system and follow up on direct collections from international customers.
- Identify and mitigate transaction, compliance and business risks related to letters of credit and international documentary payments.
- Coordinate overseas deliveries and track shipments.
- Maintain dashboards used to manage daily export activities.
- Apply domestic and international credit procedures and ensure all transactions meet requirements.
- Handle customer claims and daily invoicing.
- Assist sales teams in clerical daily task

Requirements:

- Strong troubleshooting skills (required)
- 2+ years of experience in international trade (required)
- Certified Customs Specialist (CCS) designation (strong asset)




- Good communication skills
- Autonomous
- Meticulous
- Solution-oriented
- Bilingual, French and English (strong asset)
- Flexible

All applications will be treated confidentially. Only selected candidates will be contacted.

Spécialiste de la documentation d'exportation

Notre client, une entreprise de distribution bien établie, en pleine croissance et active sur les marchés internationaux, est à la recherche d'un(e) spécialiste de la documentation d'exportation pour se joindre à son équipe dans la grande région d’Ottawa.

Vous veillerez à la conformité des opérations d'importation et d'exportation, dans le respect des processus internes et de la réglementation internationale. Vous prendrez en charge les contrats, analyserez la documentation commerciale et serez la personne-ressource en matière de conformité internationale.

Vous aurez recours à l’IA et à des outils de traitement des données pour réduire les tâches manuelles, vous permettant ainsi de consacrer davantage de temps à la planification des risques, à l’amélioration des processus et à la stratégie de conformité.

La personne recherchée est un(e) professionnel(le) expérimenté(e) de la documentation commerciale internationale, autonome, minutieux(se), prône à la technologie et orienté(e) vers les solutions.

Principales responsabilités :

- Vérifier et approuver les lettres de crédit (L/C)



avisées et confirmées; examiner les documents de façon approfondie; présenter les traites à la banque et percevoir les paiements des L/C à l'exportation.
- Préparer et réviser les documents commerciaux (factures, packing list, certificats d'origine, connaissements, certificats d'assurance et phytosanitaires, etc.); vérifier et valider les paiements; assurer le suivi des recouvrements directs auprès des clients internationaux.
- Cerner et réduire les risques transactionnels, commerciaux et de conformité liée aux lettres de crédit et aux paiements documentaires internationaux.
- Coordonner les livraisons outre-mer et faire le suivi des expéditions.
- Tenir à jour les tableaux de bord servant à gérer les activités quotidiennes d'exportation.
- Appliquer les procédures de crédit nationales et internationales et s'assurer que toutes les transactions respectent les exigences.
- Gérer les réclamations des clients et la facturation quotidienne.
- Assister l’équipe des ventes dans les tâches administratives quotidiennes

Exigences :

- Excellentes compétences en résolution de problèmes (exigé)
- Plus de 2 ans d'expérience en commerce international (exigé)
- Titre de spécialiste certifié(e) en douanes (CCS) (atout important)
- Bonnes habiletés de communication
- Autonomie
- Minutie
- Approche axée sur les solutions
- Bilinguisme français-anglais (atout key)
- Flexibilité

Toutes les candidatures seront traitées de façon confidentielle. Seules les personnes retenues seront contactées.

Rémunération : à partir de 30,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages :

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Spécialiste de la documentation d'exportation / Export Documentation Specialist (Ottawa)
🏢 Important Company of the Sector
📍 Ottawa