Préposé(e) au soutien opérationnel

Hier Identifiant de la demande: 1122

Organisme :Tribunal d’appel de la Sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail

Conditions : 1 poste permanent

Groupe de rémunération :SEFPO

Code du poste : Codification administrative 08

Fourchette salariale : 26,92 $ à 31,31 $ l’heure

Horaires de travail : Minimum de 36 ¼ heures par semaine

Langue du poste :Anglais

Statut de l’offre : Ouverte

Le Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (TASPAAT) est un tribunal judiciaire hautement spécialisé qui entend les appels interjetés contre les décisions définitives de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Le service chargé des services de soutien du Tribunal est actuellement à la recherche d’une personne motivée pour occuper le poste de préposé au soutien opérationnel. L’intéressé sera chargé de la gestion des documents, des services d’impression et de reproduction, de la réception et de l’expédition, de la distribution et du contrôle des stocks pour le TASPAAT et les organismes qui lui sont rattachés, conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques exemplaires établies.

Quelles seront les tâches à accomplir dans le cadre de ce poste?

Sous la supervision du gestionnaire des services de soutien, les tâches sont les suivantes :

Salle du courrier

- Examiner, recevoir et enregistrer tout le courrier et les envois par messagerie entrants, puis les remettre au responsable concerné au sein de l’Agence
- Enregistrer, numériser ou traiter tous les documents de correspondance entrants, qu’ils soient liés à des dossiers ou de nature générale,



pour le compte du TASPAAT et des services partagés
- Téléverser les documents liés aux dossiers et saisir les métadonnées afin de les organiser et de les indexer dans le système de gestion des dossiers, en garantissant l’intégrité des données, la protection de la vie privée et le stockage sécurisé dans le système de gestion des dossiers dans les 24 heures suivant leur réception
- Traiter et expédier tout le courrier et les colis sortants
- Traiter le courrier et les colis de messagerie retournés conformément à la politique ministérielle
- Récupérer les enregistreurs d’audience, télécharger les enregistrements dans le système de gestion des dossiers et tenir à jour les registres de suivi des enregistrements d’audience, y compris leur capture et leur téléchargement
- Coordonner la logistique des audiences, y compris l’aménagement des salles, les demandes d’adaptation, l’approvisionnement en matériel et le soutien technique
- Préparer les enregistrements d’audience et les pièces à conviction électroniques sur demande
- Surveiller les stocks et demander les fournitures nécessaires (p. ex. eau, EPI, etc.) pour les audiences
- Générer et rapprocher les manifestes de messagerie et les rapports de facturation, puis coordonner l’exécution des bons de commande, la réception et les activités de livraison entre plusieurs unités




- Vérifier les articles reçus par rapport aux bons de commande et résoudre les écarts avec le personnel interne, les unités opérationnelles ou les fournisseurs
- Recevoir, vérifier et traiter les livraisons destinées au TASPAAT et aux organismes désignés.
- Trier et hiérarchiser toutes les tâches d’impression reçues; utiliser le matériel de perforation et de reliure pour relier tous les travaux de reproduction sur papier de plus de 100 pages.
- Dépanner et entretenir l’équipement et les machines, tout en signalant les problèmes techniques et en coordonnant les appels de service.
- Assurer le contrôle de la qualité de toutes les tâches d’impression en vérifiant le contenu des envois, en repérant les erreurs administratives et en garantissant la conformité aux procédures du TASPAAT.
- Fournir les relevés de compte, les décomptes de numérisation et les rapports d’affranchissement pour la facturation des services partagés, au besoin. Nettoyer et entretenir les imprimantes, notamment en réapprovisionnant les cartouches de toner, en ajoutant ou en changeant le papier, et en effectuant des réparations mineures ou en demandant l’intervention d’un technicien sur l’équipement au besoin; assurer le suivi et faire remonter les problèmes et les questions non résolues au gestionnaire si nécessaire.
- Préparer et distribuer les documents confidentiels conformément aux procédures de protection des renseignements personnels.
- Imprimer, assembler et envoyer les documents relatifs à l’hébergement, et mettre à jour avec précision le système de suivi des dossiers.
- Suivre et produire des rapports sur l’utilisation et d’autres indicateurs

📌 Préposé(e) au soutien opérationnel (Canada)
🏢 Workplace Safety and Insurance Appeals Tribunal
📍 Canada