Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École. La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École. Identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion de l’information et d’archives, analyse les pratiques existantes et propose des solutions visant à améliorer l’organisation, l’accessibilité, la conservation et la préservation de l’information.

Coordonne les activités quotidiennes et les projets relevant de sa responsabilité et réalisés par les membres de l'équipe. Assure la qualité du travail effectué et apporte les correctifs nécessaires, au besoin. Apporte son soutien et expertise aux comités, groupes de travail et projets internes liés à la gestion de l’information, aux archives, aux systèmes d’information, à la préservation numérique et à la mémoire institutionnelle.

Assure une veille sur l’évolution des pratiques archivistiques, des technologies, des outils de gestion de l’information et du cadre légal applicable à ses fonctions et propose les ajustements requis aux pratiques et aux outils de l’École.



Tient à jour les données relatives à ses activités, aux projets et aux inventaires archivistiques et documentaires afin d’assurer le suivi des activités et de produire les statistiques requises pour son secteur. Participe, lorsque requis, à la préparation de demandes de subvention, de projets d’acquisition ou de projets liés au développement des outils et services du secteur.

GESTION ET VALORISATION DES COLLECTIONS Planifie et réalise des activités d’acquisition de fonds et de collections d’archives institutionnels et privés, notamment par l’identification de contenus pertinents, la sollicitation et l’accompagnement de donateurs. Établit les priorités, les paramètres d’accès et assure un suivi des projets. Conçoit et réalise des activités et des projets de diffusion et de valorisation des archives et de la mémoire institutionnelle, notamment des expositions, vitrines, projets numériques et autres activités de mise en valeur.

Analyse et documente les processus liés à la création, à l’utilisation, à la gestion et à la conservation de l’information institutionnelle et identifie les possibilités d’optimisation, de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels. Assure la formation, l’accompagnement et l’encadrement des personnes utilisatrices afin de favoriser l’appropriation des outils et l’adoption des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information institutionnelle.



SYSTÈMES ET PRÉSERVATION NUMÉRIQUES Développe et met en oeuvre un programme institutionnel de préservation des archives et des données numériques, conformément aux normes et meilleures pratiques archivistiques.

Assure la préservation, l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité à long terme des documents nativement numériques et numérisés, incluant la gestion des supports et des formats à risque d’obsolescence. Identifie, évalue, sélectionne et maintient les outils et les solutions technologiques répondant aux besoins de préservation numérique de l’École, notamment les solutions permettant l’identification des formats, le contrôle d’intégrité, la migration et le stockage, en collaboration avec la DTI lorsque requis. Développe et maintient des systèmes, outils et processus nécessaires au traitement archivistique et à la préservation des documents numériques et contribue au développement de solutions visant à assurer leur pérennité et leur accessibilité.

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite Très bonne connaissance des outils de gestion documentaire numérique (implantation et utilisation) Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant esprit d’analyse et capacité de synthèse Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique Expérience dans la mise en place et la gestion de SharePoint (un atout) 23 jours de vacances annuelles après un an de service ~Programme de formation et de développement plus généreux que le marché ~ Régime de retraite à prestations déterminées ~

📌 Archiviste - Données techniques F/H (Montreal)
🏢 HEC Montréal
📍 Montreal