Who we are

Lacrosse Canada is the national governing body for lacrosse in Canada, dedicated to the development, promotion and growth of the sport across the country. Working in collaboration with its provincial and territorial members and partners, Lacrosse Canada supports athletes, coaches, officials and the broader lacrosse community from grassroots participation through to high-performance and national team programs.

With a proud history and deep connection to Canada’s national summer sport, Lacrosse Canada is committed to creating a safe, inclusive and high-quality sport environment while supporting the continued growth and success of lacrosse nationally and internationally.

Who we are looking for

Coordinator, AdministratiON and Governance liaison

Lacrosse Canada is seeking an organized, proactive and highly dependable Coordinator, Administration and Governance Liaison to provide administrative support to the organization and serve as the primary administrative liaison with its Board of Directors.

This is a hands-on role for someone who enjoys keeping things organized, anticipating needs and making sure the details are taken care of. As the main administrative resource for the Lacrosse Canada office, the successful candidate will support day-to-day operations while helping ensure effective communication, coordination and information flow between management and the Board.

The position is hybrid, with an office currently based in Oshawa, Ontario. The successful candidate must live within reasonable commuting distance of the office and be available to work on-site regularly, as needed.

Office Administration and Organizational Support

· Serve as the primary administrative resource for the Lacrosse Canada office.

· Coordinate day-to-day office administration and ensure the efficient functioning of the office.

· Manage general correspondence, inquiries, mail and administrative requests.

· Coordinate meetings, calendars, appointments and internal scheduling as required.

· Prepare agendas, documents, presentations, correspondence and other administrative materials.

· Maintain organized electronic and physical records and filing systems.

· Coordinate travel arrangements, accommodation and meeting logistics when required.

· Support the organization of staff meetings, events and other organizational activities.

· Assist management with administrative projects and follow-up on key action items.

· Liaise with external suppliers, partners and service providers.

· Support general office purchasing, supplies and administrative expenses.

· Identify opportunities to improve administrative processes, organization and efficiency.

Board and Governance Support

· Act as the primary administrative liaison between management and the Lacrosse Canada Board of Directors

· Coordinate Board and committee meeting schedules and logistics.

· Prepare and distribute Board meeting agendas, packages and supporting documentation;

· Attend Board meetings as required and prepare (or arrange for preparation via minutes service) accurate meeting minutes.

· Maintain Board and committee records, resolutions, minutes and governance documentation.

· Track Board decisions, action items and follow-ups.

· Maintain the annual governance calendar and help ensure key governance deadlines and requirements are addressed.

· Coordinate Board member onboarding and maintain current Board information and records;

· Support the planning and administration of the Annual General Meeting and other governance meetings.

· Facilitate timely and professional communication between Board members and management.

· Support the maintenance and organization of governance policies, bylaws and related documentation.

Conditions

- Ability to work occasionally during weekends.
- Occasional travel within North America to attend meetings or events.
- Occasional international travel may be required to support executive team.
- Must reside in the Greater Toronto Area.
- Full Time, Permanent
- The Administrative and Governance Liaison Coordinator reports to the CEO, COO, and Board President.
- Salary range $55,000 - $65,000. A comprehensive benefits package will be offered as part of the compensation package.

Who you are

· 5-7 years’ experience in administration, executive support, office coordination, governance support or a related role.

· Strong organizational and time-management skills with exceptional attention to detail.





· The ability to manage multiple priorities and follow through on commitments.

· Professionalism and discretion when handling confidential or sensitive information.

· Excellent written and verbal communication skills.

· Strong interpersonal skills and the ability to work effectively with senior leaders, Board members, staff and external partners.

· Confidence working independently and taking initiative.

· Solid proficiency with Microsoft Office.

· Experience preparing meeting agendas, minutes and Board materials is considered a strong asset.

· Experience working within a not-for-profit, sport or member-based organization is an asset.

· Bilingualism in English and French (asset).

Interested ?

Please forward your cover letter & resume in confidence to: [email protected]

This application deadline may be extended at the discretion of Lacrosse Canada. We thank all candidates in advance. We will however, contact only those selected for an interview.

Qui nous sommes

Lacrosse Canada est l’organisme national responsable de la gouvernance du lacrosse au Canada. Il a pour mission de contribuer au développement, à la promotion et à la croissance de ce sport partout au pays. En collaboration avec ses associations membres et ses partenaires, Lacrosse Canada soutient les athlètes, les entraîneur·es, les officiel·les et l’ensemble de la communauté du lacrosse, de la participation à la base jusqu’aux programmes de haute performance et des équipes nationales.

Fort de son histoire et de son lien profond avec le sport d’été national du Canada, Lacrosse Canada s’engage à créer un environnement sportif sécuritaire, inclusif et de grande qualité, tout en favorisant la croissance et le succès continu du lacrosse à l’échelle nationale et internationale.

Qui nous cherchons

Coordonnateur·trice à l’administration et à la liaison avec la gouvernance

Lacrosse Canada est à la recherche d’une personne organisée, proactive et extrêmement fiable pour occuper le poste de coordonnateur·trice à l’administration et à la liaison avec la gouvernance. Cette personne assurera le soutien administratif de l’organisation et agira à titre de principale personne-ressource administrative auprès du conseil d’administration.

Il s’agit d’un rôle concret et polyvalent, idéal pour une personne qui aime organiser, anticiper les besoins et veiller à ce que chaque détail soit pris en charge. En tant que principale ressource administrative du bureau de Lacrosse Canada, la personne titulaire du poste contribuera au bon déroulement des activités quotidiennes tout en facilitant la communication, la coordination et la circulation de l’information entre la direction et le conseil d’administration.

Le poste est offert en mode hybride, avec un bureau actuellement situé à Oshawa, en Ontario. La personne retenue devra résider à une distance raisonnable du bureau et être disponible pour y travailler régulièrement en présentiel, selon les besoins.

Administration du bureau et soutien organisationnel

· Agir à titre de principale personne-ressource administrative du bureau de Lacrosse Canada.

· Coordonner les activités administratives quotidiennes et veiller au bon fonctionnement du bureau.

· Gérer la correspondance générale, les demandes d’information, le courrier et les demandes administratives.

· Coordonner les réunions, les calendriers, les rendez-vous et les horaires internes, au besoin.

· Préparer les ordres du jour, les documents, les présentations, la correspondance et tout autre matériel administratif.

· Assurer la tenue et l’organisation des dossiers et des systèmes de classement électroniques et physiques.

· Coordonner les déplacements, l’hébergement et la logistique des réunions, au besoin.

· Soutenir l’organisation des réunions du personnel, des événements et des autres activités organisationnelles.

· Appuyer la direction dans la réalisation de projets administratifs et assurer le suivi des actions prioritaires.

· Assurer la liaison avec les fournisseurs, les partenaires et les prestataires de services externes.





· Participer à la gestion des achats courants, des fournitures de bureau et des dépenses administratives.

· Repérer et proposer des occasions d’améliorer les processus administratifs, l’organisation du travail et l’efficacité opérationnelle.

Soutien au conseil d’administration et à la gouvernance

· Agir à titre de principale personne-ressource administrative entre la direction et le conseil d’administration de Lacrosse Canada.

· Coordonner les calendriers et la logistique des réunions du conseil d’administration et de ses comités.

· Préparer et transmettre les ordres du jour, les dossiers de réunion et les documents pertinents aux membres du conseil d’administration.

· Participer aux réunions du conseil d’administration, au besoin, et rédiger des procès-verbaux précis ou coordonner leur préparation par un service externe spécialisé.

· Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers du conseil et de ses comités, des résolutions, des procès-verbaux et de la documentation relative à la gouvernance.

· Effectuer le suivi des décisions du conseil d’administration, des mesures à prendre et des échéances.

· Tenir à jour le calendrier annuel de gouvernance et contribuer au respect des principales échéances et obligations.

· Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration et maintenir leurs renseignements et dossiers à jour.

· Soutenir la planification et l’organisation de l’assemblée générale annuelle et des autres réunions de gouvernance.

· Faciliter une communication fluide, professionnelle et efficace entre les membres du conseil d’administration et la direction.

· Contribuer à la mise à jour, au classement et à l’organisation des politiques de gouvernance, des règlements administratifs et de la documentation connexe.

Conditions d’emploi

· Être disponible pour travailler occasionnellement les fins de semaine.

· Être disposé·e à effectuer des déplacements occasionnels en Amérique du Nord pour participer à des réunions ou à des événements.

· Temps plein, permanent

· Hybride, avec présence régulière au bureau d’Oshawa, selon les besoins.

· La personne titulaire du poste relève de la direction générale (CEO), de la direction des opérations (COO) et de la présidence du conseil d’administration.

· Salaire annuel de 55 000 $ à 65 000 $, accompagné d’un programme complet d’avantages sociaux.

Qui tu es

· Minimum 5 à 7 années d’expérience en administration, en soutien à la haute direction, en coordination de bureau, en soutien à la gouvernance ou dans un rôle connexe.

· Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, ainsi qu’un souci exceptionnel du détail.

· Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à assurer un suivi rigoureux des engagements.

· Professionnalisme, discrétion et jugement dans le traitement de renseignements confidentiels ou sensibles.

· Excellentes aptitudes à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

· Solides habiletés interpersonnelles et capacité à collaborer efficacement avec les membres de la haute direction, du conseil d’administration, du personnel et les partenaires externes.

· Autonomie, sens de l’initiative et capacité à prendre les choses en charge.

· Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.

· Expérience dans la préparation d’ordres du jour, de procès-verbaux et de documents destinés à un conseil d’administration, considérée comme un atout important.

· Expérience au sein d’un organisme sans but lucratif, d’une organisation sportive ou d’une organisation regroupant des membres, considérée comme un atout.

· Bilinguisme français-anglais afin de desservir notre communauté à travers le Canada

Intéressé.e?

Transmet ta lettre de présentation et ton curriculum vitæ en toute confidentialité à l’adresse suivante : [email protected]

Lacrosse Canada se réserve le droit de prolonger la date limite de dépôt des candidatures. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pay: $55,000.00-$65,000.00 per year

Benefits:

- Casual dress
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Work from home

Work Location: In person

📌 Coordinator, Administration and Governance Liaison (Oshawa)
🏢 Labranche RH
📍 Oshawa