Administrative & Executive Coordinator

Department: Administration
Work arrangement: Full-time, in-office
Compensation: $52,000–$62,000 annually

Role Purpose:

Provide hands-on administrative and executive support while ensuring the smooth functioning of the office, HR administration and IT coordination. Take initiative, organize priorities and follow through on tasks to completion, allowing executives to focus on their core responsibilities.

Key Responsibilities:

1. Executive Assistance

- Manage executives' calendars, appointments and meeting arrangements.
- Review and organize designated executive inboxes, prioritize correspondence, prepare responses and coordinate follow-ups.
- Assist with research, information gathering, document preparation and other executive assignments.

2. Office Administration

- Manage reception, office supplies, equipment and general office needs.
- Maintain organized company records, files and administrative procedures.
- Ensure office equipment and services are functioning properly.

3. HR Administration

- Coordinate recruitment, including job postings, resume screening, interview scheduling and hiring documentation.
- Maintain employee records and coordinate onboarding and offboarding.
- Follow up with external HR advisers on policies, compliance matters and required actions.

4. IT Coordination

- Coordinate with external IT providers to resolve technical issues.
- Manage employee access, user accounts, equipment and software subscriptions.
- Track IT requests, renewals and related costs.

5. Task Management & Follow-Through

- Track assigned tasks and commitments, including action items from leadership meetings.
- Follow up with responsible parties and ensure matters progress toward completion.
- Monitor deadlines, proactively identify outstanding issues and escalate matters requiring executive attention.

Qualifications & Skills:

Required

- 3+ years of relevant administrative, office coordination or executive assistance experience.
- Excellent organization, prioritization and time-management skills.
- Strong initiative, resourcefulness, judgment and follow-through.
- Professional communication skills in English and French.
- Proficiency with Microsoft Office, email, calendars and digital document management.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Comfortable managing multiple responsibilities and working independently.

Preferred

- Experience supporting executives or business owners.
- Experience coordinating recruitment, office administration or external service providers.
- Familiarity with task management tools and basic business administration.

Ideal Candidate:

A dependable,



practical and resourceful individual who genuinely enjoys getting things done. Someone who takes ownership, anticipates needs, follows through without constant reminders and knows when to act independently versus when to seek guidance.

The ideal candidate is comfortable supporting executives directly while also managing the everyday administrative needs of a growing organization.
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Coordonnateur Administratif et de Direction

Department: Administration
Type d'emploi : Temps plein, en présentiel
Compensation : 52 000 $ à 62 000 $ par année

Description du poste :

Le poste de coordonnateur(trice) administratif(ve) et de direction assure le soutien administratif aux dirigeants ainsi que la coordination des activités administratives du groupe.

La personne titulaire du poste est responsable du bon fonctionnement du bureau, du soutien administratif en ressources humaines, de la coordination des besoins informatiques et du suivi des tâches et des échéances.

Ce rôle exige une grande autonomie, un excellent sens de l'organisation, du jugement et la capacité de prendre des initiatives afin de faire progresser les dossiers jusqu'à leur résolution.

Principales responsabilités :

1. Soutien à la direction

- Gérer les agendas, les rendez-vous et l'organisation des réunions des dirigeants.
- Assurer le suivi des boîtes courriel désignées, organiser les messages, identifier les priorités et préparer des réponses.
- Effectuer des recherches, recueillir de l'information et préparer des documents selon les besoins de la direction.

2. Administration du bureau

- Assurer l'accueil des visiteurs et veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau.
- Gérer les fournitures, les équipements et les besoins administratifs courants.
- Organiser et maintenir les dossiers, documents et procédures administratives.

3. Administration des ressources humaines

- Coordonner le recrutement : publication des offres d'emploi, présélection des candidatures et organisation des entrevues.
- Tenir à jour les dossiers des employés et coordonner leur accueil et leur départ.
- Assurer le suivi des dossiers RH, des politiques internes et des recommandations de nos conseillers externes.

4. Coordination informatique





- Communiquer avec nos fournisseurs informatiques externes pour assurer le suivi et la résolution des problèmes techniques.
- Coordonner la gestion des accès, des comptes utilisateurs, des équipements et des abonnements logiciels.
- Assurer le suivi des demandes informatiques, des renouvellements et des coûts associés.

5. Coordination et suivi des tâches

- Assurer le suivi des tâches, des engagements et des échéances, notamment ceux découlant des réunions de direction.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des personnes responsables pour faire avancer les dossiers.
- Identifier de façon proactive les éléments en suspens et signaler les questions nécessitant l'attention de la direction.

Qualifications recherchées :

- Minimum de 3 ans d'expérience pertinente en administration, coordination de bureau ou soutien à la direction.
- Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de suivi.
- Autonomie, initiative, débrouillardise et bon jugement.
- Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, des courriels, des calendriers et des outils numériques.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.

Atouts :

- Expérience en soutien administratif auprès de dirigeants ou de propriétaires d'entreprise.
- Expérience en coordination du recrutement, en administration RH ou en gestion de bureau.
- Familiarité avec les outils de gestion des tâches et de suivi de projets.

Profil recherché :

Nous recherchons une personne fiable, organisée et orientée vers les résultats, qui fait preuve d'initiative, de débrouillardise et d'un excellent sens des responsabilités.

La personne idéale sait travailler de façon autonome, trouver des solutions, gérer plusieurs priorités et assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur résolution. Elle fait preuve de jugement et sait reconnaître les situations nécessitant une consultation ou une approbation.

Elle apprécie un environnement de travail dynamique, des responsabilités variées et la possibilité de contribuer concrètement au bon fonctionnement de l'entreprise.

Pay: $25.00-$30.00 per hour

Expected hours: 40.0 per week

Perks:

- Casual dress
- On-site parking

Application question(s):

- How many years of experience do you have in administration, office coordination, or executive support?
- Are you available to work full-time, in person?

Experience:

- Administrative: 3 years (required)

Language:

- English (required)
- French (required)

Work Location: In person

📌 Administrative & Executive Coordinator / Coordonnateur Administratif et de Direction (Boisbriand)
🏢 MasterMind Realty Group
📍 Boisbriand