Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).

Sommaire du poste

Département / Programme de recherche : Département de chirurgie pédiatrique, Hôpital de Montréal pour enfants (CUSM)

Relevant de la directrice ou du directeur du Département de chirurgie pédiatrique, la personne titulaire du poste offre un soutien administratif aux programmes de fellowship et d’observation du département, notamment le programme PartnerOne Global Surgery (POGS) et d’autres volets financés par des bourses.

Elle gère le parcours complet des stagiaires : sélection et préparation du financement, création des dossiers de paie et de ressources humaines, suivi des statuts, ainsi que rapprochement budgétaire et des frais de scolarité.

Le poste comprend aussi l’organisation de séances scientifiques et d’ateliers, de même qu’un soutien administratif général à la direction du département. La personne titulaire du poste est la principale personne-ressource entre le programme, les Études médicales postdoctorales (PGME) de McGill, les Finances et les Ressources humaines du CUSM, l’IR-CUSM, la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants, le Bureau des comptes étudiants de McGill et les stagiaires. Il s’agit d’un contrat à temps plein d’une durée d’un an.

Fonctions et attributions

Sous la direction de la directrice ou du directeur du Département de chirurgie pédiatrique, la personne :

- Met à jour, avec la vice-directrice ou le vice-directeur à l’éducation, l’échéancier de financement du département selon les lignes directrices des Études médicales postdoctorales (PGME) de McGill; met à jour, fait réviser et publie sur le site Web du département les formulaires de demande de bourse et le guide destiné aux stagiaires non financés par l’Hôpital de Montréal pour enfants;
- Coordonne la sélection semestrielle des stagiaires : planifie les réunions du comité des bourses et le tirage de la bourse clinique, vérifie que les candidatures sont complètes selon les critères d’admissibilité approuvés, prépare les dossiers pour l’examen par le comité, met à jour la grille d’évaluation, prépare l’ordre du jour et rédige les procès-verbaux;
- Rédige les lettres informant les directrices et directeurs de programme des résultats du concours, confirme auprès des divisions l’utilisation des postes du Pediatric Trainee Contribution Fund (PTCF) et soumet les lettres de confirmation de financement aux PGME dans les délais prescrits;
- Prépare les lettres d’octroi de bourse pour approbation par la direction du département, les transmet aux stagiaires et classe les lettres signées dans leur dossier;
- Prépare les autorisations financières auprès du fonds spécial du CUSM et compile les documents requis par les Ressources humaines pour la création des dossiers de paie des stagiaires;
- Agit à titre de personne-ressource administrative auprès des candidates et candidats, des participantes et participants retenus, des divisions d’accueil et des établissements partenaires tout au long du stage;
- Tient à jour une liste de vérification d’intégration pour chaque participante ou participant et assure le suivi auprès des services concernés quant au statut de nomination, aux documents d’immigration, à l’accréditation, aux assurances et aux accès institutionnels, selon le cas;
- Coordonne l’information pratique liée à l’arrivée, notamment les ressources d’hébergement, l’horaire d’orientation,



les cartes d’identité et l’accès aux services de l’hôpital et de l’université;
- Collabore avec les superviseures et superviseurs d’accueil pour consigner les objectifs de formation, les horaires, les personnes-ressources désignées et les exigences d’évaluation;
- Coordonne les documents de fin de stage, les attestations et les modalités de départ, et maintient le contact avec les participantes et participants après leur retour dans leur pays;
- Tient à jour la liste des résidentes et résidents et des fellows, le tableau de financement et le suivi des nominations, et traite les congés, prolongations, fins de contrat et autres changements de statut;
- Prépare l’ébauche du budget annuel des bourses, y compris la version soumise à la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants (FHME), et la met à jour chaque janvier avec les stagiaires confirmés;
- Assure le suivi des dépenses budgétaires, effectue le rapprochement des factures des Finances, prépare les demandes de financement additionnel et transmet les factures de remboursement aux organismes subventionnaires et à McGill;
- Transmet chaque année la liste des stagiaires au Bureau des comptes étudiants de McGill, révise les factures de frais de scolarité par source de financement, tient les registres de paiement dans les comptes de l’IR-CUSM et de McGill et s’assure que toutes les factures sont réglées avant la fin de l’exercice financier (31 mars);
- Organise les séances scientifiques (rounds) et ateliers semestriels : invite les conférencières et conférenciers, réserve les salles, publie l’horaire, envoie les invitations, organise le traiteur, compile les présences et traite les honoraires et les remboursements de frais de déplacement;
- Gère l’agenda et les rendez-vous liés aux programmes, planifie les réunions et les appels, et filtre les courriels et les demandes et y répond;
- Rédige, met en forme, traduit et révise la correspondance, les rapports, les procès-verbaux et le matériel de présentation;
- Prépare le contenu Web, comme les formulaires, les guides et les horaires, à afficher sur le site du département;
- Offre un soutien administratif général à la supérieure immédiate ou au supérieur immédiat, au besoin : reçoit et filtre les appels, prend les messages et établit l’ordre de priorité de la correspondance reçue;
- Organise et coordonne des rencontres, rédige et distribue les procès-verbaux et les documents pertinents;
- Réserve les salles de conférence et l’équipement audiovisuel et contribue à la préparation de présentations;
- Tient à jour les systèmes de classement papier et électronique et commande les fournitures de bureau;
- Recueille les données du programme (profils des stagiaires, sondages d’évaluation, rapports des candidates et candidats de retour) et prépare des rapports pour évaluer l’impact du programme; soutient la préparation des rapports aux organismes subventionnaires, des demandes au comité d’éthique de la recherche et des manuscrits issus du programme;
- Distribue et compile les formulaires de rétroaction de fin de stage remplis par les stagiaires et les superviseures et superviseurs d’accueil;
- Assure le suivi des retombées des candidates et candidats de retour dans leur établissement d’origine (publications, présentations, nouveaux services cliniques, personnes formées);
- Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de sa supérieure immédiate ou de son supérieur immédiat.

Site web de l’organisation https://rimuhc.ca/fr

Éducation/Expérience

Éducation :



Diplôme d’études collégiales (DEC)

Domaine d’étude : Bureautique, administration ou domaine connexe

Autre éducation considérée un atout pour ce poste : Baccalauréat en administration, en sciences de la santé ou dans un domaine connexe

Expérience de travail : Un (1) à deux (2) ans d’expérience en soutien administratif. Une expérience en administration universitaire, hospitalière ou en éducation médicale postdoctorale constitue un atout.

Compétences requises

- Ce poste requiert une connaissance avancée du français oral et écrit.
- Une connaissance avancée de l’anglais oral et écrit est requise puisque le poste requiert un contact régulier et complexe auprès de stagiaires internationaux, de chercheuses et de chercheurs qui maîtrisent exclusivement l’anglais.
- Fait preuve d’entregent et d’un excellent sens de l’organisation; capacité à gérer plusieurs dossiers et des échéances récurrentes auprès de plusieurs partenaires (PGME, Finances, Ressources humaines, organismes subventionnaires).
- Fait preuve d’initiative; capacité à travailler sous pression et de manière autonome avec un minimum de supervision.
- Habiletés analytiques de haut niveau et souci du détail, notamment pour le suivi budgétaire et la tenue de livres.
- Capacité à traiter les informations confidentielles (stagiaires, finances, ressources humaines) avec discrétion.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms), d’Adobe et de Zoom.
- La connaissance de Monday.com ou d’un outil similaire de suivi de projets, ainsi que des outils d’intelligence artificielle pour la rédaction et l’organisation de documents, constitue un atout.

Information additionnelle Statut : Temporaire à temps plein (semaine de 35 heures)

Échelle de rémunération : Selon les qualifications et l’expérience

Horaire de travail : Lundi au vendredi 9h00 à 17h00

Site de travail : Site Glen, 1001 boul. Décarie

- Ce poste offre la possibilité de travail hybride (présentiel et télétravail).

Si vous désirez inclure une lettre de motivation, veuillez la joindre à votre curriculum vitae en un seul document. Pourquoi travailler avec nous?

- 4 semaines de vacances, une 5e semaine après 5 ans
- Banque de 12 congés payés (congés personnels et pour cause de maladie ou raisons familiales),
- 13 jours fériés payés,
- Régime d'assurance collective modulaire (incluant une garantie pour l'affirmation de genre),
- Télémédecine,
- Régime de retraite gouvernemental (RREGOP) à prestations déterminées, régime garanti,
- Opportunités de formation et de développement professionnel,
- Garderie sur les lieux de travail,
- Rabais corporatif (OPUS + Perkopolis),
- Tarif mensuel compétitif pour le stationnement,
- Programme d'aide aux employés,
- Programme de reconnaissance,
- Possibilité de travail flexible et plus encore!

https://rimuhc.ca/fr/careers Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, SVP visitez http://rimuhc.ca/fr/compensation-and-advantages

LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL

Programme d'accès à l'égalité en emploi

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill embauche sur la base du mérite et s'engage fermement à respecter l'équité, la diversité et l'inclusion au sein de sa communauté. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés qui s'identifient comme membres de groupes racialisés / minorités visibles, femmes, personnes autochtones, personnes handicapées, minorités ethniques et personnes 2SLGBTQIA+. Nous accueillons également les candidats qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Les personnes handicapées qui prévoient avoir besoin de mesures d'adaptation pour toute partie du processus de candidature peuvent contacter, en toute confidentialité, [email protected]

📌 Adjoint.e administratif.ive des programmes de fellowship et de bourses (Montreal)
🏢 Centre universitaire de santé McGill - Institut de Recherche
📍 Montreal