Chef(fe) d’équipe – Agents(es) administratifs(ves) (clinique)

Rôle général

Le ou la chef(fe) d’équipe des agent(e)s administratifs(ve)s agit comme personne-ressource sur le terrain pour assurer la fluidité des opérations administratives en clinique. Il ou elle soutient, encadre et mobilise les agent(e)s administratifs(ves) tout en assurant la liaison entre les professionnels (audioprothésistes, audiologistes, autres intervenants) et le personnel administratif.

Il ou elle conserve l’ensemble des responsabilités liées au poste d’agent(e) administratif(ve) et assume son rôle de chef d’équipe en parallèle. Son implication active dans les tâches quotidiennes lui permet de rester à l’écoute des besoins du personnel et d’assurer un leadership concret et aligné sur la réalité du terrain.

Responsabilités principales

1. Tâches administratives courantes

- Assurer un accueil chaleureux et professionnel des patients en clinique et au téléphone.
- Gérer les agendas des professionnels pour optimiser la prise de rendez-vous.
- Préparer, numériser et assurer le suivi des dossiers patients.
- Effectuer la facturation et assurer le suivi auprès des organismes payeurs (RAMQ, CNESST, assureurs, etc.).
- Traiter les paiements, fermer les caisses et préparer les rapports de fin de journée.
- Gérer l’inventaire (commandes, réceptions, envois) et transmettre les informations à la comptabilité.
- Assurer une communication efficace avec les patients, les professionnels et les partenaires externes.

2. Coordination et supervision de l’équipe administrative

- Agir comme point de référence pour les agentes administratives au quotidien.
- Répartir les tâches en fonction des priorités et de la charge de travail.
- Offrir du soutien technique et opérationnel aux nouvelles agentes (formation, intégration).
- Encourager un esprit d’équipe,



une communication saine et une collaboration harmonieuse.

3. Soutien à la gestion clinique et liaison avec les professionnels

- Servir d’intermédiaire entre les professionnels et les agentes administratives.
- S’assurer de la fluidité des opérations entre l’équipe administrative et clinique.
- Participer à l’implantation locale des directives de gestion et des nouvelles procédures.
- Faire remonter les enjeux à la direction ou au superviseur régional, avec des propositions de solution.

4. Suivi de la qualité et amélioration continue

- Observer les bonnes pratiques et identifier les écarts ou besoins d’amélioration.
- Proposer et soutenir la mise en place de correctifs ou d’optimisations au sein de l’équipe.
- Collaborer à la résolution de problèmes de fonctionnement ou de collaboration interne.

Profil recherché

- Diplôme collégiale en en administration
- 5 ans expérience à titre d’agente administrative idéalement dans le domaine de la santé
- 2 ans d’expérience en gestion d’équipe ou en tant que point de référence à une équipe
- Maîtrise des outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel) ;
- Connaissance de la gestion des dossiers médicaux électroniques (un atout).
- Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et du service à la clientèle.
- Leadership mobilisateur et capacité à travailler en collaboration avec différents intervenants.
- Grande autonomie, polyvalence et capacité à conjuguer les responsabilités individuelles et d’équipe.

Conditions de travail : · Poste permanent à titre de 35 heures par semaine

· Horaire du lundi au vendredi, 9h à 17h (avec 1h de dîner)

- 3 semaines de vacances
- 3 jours de maladie
- Salaire de 33-35$ de l’heure environ
- Clinique située à Joliette

Type d'emploi : Temps plein Rémunération : 33,00$ à 35,00$ par heure

Expérience

- poste d'agent(e)administrative: 5 ans (Souhaité)
- Gestion d'équipe: 2 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Chef(fe) d’équipe – Agent(e)s administratifs(ve)s (clinique)
🏢 Groupe Forget Joliette
📍 Joliette