La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéral, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.L’adjoint·e de direction sera responsable de fournir un soutien administratif au/à la premier·ière vice-président·e, Infrastructures commerciales. Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les membres de l’équipe soutenus, y compris la planification des réunions internes et externes avec des parties prenantes et des fonctionnaires du gouvernement, le soutien en matière de gestion des courriels et de planification budgétaire, ainsi que l’organisation et le suivi des principaux livrables pour les membres de l’équipe soutenus. L’adjoint·e de direction agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l’équipe, au besoin.La personne sélectionnée fera preuve d’un esprit d’initiative et d’un esprit d’équipe positif. Ce rôle exige une personne possédant de solides aptitudes interpersonnelles et capable de résoudre les problèmes de manière proactive.Vos responsabilités :Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonnerles horaires du ou des membres de la direction soutenus; et classer par ordre depriorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du tempsÉtablir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC et à l’externe, au besoinTenir le ou les membres de la direction soutenus bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attentionOrganiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le ou les membres de la directionÉtablir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce,



dans les délais prévusUtiliser les capacités de gestion de projet pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d’entreprise et des cheminements critiques qui relèvent du ou des membres de la directionFaire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de direction conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d’accueilSurveiller les boîtes aux lettres des membres de la direction (le cas échéant), signaler les messages hautement prioritaires, organiser leurs tâches et répondre et/ou envoyer des courriels en leur nom, au besoinPlanifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les membres du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels, les chercheurs et d’autres parties externesSurveiller et gérer le renouvellement des abonnements aux médias et le renouvellement de l’adhésion des membres sectoriels et des parties prenantesFournir des lignes directrices sur le processus de rapport des dépenses, examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l’approbation du ou des membres de la direction conformément aux lignes directrices de la BICCollaborer avec le service des finances de l’entreprise à l’élaboration du budget annuel et au suivi et au traitement continus des facturesAssurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème techniqueGérer des projets spéciaux, mener des initiatives d’amélioration continue et accomplir d’autres tâches. au besoinAssurer la gestion directe et/ou l’encadrement d’autres membres du personnel administratif au sein de l’équipe ou de la BICLe profil idéal :Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentesMinimum de 10 ans d’expérience,



y compris de l’appui aux membres de la direction et de l’interaction avec des membres de la direction d’autres organisationsDe l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atoutMaîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et Power Point), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoinSouci marqué du détail, compétences en gestion du temps et en organisation, avec la capacité de gérer et de prioriser diverses demandes concurrentes tout en offrant le plus haut niveau de service et de réactivité dans un environnement dynamiqueGrand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicatsTrès bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et les clients externesCapacité de faire preuve d’un bon jugement et d’aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactiveSouplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s’adapter aux changements continusCapacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipeAvoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l’occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulièresExpérience de la gestion d’autres membres du personnel administratif, un atoutBilinguisme (français et anglais), un atoutMerci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées.N’oubliez pas de suivre la BIC sur Linked In et sur X (précédemment Twitter)@cib_en La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.Pour en savoir plus sur la BIC, veuillez visiter le site #J-18808-Ljbffr

📌 Executive Assistant (Toronto)
🏢 Canada Infrastructure Bank/ Banque de l'infrastructure du Canada
📍 Toronto