Poste : coordonnateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Montréal, QC
Salaire : jusqu'à 63 000 $ par année
Type de poste : temps plein

Résumé du poste

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de bureau très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes d'un bureau à Montréal. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, d'accueil et de coordination aux employés, à la direction, aux clients et au conseil d'administration.

Le candidat idéal est proactif, professionnel et à l'aise pour gérer plusieurs priorités à la fois. De solides compétences en communication, une maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel, et la capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion sont essentielles.

Principales responsabilités

Réception et accueil

- Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels vers les personnes concernées, prendre et transmettre les messages.
- Accueillir et aider les clients, les visiteurs et les partenaires d'affaires de manière professionnelle et courtoise.
- Servir de point de contact entre les clients, les employés et la direction.
- Veiller à ce que l'aire d'accueil soit propre, bien organisée et accueillante.
- Fournir des renseignements généraux et une aide administrative aux employés et aux visiteurs.
- Aider à la préparation des salles de réunion et servir des rafraîchissements au besoin.

Soutien administratif et de bureau

- Rédiger, mettre en page, relire et préparer la correspondance d'affaires, les lettres, les rapports et autres documents.
- Aider à la préparation des présentations et du matériel de réunion.
- Prendre des notes de réunion,



préparer des résumés et assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
- Envoyer des rappels aux employés concernant les tâches en suspens et les échéances à venir.
- Tenir à jour les listes de contacts de l'entreprise, les dossiers et les fichiers administratifs.
- Préparer et distribuer des trousses d'information aux clients actuels et potentiels, et coordonner les communications de suivi.
- Coordonner le renouvellement des polices d'assurance liées aux véhicules et aux locaux.
- Mettre à jour les registres de tarification des fonds et d'autres rapports internes au besoin.
- Aider à l'administration générale du bureau, au classement, à la gestion des documents et à d'autres tâches administratives.

Rapports de dépenses et soutien comptable

- Recueillir, examiner et organiser les rapports de dépenses des employés ainsi que les reçus justificatifs.
- Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses à l'aide de Microsoft Excel.
- Vérifier que les rapports de dépenses sont complets, exacts et accompagnés des pièces justificatives appropriées.
- Assurer le suivi auprès des employés en cas de reçus manquants, d'informations incomplètes ou d'anomalies.
- Tenir à jour des registres organisés des dépenses et des remboursements des employés.
- Aider le service de la comptabilité à la saisie de données,



à la mise à jour des feuilles de calcul et aux tâches administratives.
- S'assurer que les rapports de dépenses sont soumis pour approbation conformément aux procédures internes.

Planification, calendriers et coordination des déplacements

- Tenir à jour le calendrier du bureau et tenir les employés informés des réunions, événements et dates importantes à venir.
- Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les réservations de salles et la préparation des documents.
- Organiser les déplacements d'affaires, y compris le transport, l'hébergement et les itinéraires.
- Préparer et distribuer le calendrier mensuel des événements.
- Aider à la coordination et à la réservation des événements d'entreprise et d'autres activités.

Soutien au conseil d'administration et au secrétaire général

- Tenir à jour et protéger les dossiers confidentiels du conseil d'administration et les documents de l'entreprise.
- Préparer et diffuser la correspondance générale au nom du conseil d'administration.
- Coordonner les avis de convocation aux réunions du conseil d'administration conformément aux règlements administratifs de l'entreprise.
- Préparer les dossiers des réunions du conseil d'administration et organiser les documents d'appui.
- Aider à la préparation, à la rédaction et à la finalisation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, y compris les détails de la réunion, la liste des présents, les points à l'ordre du jour, les discussions, les rapports, les motions, les résolutions et les résultats des votes.
- Coordonner l'examen et l'approbation des pr

📌 Office Clerk (Montreal)
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📍 Montreal