RESPONSABILITÉS

Ouverture et gestion des dossiers

■ Ouvrir le dossier dans le logiciel de gestion des prêts (Mortgage Automator ou autre) et créer le répertoire documentaire.

■ Transmettre la liste des documents requis au client ou au courtier et gérer les formulaires clients et listes de contrôle.

■ Tenir à jour la liste des documents reçus et manquants et effectuer les relances nécessaires.

■ Classer et nommer les documents selon la convention interne.

Coordination des tiers

■ Planifier les visites de propriété avec l'originateur ou le souscripteur et le locataire ou l'emprunteur.

■ Mandater et suivre les intervenants : évaluateur, inspecteur, évaluation environnementale de site (ÉES) au besoin, assureur, notaire, avocat.

■ Commander les recherches : état certifié des droits, certificat de localisation, rôle foncier, taxes municipales et scolaires et, avec le consentement du client, dossier de crédit.

■ Gérer les échanges documentaires avec les notaires.

■ Rédiger les lettres et courriels destinés aux clients et partenaires externes.

Suivi des conditions et clôture

■ Tenir à jour le tableau des conditions préalables (statut, responsable, échéance) et alerter la direction des échéances à respecter.

■ Recueillir les preuves de levée des conditions et les transmettre au souscripteur pour validation.

■ Soutenir la préparation des offres de financement et obtenir la signature des lettres d’engagement.

■ Préparer les instructions au notaire à partir des modèles, pour validation par le souscripteur.

■ Calculer et planifier les dates clés : échéance de l'offre, date de débours, avis.

■ Vérifier le dossier de clôture : preuve d’assurance avec clause hypothécaire, quittances, acte publié.

Conformité et administration

■ Effectuer les vérifications « Connaître son client » (KYC) et s’assurer que les pièces sont complètes avant leur transmission au souscripteur.

■ Assurer la conservation des registres selon les délais exigés et coordonner les formations de l’équipe.





■ Gérer les inscriptions sur JLR et la documentation des comptes enregistrés.

■ Traiter les demandes gouvernementales.

Après le déboursé du prêt

■ Suivre les assurances et les taxes (alertes de renouvellement, validation des taxes payées auprès des municipalités) et effectuer le premier niveau de relance en cas de retard.

■ Obtenir des assureurs une preuve d’assurance valide pour toute la durée du prêt, au nom des bons bénéficiaires.

■ Suivre les conditions spéciales des prêts ainsi que les retards de paiement et les défauts.

■ Tenir l'échéancier des renouvellements : avis à l'originateur 90 à 120 jours avant l'échéance, envoi des préavis et obtention des signatures.

■ Produire les rapports périodiques sur le pipeline, les dossiers en attente et les délais par étape.

Relations avec les investisseurs

■ Informer les investisseurs lors des renouvellements.

■ Tenir à jour l'espace investisseur en y déposant la documentation requise.

■ Obtenir l'approbation des états de compte des investisseurs.

Logistique et bon fonctionnement du bureau

■ Organiser les événements et activités internes (Noël, activité d'été, etc.).

■ Soutenir les projets spéciaux (p. ex. un déménagement de bureau envisagé).

■ Assurer le bon fonctionnement général du bureau (fournitures, nourriture, espaces, etc.) et les tâches de soutien courantes (numérisation, classement, courrier, messagerie).

■ Coordination TI : point de contact pour les besoins courants, demandes aux fournisseurs, suivi des accès aux équipements et outils, gestion de la cybersécurité.

Rigueur des processus et amélioration continue

■ Coordonner les rencontres d'équipe et les formations internes.





■ Tenir à jour la documentation des processus et faire le suivi de leur application.

■ Faire remonter les irritants et les occasions d'amélioration, et coordonner certaines initiatives transversales.

Coordination administrative des RH

■ Assurer le suivi administratif des congés et des absences.

■ Coordonner les processus de recrutement, d'intégration et de départ.

■ Faire les rappels liés au cycle annuel d'évaluation des employés.

IMPUTABILITÉS CLÉS

La personne titulaire du poste est imputable de :

■ la complétude et la conformité documentaire des dossiers de prêt;

■ la conformité réglementaire des dossiers et des équipes;

■ le respect des suivis et des échéances de prêt;

■ la fluidité logistique et le bon fonctionnement du bureau;

■ l'application des processus administratifs établis.

PROFIL RECHERCHÉ

■ Formation de niveau collégial ou baccalauréat

■ Expérience reconnue en gestion ou en administration

■ Connaissance du marché immobilier ou du prêt hypothécaire, un atout

■ Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit

■ Maîtrise de Word, Excel et PowerPoint; facilité à apprendre d’autres outils (Google Workspace, etc.)

■ Grande autonomie

■ Souci du détail

■ Sens de l’organisation et gestion efficace du temps

■ Excellentes aptitudes d’analyse et de résolution de problèmes

■ Capacité à mener plusieurs tâches de front dans un environnement en évolution rapide

CE QUE NOUS OFFRONS

■ Rémunération concurrentielle avec révision salariale annuelle

■ Bonification possible

■ Possibilité d’avancement dans l’entreprise

■ Formation et développement professionnel

■ Horaire de 37,5 heures, du lundi au vendredi

■ Horaire d’été de juin à septembre (fin à 13 h le vendredi)

■ Possibilité de travail en mode hybride

■ Passe mensuelle de transport en commun

Rémunération : 30,00$ à 37,50$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages :

- Congés payés

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC

📌 Coordonnateur(trice) administrative (Montreal)
🏢 LYNX BLEU CAPITAL
📍 Montreal