Milieu de travail

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École.
La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

- Identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion de l’information et d’archives, analyse les pratiques existantes et propose des solutions visant à améliorer l’organisation, l’accessibilité, la conservation et la préservation de l’information.
- Développe, met en place et maintien des outils, des systèmes, des processus et des procédures permettant d’assurer une gestion efficace de l’information institutionnelle et des archives, en collaboration avec les parties prenantes concernées.
- Coordonne les activités quotidiennes et les projets relevant de sa responsabilité et réalisés par les membres de l'équipe. Assure la qualité du travail effectué et apporte les correctifs nécessaires, au besoin.
- Élabore,



met à jour et assure l’application des politiques, directives, procédures, normes et autres outils de référence relatifs à la gestion de l’information et des archives.
- Apporte son soutien et expertise aux comités, groupes de travail et projets internes liés à la gestion de l’information, aux archives, aux systèmes d’information, à la préservation numérique et à la mémoire institutionnelle.
- Assure une veille sur l’évolution des pratiques archivistiques, des technologies, des outils de gestion de l’information et du cadre légal applicable à ses fonctions et propose les ajustements requis aux pratiques et aux outils de l’École.
- Tient à jour les données relatives à ses activités, aux projets et aux inventaires archivistiques et documentaires afin d’assurer le suivi des activités et de produire les statistiques requises pour son secteur.
- Participez, lorsque requis, à la préparation de demandes de subvention, de projets d’acquisition ou de projets liés au développement des outils et services du secteur.
- Établit et entretient des relations avec des personnes professionnelles du domaine et participe à différentes activités favorisant le partage et le développement des pratiques.

Selon les besoins opérationnels, la personne titulaire de cet emploi réalise également les activités suivantes:

GESTION ET VALORISATION DES COLLECTIONS





- Planifie et réalise des activités d’acquisition de fonds et de collections d’archives institutionnels et privés, notamment par l’identification de contenus pertinents, la sollicitation et l’accompagnement de donateurs.
- Planifie, coordonne et réalisée le traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives selon les normes et les meilleures pratiques en vigueur.
- Agit à titre de personne-ressource du service de référence, de consultation et de recherches historiques. Effectue le repérage des contenus pertinents et accompagne les chercheurs dans leurs recherches. Établit les priorités, les paramètres d’accès et assure un suivi des projets.
- Développe, maintient et diffuse les outils de recherche nécessaires à la consultation, au repérage, à l’exploitation et la mise en valeur des archives.
- Conçoit et réalise des activités et des projets de diffusion et de valorisation des archives et de la mémoire institutionnelle, notamment des expositions, vitrines, projets numériques et autres activités de mise en valeur.

PROCESSUS ET INFORMATION INSTITUTIONNELLE

- Accompagne les unités dans l’organisation, la gestion, la conservation et la destruction de leur information.
- Analyse et documente les processus liés à la création, à l’utilisation, à la gestion et à la conservation de l’information institutionnelle et identifie les possibilités d’optimisation, de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
- Analyse et documente les processus d’affaires des unités afin d’identifier les besoins en matière de gestion et de gouvernance de l’information, de catégorisation, de protection des renseignements personnels, de conservation, de disposit

📌 Archiviste (Montreal)
🏢 HEC
📍 Montreal