Ajoint(e) Administrative senior/ Ajoint(e) de direction

Aperçu du poste:

En tant qu'adjoint(e) de direction au sein de l'équipe des opérations, vous fournirez un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au chef de la direction (CEO), au chef de la direction scientifique (CSO) et au chef de la direction financière (CFO), tout en contribuant aux activités opérationnelles quotidiennes de l'entreprise.

Votre rôle combinera le soutien à la haute direction avec diverses responsabilités administratives et opérationnelles, ainsi que des activités de coordination entre les différentes équipes.

Nous recherchons une personne proactive, débrouillarde et polyvalente, capable de s'adapter rapidement, d'assumer diverses responsabilités et de contribuer aux besoins d'une organisation en pleine croissance. Des horaires de travail flexibles et des déplacements occasionnels peuvent être requis.

Ce poste offre une occasion unique de contribuer au développement d'une entreprise de biotechnologie en pleine croissance, qui fait progresser des thérapies cellulaires de pointe, tout en évoluant dans un environnement collaboratif, dynamique et innovant.

Principales responsabilités:

- Gérer de manière proactive les agendas du CEO, du CSO et du CFO, y compris les réunions internes, externes et avec les investisseurs.
- Coordonner les déplacements professionnels complexes des membres de la haute direction, y compris les réservations et les itinéraires.
- Organiser les réunions du conseil d'administration et de ses comités, notamment la planification, la logistique et la préparation des documents nécessaires.
- Participer à la préparation et à la consolidation des dossiers du conseil d'administration (Board Books), des présentations et d'autres documents destinés à la haute direction.
- Coordonner les réunions avec les investisseurs et soutenir les activités liées aux levées de fonds.
- Organiser et tenir à jour la documentation du conseil d'administration et de ses comités, notamment les procès-verbaux et les registres de l'entreprise.
- Faciliter les processus de signature des accords de confidentialité (NDA) et d'autres documents à l'aide d'Adobe Sign ou de DocuSign.
- Traiter et rapprocher les notes de frais des membres de la haute direction conformément aux politiques de l'entreprise.
- Fournir un soutien administratif quotidien aux membres de la haute direction, à l'équipe des opérations et aux autres départements, selon les besoins.
- Coordonner les réunions, les réservations de salles de conférence, les services de traiteur et les événements de l'entreprise.
- Gérer les appels entrants, le courrier, les livraisons, les fournitures de bureau et la correspondance générale.
- Assurer la gestion et le classement des documents physiques et numériques conformément aux procédures de l'entreprise.
- Coordonner l'entretien courant des bureaux, les besoins en équipement et les demandes auprès de la gestion immobilière et des fournisseurs externes.
- Contribuer au maintien d'un environnement de travail organisé, fonctionnel et sécuritaire.
- Coordonner les préparatifs liés à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés, notamment les postes de travail, les équipements, les fournitures et les exigences administratives.
- Soutenir les processus informatiques liés à l'arrivée et au départ des employés, notamment la coordination de la configuration des équipements, les demandes d'accès et la récupération du matériel.
- Assurer la liaison avec le fournisseur externe de services informatiques pour soumettre les demandes de soutien technique et en effectuer le suivi.
- Tenir à jour les inventaires du matériel informatique, les attributions d'équipement aux employés et la documentation connexe.
- Participer au suivi des licences logicielles et à d'autres activités administratives courantes liées aux technologies de l'information.
- Contribuer à la tenue à jour des registres et des documents de l'entreprise pour les filiales canadiennes et internationales.
- Tenir à jour les outils de suivi opérationnel, notamment ceux relatifs aux contrats, aux renouvellements, aux polices d'assurance et aux inventaires d'équipements.
- Coordonner les processus de signature des documents, leur classement et les suivis administratifs liés aux ententes et aux contrats.
- Soutenir les activités d'approvisionnement et de coordination avec les fournisseurs, notamment les achats courants et le suivi des commandes,



selon les besoins.
- Participer à la coordination administrative des installations, des équipements et d'autres projets opérationnels.
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des parties prenantes internes et des fournisseurs de services externes afin d'assurer l'avancement des activités confiées dans les délais prévus.
- Soutenir la planification et la coordination des événements de l'entreprise et des activités destinées aux employés.
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion dans le traitement des renseignements sensibles concernant l'entreprise et ses employés.
- Effectuer toute autre tâche ou tout autre projet administratif et opérationnel qui pourrait lui être confié.

Qualifications:

- Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste d'adjoint(e) de direction, d'adjoint(e) administratif(-ive) principal(e) ou dans un rôle de soutien similaire, de préférence dans un environnement de jeune entreprise dynamique, idéalement dans le secteur des biotechnologies ou des sciences de la vie.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer de manière autonome des priorités multiples et changeantes.
- Discrétion irréprochable et capacité à traiter et à protéger les renseignements confidentiels.
- Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et grand souci du détail.
- Expérience dans le soutien aux cadres supérieurs et dans la gestion d'agendas et de déplacements complexes.
- Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, PowerPoint) et des plateformes de signature électronique (p. ex. Adobe Sign, DocuSign).
- Excellentes compétences en communication et approche proactive, axée sur le service et la collaboration.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Pourquoi Morphocell:

- Rejoignez une équipe dynamique de professionnels engagés à repousser les limites de la thérapie cellulaire.
- Contribuez à des avancées révolutionnaires dans le domaine de la biotechnologie.
- Bénéficiez d’occasions d’épanouissement personnel et professionnel dans un environnement dynamique et collaboratif.
- Rémunération et avantages sociaux concurrentiels
- Assurance collective pour soins médicaux, soins de la vue et soins dentaires
- Cotisation de contrepartie au REER

Si vous êtes une personne hautement organisée, proactive et passionnée par le soutien à la haute direction dans un environnement de biotechnologie dynamique, nous vous invitons à poser votre candidature et à vous joindre à notre mission visant à révolutionner les soins aux patients grâce à des thérapies de pointe. Pour poser votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à : [email protected]

Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

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Senior Administrative Assistant/ Executive Assistant

Position Overview:

As an Executive Assistant on the Operations team, you will provide high-level administrative and organizational support to the CEO, CSO, and CFO, while also contributing to the broader day-to-day operations of the company.

Your role will combine executive support with a variety of administrative and operational responsibilities, and cross-functional activities. We are looking for a proactive, resourceful, and adaptable individual who enjoys wearing multiple hats and contributing wherever needed in a growing organization. Flexible work hours and occasional travel may be required.

This position offers a unique opportunity to contribute to a growing biotech company advancing cutting-edge cell therapies, while working in a collaborative, fast-paced, and innovative environment.

Key Responsibilities:

- Proactively manage calendars for the CEO, CSO and CFO, including internal, external, and investor meetings.
- Coordinate complex executive travel arrangements and itineraries.
- Organize Board of Directors and committee meetings, including scheduling, logistics,



and preparation of meeting materials.
- Assist with the preparation and consolidation of Board Books, presentations, and other executive materials.
- Coordinate investor meetings and support fundraising-related activities.
- Organize and maintain Board and committee documentation, including meeting minutes and corporate records.
- Facilitate NDA and other document signature workflows using Adobe Sign or DocuSign.
- Process and reconcile executive expense reports in alignment with company policies.
- Provide day-to-day administrative support to executives, the Operations team, and other departments as needed.
- Coordinate meetings, conference room bookings, catering, and company events.
- Manage incoming calls, mail, deliveries, office supplies, and general correspondence.
- Maintain organized physical and digital records in accordance with company procedures.
- Coordinate routine office maintenance, equipment needs, and requests with building management and external vendors.
- Help maintain an organized, functional, and secure office environment.
- Coordinate new-hire onboarding preparations, including workstations, equipment, supplies, and administrative requirements.
- Support IT onboarding and offboarding, including equipment setup coordination, access requests, and equipment returns.
- Liaise with the external IT service provider to submit and follow up on IT support tickets.
- Maintain IT equipment inventories, employee assignments, and related documentation.
- Assist with software license tracking and other routine IT administrative activities.
- Assist with maintaining company records and documentation for Canadian and international subsidiaries.
- Maintain and update operational trackers, including contracts, renewals, insurance policies, and equipment inventories.
- Coordinate document signature workflows, filing, and administrative follow-ups for agreements and contracts.
- Support procurement and vendor coordination activities, including routine purchasing and order follow-ups as needed.
- Assist with administrative coordination of facilities, equipment, and other operational projects.
- Follow up with internal stakeholders and external service providers to ensure assigned activities progress on schedule.
- Support the planning and coordination of company events and employee activities.
- Maintain confidentiality and exercise discretion when handling sensitive company and employee information.
- Perform other administrative and operational tasks and projects as assigned.

Qualifications:

- Minimum of 5 years of previous experience in an Executive Assistant, Sr. Administrative Assistant, or similar support role, preferably in a fast-paced startup workplace, ideally within the biotech or life sciences industry
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple and shifting priorities independently
- Uncompromising and steadfast discretion and ability to handle and safeguard confidential information
- Strong problem-solving skills and high attention to detail
- Experience supporting senior executives and managing complex calendars and travel
- Proficiency with Microsoft 365 tools (Outlook, SharePoint, Teams, PowerPoint) and electronic signature platforms (e.g., AdobeSign, DocuSign)
- Excellent communication skills and a proactive, service-oriented mindset
- Language fluency in both English and French is required

Why Morphocell:

- Join a dynamic team of professionals committed to pushing the boundaries of cell therapy.
- Contribute to groundbreaking advancements in the field of biotechnology.
- Opportunity for personal and professional growth in a fast-paced and collaborative environment.
- Competitive compensation package.
- Group medical and dental insurance.
- RRSP matching contribution.

If you are a highly organized and proactive professional with a passion for supporting executive leadership in a fast-paced biotech environment, we invite you to apply and join our mission to advance innovative cell therapies. To apply, please submit your resume and cover letter to: [email protected]

Please note that only selected candidates will be contacted for an interview.

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Indemnité kilométrique
- Options d'Achats d'Actions
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adj. administratif(ve) Sr / Adj. de direction - Sr. Administrative Assistant/Executive Assistant (Laval)
🏢 Morphocell Technologies
📍 Laval