Soutien administratif Remplacement d'un poste permanent Faculté/Service - Département Sous la supervision du chef de cabinet au sein du bureau du vice-président des finances et de l'administration, le titulaire du poste assurera les fonctions de fournir un soutien administratif au cadre exécutif pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Coordonner la planification et la mise en œuvre des activités et des projets du cabinet du cadre supérieur afin d’appuyer l’atteinte des objectifs stratégiques du cabinet tout en maintenant le plus haut standard de qualité. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports.

Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procèsverbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.

Coordination des opérations : Coordonner la planification et la mise en œuvre des activités opérationnelles du cabinet du cadre supérieur. Assurer le fonctionnement optimal du cabinet par le développement et la mise en place de procédures, processus et outils de travail en lien avec les objectifs stratégiques, les orientations et les priorités du cabinet afin qu’un service d’appui normalisé et de qualité soit offert au cadre supérieur.

Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez‑vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour.

Gestion des dossiers :



Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail. Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire Très bonne connaissance des logiciels informatiques Bilinguisme (Français et Anglais) Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet.

Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde.

Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #

📌 Adjointe de direction responsable, adjoint de direction responsable (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa