Le ou la titulaire du poste est responsable de la gestion des aspects administratifs et opérationnels liés à la pratique de son avocat ou avocate, afin d’assurer son bon fonctionnement et son efficacité. Le ou la titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des services de soutien afin de soutenir la prestation des services aux clients et la gestion globale du groupe de pratique. Gérer et trier les communications reçues, répondre aux demandes habituelles, transmettre en temps opportun les dossiers urgents ou sensibles aux personnes concernées, et enregistrer les courriels et leurs pièces jointes dans le système de gestion documentaire du cabinet, conformément aux directives.

Gérer tous les aspects liés aux voyages, notamment la réservation des vols et des hébergements, la préparation d’itinéraires détaillés et les rapports de dépenses. Soutenir l’avocat ou l’avocate à l’égard des obligations réglementaires et des exigences en matière d’agrément, notamment les adhésions à des associations professionnelles, le respect des obligations de formation continue obligatoires et les déclarations correspondantes. Gérer les biographies de l’avocat ou de l’avocate et coordonner leur participation aux conférences et aux activités externes, en collaboration avec le service Marketing et développement des affaires.

Fournir un soutien administratif courant, notamment en matière de rédaction, de mise en page, de révision, de relecture, de mise en évidence des modifications et de gestion des versions, en collaboration avec les spécialistes - Traitement de documents pour la production de documents complexes et les exigences techniques avancées en matière de mise en page. Coordonner la répartition des tâches au sein de l’équipe afin d’assurer un soutien administratif continu à l’avocat ou l’avocate, notamment en cas d’absences, de congés et pendant les périodes plus occupées. Collaborer avec les Services de traitement de documents, les adjoints administratifs et les autres ressources administratives afin de coordonner les demandes de travail, de suivre l’avancement des tâches, de vérifier l’exactitude des tâches achevées et de respecter les délais fixés.

Contribuer aux initiatives à l’échelle du cabinet, à l’amélioration des processus et aux projets spéciaux visant à soutenir les priorités du cabinet. Faciliter le paiement des factures de tiers et des frais de dépôt, en veillant à l’exactitude des informations, aux autorisations requises et à la soumission dans les délais, conformément aux exigences des fournisseurs. Gestion des risques Gérer le cycle de vie des activités de partage de fichiers externes, depuis leur création jusqu’au maintien des droits d’accès appropriés,



en passant par l’échange sécurisé de documents et le respect des exigences de confidentialité des clients ainsi que des politiques du cabinet.

Coordonner et prendre en charge les demandes d’audit conformément aux exigences du cabinet en matière de gestion des risques, en collaborant avec les parties prenantes internes si nécessaire. Marketing et développement des affaires Soutenir les activités de développement des affaires de l’avocat ou de l’avocate, en veillant à ce que les initiatives soient coordonnées et correctement enregistrées dans Interaction à des fins de suivi et de rapport. Collaborer avec l’avocat ou l’avocate et l’équipe Marketing et développement des affaires pour les soumissions à Chambers, les initiatives axées sur les clients et les événements organisés par le cabinet (par exemple, les débats Munk), notamment en apportant son soutien à la planification et à la mise en œuvre de séances de formation juridique continue non facturables.

Coordonner les réunions et les événements avec les clients, en gérant tous les aspects logistiques, notamment la réservation des salles de réunion, le choix des lieux, les services de traiteur, les cadeaux promotionnels et les besoins audiovisuels. Collaborer avec les équipes internes chargées de l’organisation d’événements, selon les besoins, pour assurer le bon déroulement d’événements complexes, en veillant au respect des directives du client et des normes du cabinet. Assister à l’organiser des voyages de développement des affaires en coordonnant les calendriers, en préparant les itinéraires des clients et des cabinets d’avocats, et en assurant le suivi et les contacts avec les clients.

Préparer, réviser et gérer les documents relatifs aux litiges et les documents judiciaires (par exemple, les actes de procédure, les dossiers de requêtes, les affidavits, les affidavits de documents, les mémoires, les cahiers de jurisprudence et de doctrine, les recueils, les mémoires de dépens, les dossiers d’appel et les mémoires de médiation), en veillant à leur exactitude, à leur exhaustivité et à leur conformité avec les règles de procédure applicables, les directives pratiques et les exigences juridictionnelles. Coordonner les procédures de dépôt, de signification et les démarches judiciaires dans différentes juridictions, en utilisant les systèmes judiciaires, les outils technologiques juridiques et les plateformes de dépôt électronique appropriés. Assurer le suivi des délais liés aux litiges,



des dates d’audience, des calendriers de procédure, des exigences en matière de prescription et d’autres étapes clés, en coordination avec les processus en place au sein du service afin de garantir une gestion efficace des dossiers.

Apporter un soutien lors des interrogatoires, des médiations, des audiences, des procès et des appels en coordonnant les aspects logistiques, en préparant les documents nécessaires et en veillant à ce que les formalités administratives soient remplies conformément aux procédures et aux délais applicables. Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau, administration juridique ou administration de la haute direction, ou dans d’autres domaines connexes. De 5 à 7 ans d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un cabinet de services professionnels juridiques.

Solide connaissance des procédures de litige québécoises, des exigences des tribunaux, des procédures de dépôt de documents et des technologies juridiques, et capacité à maintenir ses connaissances à jour à mesure que les pratiques, les règles et les technologies évoluent. Solide connaissance des termes, des documents et des procédures juridiques. Expérience dans l’utilisation de logiciels juridiques et administratifs, notamment les systèmes de gestion documentaire, les plateformes de saisie des heures et de facturation, ainsi que les outils de gestion de la relation client.

Maîtrise des logiciels Microsoft Office. Bilinguisme complet en français et en anglais. S’adapte aux nouvelles technologies, notamment l’intelligence artificielle et les outils émergents, et les utilise efficacement pour faciliter son travail.

Fait preuve de souplesse et de réactivité face aux besoins du cabinet, notamment en effectuant des heures supplémentaires et en assurant une présence au bureau lorsque cela est nécessaire. Il s’agit d’un poste en mode hybride, soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.

Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications, l’expérience et les compétences correspondant aux postes. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire, la vérification des médias sociaux, ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes. Nous croyons que la diversité des parcours, des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle.

Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap.

📌 Adjoint(e) Juridique | Droit du travail (télétravail permanent)
🏢 Torys
📍 Montreal