English will follow

Ce poste est ouvert aux candidat(e)s situé(e)s à Montréal prêt(e)s à se déplacer 5 jours par semaine au 5301, av. de Courtrai, bureau 311, Montréal (QC) H3W 0B1.

Qui nous sommes

Haute Vision est une clinique d'ophtalmologie multidisciplinaire située à Montréal, fondée en 2025. Notre équipe d'ophtalmologistes et d'optométristes compte des spécialistes de premier plan de la cornée et de la sécheresse oculaire, affiliés à l'Université de Montréal et à l'Université McGill.

Nous sommes spécialisés dans le diagnostic et le traitement de troubles oculaires complexes, notamment le syndrome de l'œil sec, la cataracte, le glaucome, les maladies de la cornée et de la rétine ainsi que les affections des paupières, en plus de la chirurgie réfractive. Notre clinique abrite également l'Institut de la sécheresse oculaire.

Pour les candidat(e)s qui souhaitent devenir technicien(ne) en ophtalmologie, Haute Vision est prête à financer la formation requise, en fonction du rendement et de l'intérêt démontré pour ce cheminement professionnel.

Le rôle En tant qu'administrateur(trice) à l'accueil et coordonnateur(trice) de clinique, vous serez responsable d'assurer l'accueil des patients, de veiller au bon déroulement des horaires de la clinique et de tenir des dossiers de patients précis et rigoureux. Vous travaillerez en étroite collaboration avec nos médecins et la direction de la clinique afin d'assurer une coordination administrative fluide et un soutien direct aux opérations de la pratique.

Votre expertise en matière de gestion de l'accueil bilingue, de planification d'agendas et d'organisation des processus sera essentielle pour transformer un horaire clinique chargé en une pratique structurée et fiable, tout en protégeant rigoureusement la confidentialité des renseignements des patients.

Vos responsabilités

- Accueillir chaleureusement les patients, gérer les arrivées et vérifier les renseignements d'admission.
- Créer et mettre à jour les dossiers des patients, faire le suivi des notes de consultation et veiller à ce que les fichiers numériques et physiques demeurent bien classés et conformes aux normes.
- Filtrer et acheminer les appels entrants, les messages vocaux et la correspondance; répondre aux demandes d'information, fixer les rendez-vous et transmettre les situations urgentes selon les protocoles de la clinique.
- Soutenir la direction de la clinique en gérant les agendas,



en effectuant le tri des courriels entrants, en rédigeant des communications et en assurant le suivi des tâches en suspens.
- Participer aux tâches financières courantes : consignation des dépenses, rapprochement des factures de fournisseurs, tenue de livres de base et préparation des dossiers de facturation.
- Coordonner la logistique de la clinique, gérer les fournitures de bureau et de la réception, et assurer la liaison avec le soutien informatique et les techniciens d'équipement.
- Rédiger et tenir à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON), les modèles et les listes de contrôle.

Votre profil

- Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, afin de servir nos patients et de collaborer avec les médecins et les fournisseurs dans les deux langues.
- La maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste, car la majorité des interactions avec les patients se déroulent en anglais.
- Expérience dans des rôles d'accueil/réception, d'adjointe ou adjoint de direction, d'administration médicale ou de service à la clientèle.
- Aisance avec Google Workspace et Microsoft Office, et capacité d'apprendre rapidement l'utilisation d'un logiciel de dossiers médicaux électroniques (DME).

This position is open to candidates located in Montreal willing to commute 5 days a week to 5301 Av. de Courtrai #311, Montréal, QC H3W 0B1

Who We Are

Haute Vision is a multidisciplinary ophthalmology clinic in Montréal, founded in 2025, with a team of ophthalmologists and optometrists that includes leading cornea and dry eye specialists affiliated with Université de Montréal and McGill University.

We specialize in diagnosing and treating complex eye conditions, including dry eye disease, cataracts, glaucoma, corneal and retinal diseases and eyelid disorders, as well as refractive surgery. Our clinic is home to the Dry Eye Institute.

For candidates interested in becoming an Eye Technician, Haute Vision is willing to support the required training, based on performance and demonstrated interest in this career path.

The Role





As a Front Desk Administrator & Practice Coordinator, you will be responsible for leading patient reception, keeping the clinic running on schedule and maintaining accurate patient records. You will work closely with our physicians and clinic leadership to provide seamless administrative coordination and direct practice support.

Your knowledge & expertise in bilingual front-of-house operations, calendar management, and process organization will be crucial in turning a busy clinical schedule into a structured, reliable practice while protecting patient confidentiality.

What You'll Do

- Welcome patients, manage check-ins, and verify intake information
- Create and update patient charts, track consultation notes, and keep digital and physical files organized and compliant.
- Screen and route incoming calls, voicemails, and correspondence; answer inquiries, book appointments, and escalate urgent concerns according to clinic protocol.
- Support clinic leadership by managing calendars, sorting inbox messages, drafting communications, and following up on pending tasks.
- Assist with routine finance tasks: logging expenses, reconciling vendor invoices, light bookkeeping, and preparing billing files.
- Coordinate clinic logistics, manage office and front-desk supplies and liaise with IT support and equipment technicians.
- Write and maintain standard operating procedures, templates and checklists.

What You Offer

- French and English proficiency, written and spoken, to serve our patients and work with physicians and suppliers in both languages.
- Proficiency in English is required for this role, as most patient interactions are conducted in English.
- Experience in reception, executive assistance, medical administration or customer service roles.
- Comfort with Google Workspace and Microsoft Office, and the ability to learn electronic medical record (EMR) software quickly.

Job Type: Full time Pay: From $23.00 per hour

Ability to commute/relocate

- Montréal, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Application question(s):
- What are your salary expectations?
- Could you describe the organizational and project management applications you rely on most, and detail how you incorporate them into your daily workflow?

Experience:
- Administrative Support or Customer Service: 1 year (preferred)

Language:
- French (required)
- English (required)

Work Location: In person

📌 Administrateur(trice) à l'accueil et coordonnateur(trice) de clinique | Front Desk Administrator & P
🏢 Kujaku
📍 Montreal