DoubleTree by Hilton Québec Resort — Québec, QC

Lieu de travail : 7900, rue du Marigot, Québec

Tu aimes organiser des événements, travailler avec les clients et t’assurer que chaque détail est bien coordonné? Le DoubleTree by Hilton Québec Resort recherche une personne organisée et dynamique pour assurer la coordination de ses banquets, de ses événements et de ses groupes touristiques.

Tu seras le point de contact entre les clients, les organisateurs et nos équipes afin d’offrir une expérience accueillante et un service bien organisé, de la préparation jusqu’au départ du groupe.

Tes principales responsabilités

Coordination des banquets et des événements

- Accompagner les clients dans la préparation de leurs réunions, banquets, mariages et autres événements.
- Confirmer les besoins : nombre de participants, menus, horaires, disposition des salles, équipements et demandes particulières.
- Préparer, mettre à jour et transmettre les fiches de fonctions et les directives aux équipes concernées.
- Coordonner les préparatifs avec la cuisine, le service de restauration, la réception, l’entretien ménager et la maintenance.
- Vérifier le montage des salles et la mise en place avant l’arrivée des clients.
- Assurer une présence sur le terrain lors des événements, accueillir les organisateurs et veiller au respect des engagements.
- Gérer les changements de dernière minute et trouver des solutions aux imprévus.
- Effectuer le suivi après les événements et recueillir les commentaires des clients.

Coordination des groupes touristiques et des voyages organisés

- Assurer le suivi des dossiers (soumission, contrats, paiement,



réservations) avec les agences de voyages, les voyagistes, les guides et les responsables de groupes.
- Recueillir et transmettre les listes de chambres, les heures d’arrivée et de départ ainsi que les besoins particuliers.
- Coordonner les repas de groupes avec le restaurant Le Dijon et la cuisine : horaires, menus, nombre de personnes et restrictions alimentaires.
- Préparer l’accueil des groupes avec la réception afin de faciliter la remise des clés et la communication des informations.
- Coordonner les besoins liés aux autobus, aux bagages et aux espaces réservés avec les équipes concernées.
- Accueillir les responsables de groupes et assurer le suivi pendant leur séjour.
- Vérifier que les services prévus au dossier sont offerts et communiquer rapidement les ajustements aux équipes.

Suivi administratif et collaboration

- Maintenir les dossiers clients et le calendrier des événements à jour.
- Vérifier les détails des ententes, les dépôts et les modalités de paiement avec les personnes responsables.
- Compiler les consommations et les frais supplémentaires afin de faciliter une facturation exacte.
- Participer aux rencontres de coordination et communiquer clairement les priorités.




- Contribuer à l’amélioration des procédures et à la satisfaction de la clientèle.

Le profil recherché
- Expérience pertinente en coordination d’événements, en banquets, en hôtellerie, en tourisme ou en restauration.
- Formation en gestion hôtelière, en tourisme, en événementiel ou dans un domaine connexe, un atout.
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Approche professionnelle, accueillante et orientée vers le service à la clientèle.
- Autonomie, rigueur et souci du détail.
- Capacité à garder son calme et à prendre des décisions lors d’imprévus.
- Aisance avec les outils informatiques et la suite Microsoft Office.
- Capacité à communiquer en français et en anglais pour échanger avec notre clientèle et nos partenaires anglophones.
- Connaissance du système PEP (un atout).

Conditions de travail
- Poste en présentiel au DoubleTree by Hilton Québec Resort.
- Horaire variable selon les événements et les arrivées de groupes, pouvant inclure les soirs et les fins de semaine.
- Rémunération selon l’expérience.

Salaire : À partir de 25 $/h, selon l’expérience. Tu souhaites contribuer à la réussite de nos événements et de nos groupes? Fais-nous parvenir ton CV directement sur Indeed.

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure

Heures prévues : au minimum 40.0 par semaine

Avantages

- Assurance Vie
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Réductions Tarifaires
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur / Coordonnatrice des banquets et des groupes touristiques (Quebec City)
🏢 DoubleTree by Hilton Québec Resort
📍 Quebec City