actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Résumé du poste:Sous la direction du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités liées à l’administration et aux affaires étudiantes. Elle est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité, agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures, et coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation.

Elle révise également les documents afin d’en assurer l’exactitude linguistique et administrative, et administre les comptes de l’unité.Principales responsabilités et tâchesLe ou la coordonnateur(trice) des affaires administratives et étudiantes assure un soutien administratif aux programmes de premier cycle et de cycles supérieurs, notamment au directeur des études supérieures, à divers comités, aux étudiants actuels, à l’agent des affaires étudiantes ainsi qu’aux candidats potentiels. Les principales responsabilités comprennent :Agir à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures académiques et administratives. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription liés aux cours et aux programmes.

Remplir et approuver les formulaires relatifs aux changements de cours ou de programme, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires ainsi qu’aux programmes de résidence et de stage.Aider les étudiants concernant les équivalences, la reconnaissance de cours suivis dans d’autres établissements, les transferts de crédits et les statuts probatoires. Préparer et vérifier les dossiers.Vérifier l’exhaustivité des dossiers étudiants et assurer, au besoin, le lien avec le processus d’admission.Maintenir la base de données MyProgress à jour. Fournir de l’aide et des conseils sur les cours,



programmes et ressources étudiantes appropriés.Leur fournir de l’orientation conformément aux protocoles départementaux ou universitaires établis et les référer, au besoin, aux ressources et services appropriés du campus (Wellness Hub).Veiller à ce que les messages de la liste de diffusion GRADPROG soient transmis aux publics concernés.Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures promotionnelles, les guides du département, le bulletin annuel destiné aux nouveaux étudiants admis ainsi que les rapports annuels, y compris la mise à jour des pages Web.Participer à la préparation des ordres du jour, assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité.

Participer aux séances d’information offertes par la Graduate and Postdoctoral Studies (GPS).Coordonner les processus administratifs liés aux examens doctoraux de synthèse, aux soutenances orales ainsi qu’au dépôt des mémoires et thèses.Vérifier et compiler les notes. Vérifier et corriger les relevés de notes.Identifier et vérifier les dossiers des étudiants finissants. Préparer les formulaires de demande de diplôme et les listes des diplômés.

Coordonner l’organisation d’activités destinées aux étudiants des cycles supérieurs telles que : les séances d’accueil de l’automne; les rencontres du directeur avec les nouveaux étudiants et les étudiants de retour (automne et hiver); le barbecue d’accueil; les célébrations de soutenance de thèse; la retraite annuelle de recherche aux cycles supérieurs.Excellentes aptitudes d’écoute, d’analyse de problèmes et d’accompagnement des étudiants. Capacité à identifier et à améliorer les processus administratifs (atout). Excellentes compétences en révision et correction de documents, notamment en orthographe, grammaire et ponctuation.





Maîtrise de l’environnement PC et des outils suivants : bases de données spécialisées; logiciels de traitement de texte; logiciels de présentation; maintenance de sites Web; Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.Ce que McGill offreEn tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, McGill offre :Un régime complet d’avantages sociaux (santé, soins dentaires, assurance vie) (si admissible) .Un régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 % (si admissible) .Un REER collectif et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI).Une politique de vacances concurrentielle.Neuf (9) « vendredis d’été » rémunérés entre la Saint-Jean-Baptiste et la Fête du Travail.Jusqu’à deux (2) journées de télétravail par semaine lorsque la nature du poste le permet.Connaissance de l’anglaisL’Université McGill est une université anglophone où les fonctions quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Formation et expérience minimales requises :DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Student Affairs OfficerDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-10-30Date limite pour postuler :2026-10-21L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes
🏢 McGill University
📍 Prince Edward Island