Company OverviewShriners Hospitals for Children - Canada provides ultra-specialized short-term orthopedic care to children in Quebec, other Canadian provinces, the United States and around the world. Affiliated with the Réseau universitaire intégré de santé et service sociaux McGill (RUISSS), the hospital promotes excellence and innovation in care, teaching and research. Working at Shriners Hospitals for Children - Canada means working in a patient and family centered care environment where there are many opportunities for professional development.

You will work in an innovative, creative and multidisciplinary environment focused on improving the quality of life of children and their families.With its committed and dedicated staff, Shriners Hospitals for Children - Canada has been helping children reach their full potential for over 100 years.Statut : Permanent, temps plein, 35 heures par semaineQuart de travail : Jour, de 8 h 30 à 16 h 30Résumé du poste:Le/La technicien(ne) en administration fournit un soutien administratif, opérationnel et organisationnel de haut niveau à la Direction médicale des services professionnels (DMSP). Elle contribue au bon fonctionnement des affaires médicales en coordonnant diverses activités administratives, en soutenant les processus de gouvernance médicale, en assurant la gestion de renseignements confidentiels et en agissant comme personne-ressource auprès des médecins, gestionnaires, partenaires internes et organismes externes.Le/La titulaire du poste doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de jugement, d’autonomie, de discrétion et de la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement complexe du réseau de la santé. Elle joue un rôle clé dans le soutien des activités liées aux affaires médicales, aux comités, à l’agrément, à la gouvernance médicale et aux initiatives stratégiques de la DMSP et de la Direction médicale.Principales responsabilités :Soutien exécutif et administratifFournir un soutien administratif au Directeur médical des services professionnels, et, au besoin, aux membres de l’équipe de direction des affaires médicales.Rédiger, réviser, mettre en forme et distribuer la correspondance, les rapports, les présentations, les politiques, les comptes rendus et autres documents administratifs.Maintenir des dossiers administratifs confidentiels et assurer leur mise à jour.Gouvernance médicale et coordination des comitésCoordonner les activités administratives liées au Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP), au comité exécutif du CMDP ainsi qu’aux autres comités relevant de la DSP ou de la Direction médicale.Administration des affaires médicalesSoutenir les processus relatifs à la nomination, au renouvellement des privilèges, à l’accueil et à l’intégration des médecins.Coordonner les documents requis pour le recrutement et l’octroi des privilèges médicaux.Maintenir à jour les bases de données médicales, les listes de garde, les répertoires et les dossiers administratifs.Agir comme personne-ressource auprès des chefs de département, médecins et services administratifs.Soutien stratégique et opérationnelParticiper à la planification,



à la mise en œuvre et au suivi des projets stratégiques et des priorités organisationnelles de la DSP et de la Direction médicale.Soutenir les activités d’agrément, d’amélioration continue de la qualité et de conformité réglementaire.Compiler, valider et organiser les données administratives et opérationnelles nécessaires à la production de rapports et d’indicateurs.Effectuer le suivi des échéanciers, livrables et projets sous sa responsabilité.Communications et relations avec les partenairesFaciliter les communications entre la DMSP, la Direction médicale, les médecins, les gestionnaires, les partenaires externes et les organismes réglementaires.Rédiger et diffuser les notes de service, mémos, avis et communications administratives.Soutenir les processus de gestion documentaire et de conservation des dossiers.Développer et maintenir des outils de suivi, bases de données et rapports administratifs.Qualifications requises :Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique, comptabilité et gestion ou dans toute autre discipline pertinente.Une formation complémentaire en administration de la santé, coordination de projets, gouvernance ou soutien exécutif constitue un atout.Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente dans un rôle administratif.Expérience en soutien à des gestionnaires, directeurs médicaux, chefs de département ou comités exécutifs.Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.Grand souci du détail et de la qualité du travail.Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.Excellente capacité à préparer des rapports, présentations, tableaux de suivi et documentation exécutive.Expérience avec les systèmes de gestion documentaire, bases de données et systèmes administratifs.Excellente maîtrise du français oral et écrit.Maîtrise avancée de l’anglais oral et écrit requise afin de communiquer efficacement avec des médecins, chercheurs, partenaires, organismes d’agrément et autres intervenants à l’échelle canadienne et internationale, ainsi que pour préparer, réviser et coordonner des documents.***Status: Permanent, full-time, 35 hours per weekWork Schedule: Day shift, 8:30 a.m.

Job Summary :The Administrative Technician provides high-level administrative, operational, and organizational support to the Medical Director of Professional Services (DMSP) and contributes to the effective functioning of the Medical Affairs Office. The incumbent coordinates administrative activities, supports medical governance processes, manages confidential information, and serves as a key liaison between physicians, medical leaders, hospital administration, external partners, and regulatory organizations.The Administrative Technician plays an important role in supporting physician affairs, committee activities, accreditation processes,



and strategic initiatives led by the DMSP.Key Responsibilities :Executive and Administrative SupportProvide administrative support to the DMSP and, when required, members of the Medical Affairs leadership team.Coordinate travel arrangements, conference registrations, and expense reimbursements.Draft, format, and distribute correspondence, reports, presentations, policies, meeting documentation, and other administrative materials.Maintain confidential records and administrative files.Medical Governance and Committee CoordinationCoordinate activities related to the Council of Physicians, Dentists and Pharmacists (CMDP), Medical Executive Committee, credentialing committees, and other committees under the responsibility of the DMSP.Serve as a resource person and liaison for physicians, department chiefs, and administrative departments.Strategic and Operational SupportAssist the DMSP in the planning, implementation, and monitoring of strategic projects and organizational priorities.Support accreditation activities, quality improvement initiatives, and regulatory compliance processes.Compile, validate, and organize administrative and operational data for reports and presentations.Monitor project timelines and administrative deliverables.Communications and Stakeholder RelationsFacilitate communication between the DMSP, physicians, clinical leaders, hospital administration, external organizations, and academic partners.Draft and distribute notices, memoranda, and administrative communications.Support document control processes and records retention practices.Develop and maintain tracking tools, databases, and administrative reports.Required Qualifications :Diploma of College Studies (DEC) in Administration, Office Technology, Business Management, Accounting and Management, or another relevant administrative discipline.Additional training in healthcare administration, project coordination, governance support, or executive administration is considered an asset.Minimum of three (3) years of relevant administrative experience.Experience in a healthcare, medical affairs, physician services, professional services, or executive office workplace is preferred.Experience supporting senior leaders, medical directors, department chiefs, or executive committees is a significant asset.Experience preparing agendas, minutes, briefing materials, reports, and confidential correspondence.Excellent organizational, planning, and prioritization skills.Ability to work independently, demonstrate initiative, and anticipate administrative needs.Ability to collaborate effectively with physicians, leaders, administrative teams, and external stakeholders.Advanced proficiency with Microsoft 365 applications, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and SharePoint.Experience using electronic records management systems, databases, and administrative information systems.Excellent oral and written communication skills in French.Advanced proficiency in English, both spoken and written, is required to communicate effectively with physicians, researchers, partners, accreditation bodies, and external stakeholders across Canada and internationally, and to prepare, review, and coordinate documentation in both official languages.Working at Shriners Hospital for Children - Canada means working in a family-oriented environment, offering opportunities for learning, professional development and the chance to make a difference.

📌 Technicienne ou technicien en administration- responsable administratif (Montreal)
🏢 Shriners Children's - Quebec
📍 Montreal