Résumé Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités liées à l’administration et aux affaires étudiantes. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Elle est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité, agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures, et coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Elle conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Elle révise également les documents afin d’en assurer l’exactitude linguistique et administrative, et administre les comptes de l’unité.

Principales responsabilités et tâches

- Agir à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes relevant de son champ de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et collaborer avec les ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir de l’information sur des questions diverses et complexes.
- Recevoir les étudiants et leur fournir des renseignements détaillés et des explications. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription liés aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires relatifs aux changements de cours ou de programme, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires ainsi qu’aux programmes de résidence et de stage.
- Aider les étudiants concernant les équivalences, la reconnaissance de cours suivis dans d’autres établissements,



les transferts de crédits et les statuts probatoires. Préparer et vérifier les dossiers.
- Coordonner le processus de candidature aux prix, bourses et bourses d’études supérieures. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les procédures et les échéances. Vérifier l’exhaustivité des dossiers étudiants et assurer, au besoin, le lien avec le processus d’admission.
- Veiller au respect des échéances relatives aux réunions de comité, aux cours et aux autres exigences académiques. Maintenir la base de données MyProgress à jour. Conseiller les étudiants concernant leurs dossiers, résoudre les problèmes et veiller à l’application des règlements et échéances académiques. Fournir de l’aide et des conseils sur les cours, programmes et ressources étudiantes appropriés.
- Agir comme personne-ressource pour les étudiants en situation de détresse ou de difficulté. Leur fournir de l’orientation conformément aux protocoles départementaux ou universitaires établis et les référer, au besoin, aux ressources et services appropriés du campus (Wellness Hub).
- Veiller à ce que les messages de la liste de diffusion GRADPROG soient transmis aux publics concernés.
- Préparer les horaires et coordonner les réservations de salles. Organiser l’horaire des séminaires, des cours de cycles supérieurs et des examens. Préparer les calendriers de cours.
- Mettre à jour,



préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures promotionnelles, les guides du département, le bulletin annuel destiné aux nouveaux étudiants admis ainsi que les rapports annuels, y compris la mise à jour des pages Web.
- Organiser les réunions du Comité des affaires des études supérieures, communiquer avec les participants et réserver les salles. Participer à la préparation des ordres du jour, assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité. Participer aux séances d’information offertes par la Graduate and Postdoctoral Studies (GPS).
- Coordonner les processus administratifs liés aux examens doctoraux de synthèse, aux soutenances orales ainsi qu’au dépôt des mémoires et thèses.
- Vérifier et compiler les notes. Coordonner la transmission des résultats, les demandes de révision de notes et les examens différés. Vérifier et corriger les relevés de notes.
- Identifier et vérifier les dossiers des étudiants finissants. Préparer les formulaires de demande de diplôme et les listes des diplômés. Produire, au besoin, des lettres départementales confirmant le statut d’un étudiant.
- Coordonner l’organisation d’activités destinées aux étudiants des cycles supérieurs telles que : les séances d’accueil de l’automne; les rencontres du directeur avec les nouveaux étudiants et les étudiants de retour (automne et hiver); le barbecue d’accueil; l’atelier sur l’intégrité académique; les séminaires de recherche en cours; les célébrations de soutenance de thèse; la retraite annuelle de recherche aux cycles supérieurs.
- Appuyer également l’agent d

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes
🏢 McGill University
📍 Canada