Adjoint·e administratif·tive (Maison des Familles de Lasalle)

Lieu : Maison des familles de LaSalle, LaSalle
Type de poste : Salarié·e – 35h/semaine
Durée : Remplacement temporaire d’un congé de maternité
Supérieur·e immédiat·e : Direction générale

La Maison des familles de LaSalle est un organisme communautaire qui accompagne les familles de la communauté en leur offrant un milieu de vie accueillant, bienveillant et accessible. À travers ses services, ses activités et son approche de proximité, l’organisme contribue au mieux-être des familles, au développement des enfants et au renforcement du tissu social.

Dans ce contexte, la Maison des familles de LaSalle est à la recherche d’une personne rigoureuse, organisée et polyvalente afin d’assurer un remplacement temporaire au poste d’adjointe administrative.

Ce poste s’adresse à une personne qui souhaite occuper un rôle central dans le soutien administratif de l’organisme, tout en contribuant à la qualité de l’accueil, à la fluidité des opérations et au bon fonctionnement interne de l’équipe.

Votre rôle

Relevant de la direction générale, l’adjointe administrative agit comme personne pivot au sein de l’organisation. Elle assure l’accueil des familles, des membres et des partenaires, soutient les opérations administratives courantes, contribue à la gestion documentaire, participe à la logistique des réunions et événements, et offre un soutien de premier niveau aux volets comptabilité , ressources humaines , communications et informatique interne.

Par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre professionnalisme, vous contribuerez directement à la continuité des opérations,



à la qualité de l’expérience offerte aux familles et au respect des échéances administratives de l’organisme.

Vos responsabilités

Accueil, service aux familles et vie associative

- Offrir un accueil professionnel, chaleureux et respectueux, en personne, par téléphone et par courriel.
- Orienter adéquatement les familles, les membres, les partenaires et les personnes qui communiquent avec l’organisme.
- Répondre aux demandes liées aux inscriptions, aux renseignements généraux et aux services offerts.
- Promouvoir les services de la MFL et contribuer à faire connaître sa mission.
- Soutenir la vie associative, notamment par le suivi des cotisations, les envois aux membres et partenaires, ainsi que l’appui à certains événements.
- Préparer, saisir, réviser et mettre en forme divers documents administratifs.
- Appuyer la rédaction et la révision de correspondances, rapports, affichages, publications et documents internes.
- Assurer le classement, l’organisation et l’archivage des dossiers physiques et numériques.
- Maintenir à jour les répertoires de ressources internes et externes.
- Compiler certaines données statistiques utiles aux rapports, suivis internes ou demandes de subvention.
- Gérer la boîte courriel générale, trier les demandes, effectuer les suivis et rediriger les messages aux bonnes personnes.

Coordination et logistique





- Organiser les réunions d’équipe, de direction ou du conseil d’administration : convocations, logistique, documents, salles ou visioconférences.
- Préparer les ordres du jour, prendre des notes et produire certains comptes rendus ou procès-verbaux.
- Assurer le suivi des actions découlant des rencontres.
- Gérer les échéances organisationnelles, notamment les renouvellements, redditions, assurances, licences ou autres suivis administratifs.
- Appuyer la coordination de projets administratifs spéciaux ou d’événements internes et communautaires.

Comptabilité de base et approvisionnements

Gérer Sa Comptabilité

- Effectuer la tenue de livres mensuelle de base selon les procédures établies.
- Assurer le classement des pièces justificatives et le suivi des dépenses.
- Soutenir le suivi budgétaire de certains projets et informer la direction de tout écart ou ajustement requis.
- Gérer la petite caisse, les pièces justificatives, les rapprochements et les dépôts bancaires.
- Recueillir les cotisations des membres et en assurer le suivi administratif.
- Recevoir, vérifier et transmettre au comptable les feuilles de temps à chaque période de paie.
- Préparer et organiser la documentation requise pour l’audit annuel.
- Gérer l’inventaire des fournitures, effectuer les suivis d’achats et coordonner les commandes auprès des fournisseurs.
- Vérifier les factures reçues avant approbation et transmission au comptable.

Ressources humaines – soutien administratif

- Appuyer la logistique des processus de recrutement, notamment les affichages, convocations, plages horaires et communications aux candidat·e·s.

📌 Adjoint·e administratif·tive (Quebec City)
🏢 Macommunaute
📍 Quebec City