Agente administrative ou agent administratif

Joignez-vous à l’INRS

L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l’équipe de l’administration au Centre Urbanisation Culture Société, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Votre rôle

Vous assumerez, sous encadrement très limité et en collaboration avec les directrice.eur.s de programmes et les autres membres de l’équipe, un ensemble de travaux administratifs liés aux activités académiques du Centre Urbanisation Culture Société sous sa responsabilité. Vous effectuerez des tâches spécialisées en lien avec les opérations courantes relatives aux dossiers étudiants. Vous assurerez le respect des règles de fonctionnement en vigueur, notamment le règlement des études, les règles de confidentialités, etc. Vous posséderez une liberté d’action dans la planification et l’organisation de votre travail.

Vos responsabilités

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes:

- Recevoir les demandes de renseignements relatives aux domaines d'activités, comme les disponibilités des cours, cheminement de programmes, conditions d'admission et d'inscription ainsi que les demandes d'admission,



stagiaires, concours, dépôts, activités sociales ou de formations liées à la vie étudiante, fournir les réponses et assurer le suivi nécessaire.
- Assurer la préparation de l’accueil des étudiant.e.s ou stagiaires, et, en collaboration avec la personne responsable, voir au bon déroulement des activités.
- Vérifier l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour la clientèle étudiante étrangère afin de s’assurer du respect des règles de l’INRS.
- Concevoir, vérifier et préparer des tableaux et statistiques sur la clientèle étudiante.
- Assister la personne responsable des affaires académiques pour les différentes activités en lien avec le recrutement (portes ouvertes, concours de stages de 1er cycle, matériels promotionnels, préparation d’événements de recrutement, etc.).
- Planifier et organiser, en collaboration avec les directrice.eur.s de programmes, l’offre des cours pour chacune des sessions scolaires ainsi que mettre en forme l’horaire des cours et faire le suivi pour les réservations des salles de cours.
- Préparer les documents relatifs à l’évaluation des enseignements et colliger les évaluations reçues.
- Agir comme secrétaire pour les comités d’admission et d’encadrement des différents programmes en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction de comptes rendus.




- Collaborer étroitement avec les secrétaires des universités partenaires afin de s’assurer du bon fonctionnement des programmes conjoints.
- Effectuer, dans le respect de la réglementation, la gestion et le suivi des tâches reliées à l’évaluation des essais, des mémoires et thèses (formation des jurys d’évaluation, transmission des mémoires et thèses, suivis des réponses des évaluatrice.eur.s, planification des soutenances, planification du jury de thèse, etc.).
- Diffuser les différents concours de bourses, opportunités de financement et prix étudiant.e.s.
- Constituer et valider les dossiers de candidatures étudiant.e.s, lorsque requis, organiser les comités de sélection internes et effectuer les suivis nécessaires.
- Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Profil recherché

Scolarité

- Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

- Posséder cinq (5) années d’expérience pertinente.

Compétences essentielles à l’INRS

- Communiquede manière claireet structurée;
- Détient un bon sens du service à la clientèle;
- Collabore efficacementet contribue à établir et maintenir de bonnes relations;
- Fait preuve d’intelligence émotionnelle et de bienveillance.

Compétences et connaissances spécifiques reliées au poste

- Démontre de bonnes habiletés relationnelles;
- Fait preuve d’autonomie et d’initiative;
- Démontre de la flexibilité et une capacité d’

📌 Agente administrative ou agent administratif (Montreal)
🏢 Institut national de la recherche scientifique
📍 Montreal