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Adjoint(e) de direction – Équipe de haute direction

Qui Nous Sommes:

En tant que meneurs dans le secteur de la conception et de la fabrication de vêtements pour femmes et enfants depuis 1995, nous possédons une vaste expérience dans l’industrie de la mode. Nous collaborons avec des détaillants du monde entier afin d’offrir des produits de qualité qui répondent aux normes les plus élevées, reflètent les dernières tendances et respectent les cycles de production rapides du marché.

Sommaire Du Poste:

Mark Edwards est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction organisé(e), proactif(ve) et débrouillard(e) afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à son équipe de haute direction.

La personne titulaire du poste agira comme partenaire de confiance auprès des dirigeants et jouera un rôle clé dans la gestion des agendas, la coordination des déplacements et des réunions, les communications, le suivi des dépenses et la gestion des priorités quotidiennes.

Environ 90 % des responsabilités seront consacrées aux activités professionnelles soutenant les opérations et les priorités de l’entreprise. Les 10 % restants pourront comprendre la coordination de certains tâches administratives personnelles pour les propriétaires de l’entreprise, selon les besoins.

La personne idéale fait preuve de professionnalisme, de discrétion et d’autonomie, possède un excellent sens de l’organisation et sait anticiper les besoins tout en gérant plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Soutien à la haute direction

- Gérer les agendas complexes des dirigeants,



coordonner les horaires et anticiper les conflits de disponibilité.
- Organiser les réunions internes et externes et préparer les ordres du jour, présentations et documents nécessaires.
- Prioriser les demandes, les communications et les suivis destinés aux dirigeants.
- Agir comme personne-ressource auprès des intervenants internes et externes.
- Assurer le suivi des décisions, des échéances et des dossiers prioritaires.

Coordination des déplacements et des événements

- Organiser les voyages d’affaires, y compris les réservations de vols, d’hébergement et de transport.
- Préparer des itinéraires détaillés et gérer les changements ou imprévus liés aux déplacements.
- Coordonner la participation des dirigeants aux salons professionnels, aux événements de l’industrie et aux réunions d’affaires.
- Planifier les réunions de direction et les événements organisés à l’extérieur du bureau.

Gestion des dépenses et administration

- Préparer et soumettre les rapports de dépenses des dirigeants et assurer leur suivi.
- Maintenir des dossiers précis et organisés ainsi que les pièces justificatives nécessaires.
- Organiser et mettre à jour les documents, les dossiers électroniques et les renseignements confidentiels.
- Préparer et mettre en forme des rapports,



des présentations et des communications professionnelles.
- Offrir un soutien administratif général et contribuer au bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Projets spéciaux et coordination

- Fournir un soutien administratif aux différents membres de l’équipe de haute direction.
- Participer à la coordination de projets spéciaux et d’initiatives stratégiques confidentielles.
- Faciliter la communication et la collaboration entre les départements.
- Effectuer le suivi des actions à entreprendre et des livrables en attente.
- Coordonner certaines tâches administratives personnelles pour les propriétaires de l’entreprise, au besoin.
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif auprès de cadres supérieurs.
- Expérience démontrée dans la gestion d’agendas complexes, la coordination de réunions et l’organisation de voyages d’affaires.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
- Expérience dans la préparation de rapports de dépenses et la gestion administrative.
- Excellentes compétences organisationnelles, en gestion du temps et en établissement des priorités.
- Grande discrétion et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec professionnalisme.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
- Autonomie, sens de l’initiative et capacité à anticiper les besoins des dirigeants.
- Souci du détail, débrouillardise et excellentes habiletés en résolution de problèmes.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à s’adapter rapidement aux changements.

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📌 Executive Assistant (Montreal)
🏢 Mark Edwards Group
📍 Montreal