Fondée en 1946, Doucet & Latendresse est la plus grande chaîne de bijouteries et de vente d’or au Québec, avec 32 succursales réparties dans toute la province. Reconnue pour son excellence, son savoir-faire et son service client haut de gamme, notre entreprise continue de faire briller la passion de la joaillerie depuis près de 80 ans.

Résumé du poste

Sous l’autorité du président, l'adjointe administrative assure l'accueil et le bon fonctionnement de la réception du siège social, tout en offrant un soutien administratif à la direction et aux différents départements.

Elle coordonne les agendas et les rencontres du président et de la vice-présidente exécutive, prépare des tableaux de suivi et participe aux communications administratives avec les fournisseurs.

Elle contribue à l'efficacité des opérations quotidiennes par son organisation, sa polyvalence, son autonomie et sa discrétion.

L’adjointe est souvent la première personne qu’un visiteur rencontre au siège social. Sa présentation, son jugement et sa discrétion reflètent directement l’image de l’entreprise.

Responsabilités principales

1. Soutien administratif à la direction

- Gérer les agendas du président et de la vice-présidente exécutive : prise de rendez-vous, confirmations et gestion des conflits d’horaire.
- Rédiger, mettre en forme et réviser les lettres, les notes de service, les présentations et les tableaux de la direction.
- Tenir un registre des demandes et des engagements de la direction, et en assurer le suivi jusqu’à leur fermeture.
- Organiser les déplacements de la direction : transport, hébergement et itinéraire.

2. Organisation des réunions

- Planifier les réunions de direction, les rencontres avec les partenaires et les séances du conseil d’administration.
- Préparer et diffuser les ordres du jour et la documentation des réunions.
- Réserver les salles, préparer le matériel et organiser les réunions virtuelles dans Microsoft Teams.
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises, selon les besoins.

3. Gestion documentaire et outils technologiques

- Tenir le classement numérique de la direction dans SharePoint et Teams selon une structure claire et à jour.
- Numériser,



classer et archiver les documents physiques de la direction.
- Produire des tableaux et des rapports dans Excel à la demande de la direction.
- Concevoir des formulaires et des sondages dans Microsoft Forms.
- Apprendre rapidement les nouveaux outils adoptés par l’entreprise et en soutenir l’utilisation au siège social.
- Appliquer les règles de l’entreprise en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

4. Coordination et communication

- Assurer le lien entre la direction, les directeurs du siège social, les superviseurs de région et les gérantes.
- Transmettre les communications de la direction au personnel du siège social et aux magasins.
- Effectuer des suivis administratifs auprès des fournisseurs et partenaires, en français et en anglais.
- Traiter les demandes des fournisseurs et des partenaires adressées à la direction.
- Soutenir l’organisation des événements internes de l’entreprise.
- Assurer le suivi des demandes administratives confiées par le président et la vice-présidente exécutive.

5. Accueil, réception et contrôle d’accès du siège social

- Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les employées, la clientèle, les fournisseurs et les visiteurs.
- Contrôler l’accès au siège social par le sas de sécurité, selon la séquence d’ouverture des deux portes prévue par l’entreprise.
- Vérifier l’identité et le motif de la visite de chaque personne avant de lui donner accès.
- Refuser l’accès à toute personne non identifiée ou non attendue, et aviser la direction de toute situation suspecte.
- Tenir le registre des visiteurs et aviser la personne attendue de l’arrivée de son visiteur.
- Répondre aux appels, les filtrer et les acheminer à la bonne personne.
- Maintenir l’aire d’accueil propre,



ordonnée et représentative de l’image de l’entreprise.
- Vérifier et valider chaque réception de commandes selon les procédures en place.

6. Soutien général

- Gérer les fournitures de bureau du siège social.
- Effectuer toute autre tâche connexe liée au poste.

Exigences et profil recherché

Formation et expérience

- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent.
- Au moins trois ans d’expérience comme adjointe administrative ou adjointe de direction.
- Expérience en accueil ou en service à la clientèle dans un environnement haut de gamme (atout).

Compétences technologiques

- Maîtrise de la suite Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint et Forms.
- Aisance avec les agendas partagés et les réunions virtuelles.
- Facilité à apprendre un nouveau logiciel et à l’utiliser de façon autonome.

Langues

- Excellente maîtrise du français parlé et écrit, avec une qualité de rédaction irréprochable.
- Anglais fonctionnel, parlé et écrit. La direction communique en anglais avec certains fournisseurs et partenaires ainsi qu’avec le magasin d’Orléans, en Ontario.

Aptitudes recherchées

- Présentation soignée et professionnelle, conforme à l’image d’une bijouterie.
- Sens de l’accueil, entregent et courtoisie en toute circonstance.
- Sens de l’organisation : la personne gère plusieurs priorités à la fois et respecte les échéances.
- Discrétion absolue et intégrité dans le traitement de l’information confidentielle.
- Jugement pour reconnaître ce qui doit être porté sans délai à l’attention de la direction.
- Vigilance et respect rigoureux des consignes de sécurité.
- Autonomie et initiative pour anticiper les besoins de la direction.
- Calme et maîtrise de soi sous pression.

Rémunération : 22,00$ à 26,00$ par heure Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Réductions Tarifaires
- Stationnement sur place

Formation:
- DEC (Obligatoire)

Expérience:
- Microsoft Office: 2 ans (Obligatoire)
- Adjointe administrative: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) de direction (Montreal)
🏢 Bijouterie Doucet latendresse
📍 Montreal