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Faculty of ScienceDépartement de biologieContrat d'un an jusqu’en août 2027, avec possibilité de prolongation.
Résumé du poste:L’agent(e) administratif(ve) assure une administration efficace et efficiente au département de biologie, Faculté des sciences, en soutien à l'enseignement, à la recherche et à l'administration, conformément aux objectifs et aux buts de l'unité, tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de la Faculté et de l'Université. Planifier, développer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour le(s) département(s). Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications, les affaires étudiantes, les ressources physiques. En collaboration avec la Faculté et/ou l'équipe de gestion, développer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs pour les opérations quotidiennes des départements/Faculté. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et directives de l'Université. Favoriser les relations avec d'autres unités et organisations externes.
Responsabilités principales:Responsabilité principale des opérations administratives quotidiennes du département de biologie. Planifie, développe et met en œuvre des procédures,



politiques et processus administratifs nécessitant une analyse complexe et une prise de décision, en soutien aux objectifs et buts du département et à la mission globale d'enseignement et de recherche.
Superviser et gérer le personnel de soutien. Effectuer plusieurs fonctions RH, y compris l'allocation de la charge de travail, la gestion des performances, la résolution des conflits et la direction de l'équipe vers l'atteinte des objectifs organisationnels.
Agir en tant que point de contact principal et ressource administrative pour la chaire tout en travaillant au sein d'une équipe de gestion, y compris des spécialistes financiers, pour améliorer les opérations et la standardisation entre les unités afin d'optimiser l'efficacité de l'unité. Agir en tant que liaison et point de contact entre le département et la Faculté et au sein de l'équipe de gestion. Agir en tant que ressource secondaire pour d'autres départements au besoin, à titre consultatif.
Responsable et supervise toutes les nominations académiques et non académiques, les renouvellements et autres fonctions connexes au sein du système HRIS.
Conseiller et faire des recommandations à la chaire du département sur les questions relevant du portefeuille : politiques RH, performances, avantages sociaux, formation, infrastructure et équipement, communications. Travailler au sein de l'équipe de gestion pour identifier les opportunités et les efficacités pour soutenir les opérations au sein de l'unité et entre les unités.




Superviser et gérer le recrutement et l'embauche de tous les CAS, chargés de cours, assistants d'enseignement et assistants de recherche. Responsable de s'assurer que toutes les embauches sont conformes aux dispositions des conventions collectives et aux politiques de l'Université.
Fournir un soutien à la chaire dans les affaires du personnel académique telles que l'embauche, l'immigration, les congés sabbatiques, autres congés, la réaffectation, la titularisation, le mérite et la retraite. Collecter et analyser des données et préparer le rapport annuel du département, les examens cycliques et d'autres rapports selon les directives de la chaire. Répondre aux demandes de données et de rapports de l'administration de la Faculté/Université.
En collaboration avec les spécialistes de l'équipe de gestion, responsable de la surveillance budgétaire, de la planification, du reporting et des processus de fin d'année, recommander des allocations budgétaires et pratiquer une gestion financière saine.
Agir en tant que personne-ressource générale et liaison sur les questions financières parmi les professeurs, le personnel et les étudiants. Conseiller sur le processus budgétaire et tenter de clarifier les systèmes et procédures financiers de l'Université.
Représenter le département lors des réunions pour fournir des contributions concernant les affaires financières et les ressources humaines et pour communiquer les discussions et recommandations des comités à la chaire afin de prendre des décisions et des politiques.
Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue pour maximiser l'efficacité de l'unité.
Entreprendre des projets spéciaux en fonction des besoins du département.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :Dip

📌 Agent(e) administratif(ve)
🏢 McGill University
📍 Montreal